《浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用》-管理学论文，图书馆情报与档案管理论文-论文范文参考-科学狗论文网

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浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用

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张志江

摘要：随着我国步入信息化的大数据时代，传统的纸质档案逐渐被数字化图书馆取代。由于我国传统档案封存受到人工操作等多个限制因素，使得档案在封存记录过程中无法保障极高的准确性与传递性。本文以现代档案数字化建设为切入点进行研究概述，系统地分析档案数字化过程中的保障性、一体化、并存性三个维度数字化优势，进一步验证我国档案数字化建设的合理性与必要性，从而为我国企事业单位完善现代档案管理作出积极贡献。

关键词：档案数字化;档案管理;数字化建设

近年来，随着电信网络的发展，国内外多家企业和事业单位率先基于4G网络分别开展了企业和单位内部文档管理、信息记录等档案数字化建设进程。档案数字化已成为国内企业核心竞争力的代表之一，同时档案数字化建设也使得同样内容的档案将占用更少的库存空间和服务成本，促进各个单位的内部建设和档案管理。各单位采取档案数字化建设，是各个部门在信息竞争领域发挥优势的有效手段。

1 档案数字化建设的必要性

1.1 档案信息安全保障原则

我国现今事业单位为了保证内部档案信息不被泄露大部分采用内网形式进行管理，内网档案系统的封闭性特质能够为机关事业单位档案信息安全带来一定的保障，并拥有从早期开始便具有无线网卡物理地址过滤、服务区标识符匹配与有限等效保密等优点。随着研究发展，现今的内网安全性能得到提升，使得其在面对未经授权用户访问、接入与攻击等情况下，进行先进的身份认证措施环节。

1.2 档案文档一体化原则

我国档案数字化建设过程中，大部分事业单位对于内部控制的认知是由一个完全的、整合的设计进行统筹一体化，因此大部分内部档案数字化建设在思路上更加倾向于采用附加模式系统。由于事业单位主系统文档数字化相对内部档案信息化建设更快更先进，使得事业单位在研究附加模式系统的方向上受到了影響，也因此产生了档案文档一体化。

1.3 电子文档与纸质文档并存原则

在传统档案交接工作中，无论何种单位的工作人员都是采用人工操作进行档案登记。随着我国计算机技术的发展，大部分传统的行政工作人员舍弃了以往的手工档案登记，转而将其分类为数字化档案的OA系统收发模式，单位为了把控纸质文档的原始性质与电子文档的便携性，也因此在档案数字化过程中确立了电子文档与纸质文档的并存原则。

2 我国事业单位数字化档案研究成果

2.1 实现内部信息资源共享

信息化时代使得档案工作的信息传输速度得到显著的提升。通过档案数字化建设成果的OA系统收发模式，事业单位可以实现实时管理模式：采用互联网技术对人员相关信息的变化实时追踪记录，事业单位相对地做出工作安排与业务调整，档案相关人员接到通知后在线执行档案记录。通过档案数字化建设后的效率成果，我国事业单位在真正意义上实现了内部信息资源共享。

2.2 数字化档案建库标准

从数字化档案的兼容性方面来说，事业单位系统信息化的建设不断更新，使得事业单位档案系统在更新信息化建设路程受到了一定的影响。现如今正好是我国互联网信息技术发展的一个关键期，因此随之而来的档案数字化发展也面临着新的挑战，包括系统模板、后台权限、建设总纲三个方面，因而有些事业单位如果想完善现今存在的数字化档案兼容性问题，可以参考我国先进单位针对性地将系统模板进行升级，并控制后台权限，建立事业单位信息化与实现数字化档案兼容性的同步规划。同时，当所在单位效仿先进单位进行数字化档案兼容性的同步规划时，必须考量自身所在单位数字化档案的建库标准。事业单位根据相关法律法规进行规范建库时，必须保证其档案数字化入库时的真实性、有效性、完整性。

2.3 系统管理服务平台

在实现档案数字化后，我国事业单位行政部门通过系统管理服务平台使得工作执行的效率与质量明显得到提升。档案数字化将事业单位行政部门对内部信息调查模式与整理归纳两个环节进行了成本缩减：采用无纸化管理模式，大幅度降低调查信息成本投入，同时通过电子档案的交接传输不仅减少了印刷成本，还提高了事业单位人员调动的效率;而以往的人工操作进行的整理归纳交由计算机完成，不仅降低人力资源成本，还大幅度提高了档案信息反馈精确度与工作效率。

3 做好档案信息资源的服务工作

变被动为主动，进行扩大服务，主动提供档案信息，档案信息资源能否发挥作用。过去我们档案部门在这方面做了大量的工作，如接待阅览、编印档案史料、咨询解答、开办展览等，但是都由于档案编目索引工作做得不深不全，对馆藏不清，对档案的熟悉程度不同，开放与内控的档案没有清楚分开，检索工具不全，以及档案的现代化管理水平较低，因而档案信息的开发和利用工作还很不够，所以在信息资源开发和利用上还有许多工作要做。要在传统的利用工作基础上，做到如下几点：一是要改革传统的检索手段，加速档案信息高速公路建设，以自动查索取代手工检索。二是在征集、接收过程中应逐步树立珍品意识，系统、全面意识，面向大众，服务层面应更具开放性和广泛性。三是改革重编轻研的价值取向，提高馆藏开发研究能力，向社会提供直接利用、可读性较强的精品加工产品，以二次、三次文献替代文件汇编。四是大力开展咨询服务、专题服务、跟踪服务。五是大力开发专门档案计算机管理信息系统。祥云县档案局近几年的接待利用者中，大部分是来查阅土地证及婚姻登记证的，手工检索一是太慢，二是由于档案纸张宽大，复印不方便。开发出祥云县土地证存根管理查阅系统，解决了查阅土地证老大难问题，利用者只要说出村名和姓名，只需二分钟就能找到所查土地证，并通过打印机打印出来。六是做好档案利用工作信息反馈的收集和综合分析工作，预测和掌握社会各方面对档案需求动态，做到知己知彼，更好地开发档案信息资源，及时准确、完整地提供利用，才能最大限度发挥作用。

4 结束语

随着我国信息化时代的到来，我国企事业单位档案事业想要实现国际化接轨环境下的稳健发展，必须采用计算机互联网技术对现有的文档管理环节进行数字化建设工作，以适应未来企事业单位发展的需求。信息化建设不仅为我国档案数字化提供了基础，还实现了存档入档的高效率与高质量。根据目前档案数字化建设的必要性，事业单位针对性地做出完善工作，以内网系统为主的系统管理服务平台作为事业单位内部实现数字化档案的基础设备，使其实现信息时代先进事业单位的发展战略，从而维护社会稳定、提高我国市场经济效益。

参考文献

[1]王玉媛.浅谈档案数字化建设与档案资源的服务利用[J].内蒙古水利，2017（4）：25-27.

[2]赵春晖.浅谈当今档案数字化建设[J].黑龙江科技信息，2015（10）：21-23.

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