| 标题 | 浅谈基建档案管理 |
| 范文 | 沈云 摘 要：基建档案是一个工程项目从无到有的最好见证，万丈高楼平地起，从前期准备立项到设计到施工再到竣工，历时多年，凝聚了成百上千名建设者的辛苦汗水，具有很强的纪念价值。更重要的是，清晰完整的项目档案可以为工程竣工结算、法律纠纷、后期维护等提供强有力的证据支撑，有着巨大的实际效用。然而在实际的项目建设过程中，项目档案管理往往被人忽视，管理手段较为薄弱，基于此，本文围绕基建档案管理工作的开展进行了分析，并提出改进措施。 关键词：基建工程;档案管理;改进措施 1 基建档案管理的基本概念及特点 基本建设档案简称基建档案，是在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程从规划、设计、施工和使用、维修活动中形成的基建档案。即一个建设项目从酝酿、决策到建成投入使用的全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像、电子等各种形式的历史记录。其主要特点是：1）成套性，基建档案不按年度归档，为了真实记录并反映项目的整个建设过程，通常按项目建设阶段划分大类，再按单体、专业等进行细分，有机的整合形成项目档案，因此，基建档案是不可分割的有机整体，必须全套归档。2）专业性，基建档案属于科技档案范畴，工程的专业性决定了其档案的专业性，工程档案不但汇集了规划、消防、环保、节能等多个专业的文件及相关行政部门审批文件，还包括了建筑、公路、水利水电等多个工程专业的文件和图纸。3）程序性。每个工程项目的建设都必须遵循工程建设程序，从立项准备、到工程实施、到竣工验收，每个程序都会形成相应的资料，具有很强的程序性。 2 基建档案管理工作的重要性 基建项目是衡量一个国家经济发展的重要指标，基建档案管理是一项贯穿工程建设项目全生命周期的基础性工作，夯实的基础有助于推动项目有序的发展。其重要性主要体现在以下几个方面：一、做好项目建设过程中资料的收集、整理、归档等工作是对项目建设过程中各项工作的有效固化，可以保障日常管理工作平稳推进，同时为一拨又一拨建设者的工作开展提供资料参考。二、基建档案是项目合法合规管理的重要载体，做好项目档案管理工作有助于使项目开展有例可循、各项决策有据可依、各项巡查审计有证可查、项目成果有源可溯。三、基建档案是城建档案的重要组成部分，是城建档案馆重点管理的档案资源，完整、准确、系统的项目档案，直接关系到城市的可持续发展，关系到城市突发事件和灾害的科学预防和有效救援。 3 基建档案管理工作现存不足 1）重视程度不够。在一个基建工程项目中，工程进度、质量、安全等往往是一线关注重点，甲乙双方普遍会在合同条款中进行约定，同时投入大量的人财物来保证相关工作的有序推进。然而，基建档案管理卻是属于项目建设中的二线支持性工作，不直接影响各方的经济利益，因而也没有受到各方足够的重视。更有甚者，为了工程进度，常常出现资料与实际工程倒挂的情况，工作已完成，但变更指令单、图纸等资料却迟迟未出，施工管理人员总是以一句资料后补为借口，但后续资料到底补没补，签字日期等要素是否准确已没人关注。由此发生的竣工结算纠纷问题比比皆是，各方扯皮，无证据支持，为整个工程埋下了巨大的安全隐患。 2）专业能力不够。对于基建项目的建设单位来说，公司很少配备专业的基建档案管理人员，甚至有些档案管理工作由公司行政兼任，管理人员缺乏相关的专业管理知识，因此对项目档案的过程把控、以及竣工档案验收经验不足，不能对项目档案管理起到有效的监督作用;对于工程的项目管理公司来说，项目资料的过程收集整理归档工作应尤其直接领导开展，但目前的项目管理公司为节约人力成本，往往一人多岗，如资料员此类门槛较低、薪资一般的工作，就由公司新人兼任，同样存在专业能力不足的问题。 3）工作态度问题。