| 标题 | 新时期档案数字化管理及其创新策略 |
| 范文 | 冯源 摘 要：近年来，随着科学技术越来越成熟，我国企事业单位在档案管理工作这一方面也发生了很大的改变，其数字化应用越来越广泛。很显然，档案数字化管理的模式是与新时期社会发展的潮流趋势相一致的。在档案管理工作中运用现代化的技术手段，最大限度的提升工作效率，使档案资源能够更加高效的利用。本文针对档案数字化管理工作进行探讨，并提出创新策略，希望能够对有关人员有所启发。 关键词：新时期;档案管理;数字化;创新 一般档案馆档案材料保存的主要形式为纸张或录音载体，这种方式的档案资源利用效率极低。随着科技的发展进步，档案管理开辟了新途径，广泛应用计算机进行办公，向数字化转变。档案数字化管理可以将纸张、物品等等转换成图片、视频、文字等形式，再运用一定的技术将这些电子文件进行系统的分类并保存到计算机中，方便查询。 1 档案数字化管理的重要意义 1.1 符合社会发展的需求 对于档案馆来说，其档案管理工作向数字化管理转变是大势所趋，同时也是新时期社会发展的必然需求。虽然现代化的信息技术发展很快，但是其在档案管理工作中并没有足够的使用空间，档案管理者同样对于现代信息技术的重要作用没有引起足够的重视，这样就会造成当需要查询档案信息的时候无法及时、准确的查询到。在现代化信息技术强大的推动力之下，郓城县档案馆于2017年启动馆藏档案全文数字化工作。按照“统筹规划、循序渐进、合理适用、稳步实施”的原则，对馆藏档案进行全文数字化扫描和数据挂接，建立全文数据库，其致力于实现各个方面的数字化管理，以此来提高档案管理工作的水平。假如一直沿袭以往传统的工作模式，会对档案馆的发展以及信息的管理、利用产生十分不利的影响。所以，促进档案馆档案管理工作向数字化进行转变，是非常符合新时期社会发展的需求的。 1.2 有效提升档案馆信息服务水平 档案数字化管理能够把不同的图片、语言、文字等等进行分类汇总处理，形成档案，郓城县档案馆着重选择社会利用面广、利用率高的档案优先进行数字化管理，数量约为180万页，为社会利用档案提供更加便捷、快速的服务，并为下一步全面实现档案数字化管理工作奠定基础，提供经验。并且在向数字化管理的过程中，还需要制定明确清晰的管理标准，在实际的工作中由于分类标准有别，可能会造成在档案立卷的过程中出现很多困难，产生不利的影响，通过运用计算机技术来进行档案立卷，可以有效的避免这样的情况出现，进而提高管理水平，有助于档案馆为用户提供更优良的信息服务。 1.3 提高档案资源的利用效率 长期以来，档案馆工作人员需要对纸质版文件妥善保管，必须确保工作环境干燥、无污染，不出现受潮发霉、虫蛀等破坏，而这样的管理模式会耗费大量的人力、财力，并且在查阅有关档案信息的时候也会消耗大量的时间精力，所以传统的管理模式已经不再适应现代化的发展需求。利用计算机技术对档案资源进行电子化储存管理，不但可以有效延长档案的保存使用时间，同时也能够避免档案材料在保管过程中受到损害，从而有效提高档案资源的利用效率。 2 档案数字化管理中存在的问题 2.1 档案存储设备故障问题 结合目前档案馆的现状来说，档案信息、资料存储变得越来越便捷，但与此同时也存在着一些不足之处。主要原因是由于档案数字化管理需要运用一定的计算机技术以及设备等来进行信息的分类储存，而当计算机设备在工作的过程中出现故障，就会直接导致档案信息、材料的管理出现混乱，丢失原有的秩序。 2.2 档案管理人员自身能力素质有待提高 大多数档案管理工作人员还坚持着以往传统档案管理的工作理念和管理模式，在实际工作中没有真正做到创新应用，因此，这就会使得整体的管理工作水平难以适应新时期档案数字化管理的发展趋势。此外，现阶段档案数字化管理对工作人员应用各类计算机技术提出了更高的要求，只有能够灵活掌握运用各个软件，能够最大程度的提高工作进度和管理质量。然而，现在很多的管理工作人员并没有对此有深刻的认识，并且有一些年龄尚大，对于应用计算机软件很不熟悉，在实际工作中容易出错。 2.3 档案信息的安全隐患 在档案数字化管理中运用高效的技术手段，虽然有助于工作人员更好的开展工作，但是同时也存在着一定的隐患。这主要是因为在互联网环境下，计算机设备很容易受到非法黑客、病毒的威胁，一旦出现任何不良情况很容易造成档案信息出现差错，这对于档案数字化管理来说是非常大的风险，而且还会成本损失。 3 提高档案数字化管理的有效措施 3.1 强化数字化档案管理重要性的宣传 随着信息技术的不断创新发展，档案数字化管理的重要性已经越来越凸显，因此，在新时期下，面对出现的新机遇、新挑战，档案管理工作人員要转变工作思维，推陈出新，与此同时，还要加大对档案数字化管理重要性的宣传，提升档案管理的整体效益。 3.2 加大投资力度 若想更好的提升档案馆档案数字化管理的质量和效果，就需要投入更多的资金来支持，购入更多先进设备技术，加强档案数字化管理的硬件设施建设，为工作人员提供更好的技术支持，以便更好的开展工作。同时，还要加强对设备的后期维护管理工作，定期检查、维修，避免出现故障。 3.3 加强对档案管理工作人员综合素质的培养 在档案馆档案数字化管理过程中，工作人员的素质、能力能够对管理工作的效果起到非常重要的影响，根据发展工作的实际需求对工作人员开展有针对性的培训管理，使工作人员能够了解掌握数字化管理的基础知识、技能以及处理问题的方法措施，并建立一定的奖惩机制，不但要鼓励工作人员进行创新，同时对消极懈怠的人也要给予一定的惩罚，以此来激励工作人员能够更好的提升自己，端正工作态度，从而提升档案馆整体服务质量。 3.4 实现档案数字化资源的共享 要加强对档案资源安全性的保护，利用互联网技术构建网络安全保障体系，阻止网络黑客的非法入侵以及病毒的危害，避免档案数据信息发生外泄。档案馆要注重对电子档案信息材料的备份以及加密保护工作，并且要能够实现数据恢复，一旦出现安全事故能够最大程度的保护档案资源的安全，降低不必要的损失。 4 结束语 综上所述，随着科技发展，为档案数字化管理工作提供了更多的发展途径，这就意味着档案数字化管理过程中挑战与机遇并存，要从实事求是的角度出发，不断实现知识与技术的融合，分批次对馆藏档案进行数字化扫描加工，按照“馆藏档案存量数字化、接收进馆档案增量电子化”工作要求，实现馆藏档案全部数字化。为社会各界决策和信息服务打造一流的优质、高效大数据服务平台。 参考文献 [1]裴双武.数字化档案管理的特点分析[J].智库时代，2020（07）：176-177. [2]黄丽华.中国档案数字化的策略与实施及电子档案管理情况[N].中国档案报，2020-02-06（003）. [3]韩丽.数字化档案建设与管理探索[J].河南水利与南水北调，2020，49（01）：73-74. [4]李满.数字化档案在档案管理工作中的作用[J].科技风，2020（02）：231. |
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