| 标题 | 探讨文书档案管理如何实现现代化管理 |
| 范文 | 摘 要：由于社会经济水平的飞速发展，我国科技实力的不断提高，传统的文书档案管理已经不能够满足现代企业发展形式，所以企业实现文书档案管理工作现代化是大势所趋。但是由于现代化管理技术尚未成熟，在发展中也存在不少问题，给企业带来了一定程度上的影响。基于此，本文分析了现代化技术对于企业文书档案管理的重要性，并且对优化其管理提出几点有效方案。 关键词：文书档案;现代化;管理 文书档案对于企业来说是重要的信息收集、查阅、记录工作，能够帮助企业及时了解公司信息，作出全面规划和调整。社会的进步同样带动企业发展，企业在不断扩大规模中，其所要收录的信息渐渐变得繁重，文书档案工作从而出现了不少问题，给企业进一步发展带来了阻碍。引入现代化管理技术，可以减轻文书档案管理工作的负担，使工作变得高效，以此促进企业进步。 1 现代化管理文书档案工作的重要意义 由于文书档案工作涉及各行各业，所以对其进行现代化管理对于社会进步来说具有重要意义。传统的管理工作主要是对纸质版档案进行归档、分类、整理等，这样就需要大量的人力和时间。在这样以人力为主的工作形式当中，难免会在装订档案、抄写文件内容过程中产生误差，给管理工作带来困难，甚至严重程度上还会给公司造成经济损失。通过引入现代信息技术，可以减少很多繁琐的工作环节，利用计算机进行分类、归档，节省了人力和时间。现代档案管理还可以提高文书档案的利用率，工作人员可以自由地在电脑上输入关键信息，快速简便地调用所需要地文档，以此来提高工作效率。传统的管理工作需要工作人们对文档归还情况做出严格地监督，及时检查发现是否存在信息丢失地情况。但是现代化管理就很好的解决了这个问题，不仅减少了工作环节，还实现了文档信息互通，其他相关公司的人员也可以灵活查阅文档信息，加强公司之间的紧密程度[1]。 2 文书档案现代化管理的具体内容 2.1 管理思想的創新化 企业文书档案管理的核心内容就是有创新化管理思想，因为正确前卫的思想可以指导人们做出更好的决定。所以这就需要文书档案的工作人员能够对传统的管理思想进行创新，及时更新管理措施方法，引入现代化管理技术，并且定期给公司上层管理人员做出工作反馈，从而对管理模式做出更好地调整。文书档案工作进行现代化管理，还需要工作人员拥有科学的方法观念，并且能够做到大力宣传，让其他工作人员和相关联的公司人员，也能够意识到管理思想创新化的重要性，从而加强整个工作链的紧密程度。 2.2 人才培养的现代化 人才对于企业文书档案管理工作来说也是关键因素，而加强对人才的现代化管理信息技术的培养，提高文档工作管理要求，能够促进一个企业蓬勃发展。现代化文书档案管理人员能够熟练应用计算机，对大量的文档进行记录、分类、归档、调用查阅等工作，并且还可以同时对文档进行高效利用，更新自身知识水平，不断提高自己的职场素养。所以对于文档管理工作岗位来说，需要引入复合型人才，并且重视对人才的现代化管理技术培养，实现文书档案管理现代化要求[2]。 2.3 现代化管理方法 企业想要实现文书档案管理现代化工作，就需要做到数字化、网络化和安全化相统一的管理目标。全面引入数字化设备，例如扫描器等，通过对纸质版文书进行扫描，来获得电子版信息，从而进行备份，让其他工作人员可以简单快速查阅所需要的文档，提高工作效率。公司还需要建立内外网络，利用便捷的网络技术，让文书档案通过电子文档的形式，随时随地都可以被灵活调用。这样的现代化管理就打破了传统的空间限制，让文档通过电脑，就可以自由传阅，从而加强了与其他合作公司的紧密程度，使得企业文书档案的流动性、透明度、实时性都得到大力加强[3]。 