建设过程资料的收集整理是一项默默付出的工作，工作任务繁重琐碎、经常看人脸色、不受关注、难有出彩业绩，此类种种使得相关的管理人员工作得过且过、应付为主、缺少责任心及对业务的专研精神。 4）信息化问题。一个基建项目涉及数十家参建单位，一个流程指令往往需要经过分包、总包、设计、监理、业主、以及各种造价机电咨询等单位的流转审批，其复杂程度往往不亚于一个公司的流程审批。然而，基建项目管理一般没有诸如公司办公系统的辅助，信息化程度不高，流程审批更多的是纸面流转，一沓一沓的资料流转于各家参建单位，最后的归档资料有的已经发黄破损，漏了少了也是常有的事，这给档案工作的开展增加了不少障碍。 4 改进措施 1）完善档案管理工作机制。在项目档案管理工作中，完善的管理机制有助于提升工作效率，一般会对项目档案工作实行扁平化管理，在过程中建设单位或项目管理单位的档案管理员为项目档案总管理员，负责指导、监督各参建单位档案管理员规范化展开工作;总包、监理等主要参建单位应明确档案管理专职人员，其他一般参建单位视情况配备专职或兼职档案管理人员，负责按要求配合开展本职范围内的档案相关工作。此外，可以建立项目档案管理专项工作例会机制，定期组织召开专项工作会议，通报各参建单位的档案工作进展，布置工作任务，交流工作心得，督促各单位按要求开展档案工作。 2）聘请专业档案管理团队。在基建项目中，对于一些关键专项，建设方为确保实际结果与规划一致，通常会聘请专业的第三方机构进行控制监督，诸如造价咨询单位、机电顾问单位等。我们可以借鉴上述做法，在对项目档案完成质量较高的重大工程项目中，引入专业的档案咨询单位参与工程全生命周期的档案管理工作，对工程日常记录资料的收集整理、建设过程声像视频的动态记录等工作进行规范化，做好过程管控，从源头保证资料的完备性，避免后期出现补缺。 3）把好付款关，做好过程管控。基建项目周期长，人员流动性大，资料散落各处，期望于各参建单位认真做好资料收集整理保管工作，待项目竣工时完整进行资料移交，几乎是理想的状态。作为建设单位应该做好资料的过程把控，最直接且有效的方法就是把好付款关，在合同付款条款中将按工程节点完成相应的资料整理工作设置为付款的前置条件之一，并在实际操作过程中严格按合同执行，在每项付款前对各参建单位的档案管理工作进行审核，审核通过方可付款，确保过程资料清晰完整。 4）加强培训指导。加强培训指导工作可以从两方面入手，一是加强对领导层的培训宣贯工作，总结过往经验，以案例形式为领导讲述项目档案在竣工结算、工程合同纠纷、项目宣传等方面的实用价值，使领导充分认识到项目档案管理工作的重要性;另一方面是加强对项目资料员的培训指导，各参建单位资料员的专业能力往往良莠不齐，为进一步规范项目的档案管理工作，提高整体工作效率，我们应定期组织资料员进行档案培训，提升业务能力，同时根据项目的建设进展，指导其有针对性地开展资料收集整理工作。 5）设置奖励机制，提高工作积极性。在项目建设过程中，通常每年将举行立功竞赛活动，以表彰专业能力突出的一线建设者，建设单位可将优秀档案评选纳入活动中，以此充分调动各参建单位资料员的工作积极性，同时也可以在评选过程中相互学习，分享经验，取长补短，提升整体人员的业务能力。 5 结语 项目的建设过程总是伴随着奠基、打桩、结构封顶、设备进场等里程碑，让人感觉热血沸腾的，但其中的档案管理工作总是显得那么不起眼。然而，待项目竣工投产，完整的项目档案是可以带我们清晰回溯项目建设过程每一点滴的唯一载体，它凝固了项目建设过程所有的信息，包括了项目调研、立项、设计、施工、以及竣工，是一套最真实完整的项目建设传记。此外，竣工结算、竣工审计、各项巡查、工程法律纠纷等全都依托于项目档案，其重要性不言而喻，望所有的项目都能重视项目档案管理工作，积极推动项目档案工作的可持续发展。 |
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