3 实现现代化管理文书档案工作的有效途径 虽然我国文书档案管理近几年在很多方面都做出了改进，并且也取得了较好的成绩，但是从社会调查来看，依然存在不少工作细节方面的问题。比如说现代化管理的创新意识不能渗透到公司各个层面，管理人员文化素质不高，在技术操作方面能力也不强等问题。所以文化档案管理工作还需要进一步加强，主要是在以下几个方面做出优化调整： 3.1 构建完善标准的管理制度 企业需要对文书档案管理工作做出科学统一的规划和部署，制定合理的管理方案，从而来构建完善的管理制度。对于建立现代化的管理制度，首要的一步就是废除传统的管理规定，将原本的管理模式做出统一更新。企业管理人员需要在国家法律合法规定的基础上面，再通过结合企业自身的实际情况和需要，做出合理的调整。在企业内部，高层人员也需要定期都文书档案工作部门进行综合评价，监督工作人员的工作规范性和科学性。严格把控文书档案工作的门槛，筛选合适的人才进入管理部门当中，从而提高工作的有效性和市场竞争实力[4]。 3.2 加强现代化文书档案管理的人才培养制度 现代化的信息管理对人才培养方案提出了新要求，需要管理人才不但能够做到熟练操作计算机对文档进行处理，还要提高自身的职业素养，做到有效利用文书档案。但是目前来看，很多公司对于文书档案管理这一工作，都缺少必要的重视，有的企业甚至认为文书档案工作属于后勤部门管理，不需要专业人员进行处理。所以很多部门的文书档案管理的成员普遍素质低下，人员短缺，并且也不能够熟练进行计算机操作。所以企业需要重视在这个领域的人才引进，例如去一些高等院校进行招聘，给出较好的工资待遇，从而引入复合型人才，提高文档管理工作的效率，从而提升企业的市场竞争实力。定期对文书档案管理部门进行考核，优胜劣汰，提高工作效率，并且高层管理人员还可以给部门员工举行定期会议，总结他们在工作上面出现的失误，对优秀员工做出表扬等。 3.3 加强创新化管理制度 企业需要对传统的文书档案管理制度做出创新，让这种创新理念渗透到公司的方方面面，这才是优化文书档案管理工作，提高企业竞争实力的有效手段。在之前的传统文书管理工作中，这些内容往往是分配给固定的人员进行处理，各个环节之间没有必然的联系，这就导致很多问题，由于沟通不及时、不恰当，而产生细节上面的问题。所以企业需要调整文书管理和其他部门之间的联系，利用现代信息技术建立方便工作人员进行沟通的平台，这样的互动空间也可以不断加大拓宽，让其他相关公司的人员也加入到其中，方便企业与企业之间的信息传递和交流。 4 结束语 综上所述，企业对文书档案管理工作现代化管理是非常有必要的，并且可以从人才培养、技术引进、规范制度这几个主要方面入手，通过科学合理的制度进行调整，不断完善管理机制。很多企业的管理制度综合来看，依然存在不少问题，需要高层管理者进行不断改进和调整，可以借鉴其他企业或者国外先进的管理模式，来进一步整改，从而提高自身的工作效率。 参考文献 [1]李北川.文书档案管理的有效途径探索[J].国际公关，2020（03）：199. [2]赵航.企业文书档案收集、鉴定研究[J].兰台内外，2020（06）：67. [3]张丽梅.大数据时代文书档案管理及信息化应用分析[J].办公室业务，2020（04）：89+95. [4]周颖娜.文书档案管理工作的策略[J].办公室业务，2020（04）：120-121. 作者简介 徐敏（1975-），女，汉族，江西上饶人，江西省咨询投资集团有限公司，馆员（档案中级），研究方向：文书档案在招标领域的作用。 |
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