| 标题 | 新形势下的公文档案规范化管理分析 |
| 范文 | 摘 要：公文档案事关单位的形象，反映着单位的工作水平和工作作风。因此，从规范化和标准化的角度对公文档案进行管理，能够进一步减少公文档案管理工作存在的漏洞，发挥公文档案在决策参考、决策咨询领域的作用。文章就新形势下公文档案规范化管理的现实意义进行阐述，指出当前公文档案管理中存在的不足，最后结合相关理论提出建议，旨在进一步帮助公文档案管理人员理清思路，提升单位整体的管理效能。 关键词：规范化;公文档案;不足;建议;重要性 现代化的发展逐步加快，公文档案管理的内容以及要求也发生了变化。在这种背景之下，只有不断改进公文档案管理方式，才能够防止公文档案管理中出现问题，确保公文和文书的管理与利用。具体而言，从规范化的视角对公文档案进行管理，优化管理流程，是当前单位公文档案中尤其要关注之处。 1 新形势下公文档案规范化管理的重要性 1.1 实现科学决策，助力单位管理 公文档案中的许多内容与单位日常管理与行政工作息息相关，会影响单位的运行效率。从规范化的角度对公文档案进行管理，避免公文档案在传输、交接以及使用過程中丢失，保障公文档案的完整性，能够为后期公文档案的使用提供重要保障。公文档案不仅是重要的工作凭证，而且具有重要的参考价值[1]。单位在决策过程中，通过参考公文档案中的各项内容，能够更好地拟定决策内容，提升决策的科学性。除此之外，对公文档案进行规范化管理，进一步严格档案的使用，可以营造良好的工作氛围，提升单位的整体管理水平。 1.2 提升档案利用效率，形成档案资料库 只有管理好公文档案，确保格式、流程都符合相应的归档标准，才能为后期的利用工作奠定基础。从这个意义来看，没有规范化的管理，公文档案利用也就无从谈起。一方面，公文档案规范化管理，能够确保公文以及其他文书在编目、鉴定、保管过程中准确高效，避免后期二次加工[2]。另一方面，公文档案规范化管理有利于档案系统化目标的实现，大幅度提升公文档案的检索效率，赢得其他工作部门以及员工对档案管理工作的认可与支持。 2 新形势下的公文档案管理中存在的不足 2.1 公文档案管理制度不健全 当前，部分单位在管理公文档案过程中多是依据上级单位或者国家相关部门印发的管理条例，缺乏对本单位实际现状的考量，导致公文格式、公文文种、收文管理、发文管理、行文规则不明确。一方面，如果盲目参考相应的规章制度，不立足于本单位实际制定细则，则难免造成制度流于形式，难以起到实质性的作用。同时，僵硬化的管理制度使得公文档案管理工作缺乏量化指标，难以及时发现公文档案管理中存在的不足[3]。另一方面，部分单位尚未从职责划分、立卷归档、奖励惩戒等角度制定制度，难以形成完备、规范的管理制度体系，影响公文档案的使用。 2.2 公文流转不健全，归档不及时 公文是单位十分重要的文书，其一旦丢失，不仅会影响单位工作，而且不利于营造科学严谨的工作氛围。当前，部分单位公文流转不健全，公文拟办、批示以及传阅后没有及时立卷归档，进而导致公文丢失、损毁。一是部分单位没有明确公文流转与归档各个环节的期限，各个部门员工责任意识不强，归档率低。二是部分单位缺乏归档意识，为了落实公文要求而传阅相关的公文，忽视后期的归档工作。三是公文档案管理人员与其他员工之间的配合度不高，相关部门送交档案部门不及时，导致文件在堆积过程中的遗失，严重影响公文归档质量。 2.3 公文档案评估分类工作滞后 公文形成、传阅并归档一定时间之后，公文档案管理人员可以对公文档案保存的价值进行评估，进而有效避免不必要的档案堆积，减少后期管理成本。然而，当前部分单位公文档案评估分类工作滞后，部分不重要且普通的公文档案未被及时处理，部分重要且具有全局指导性意义的没有集中管理。一是人手不足问题突出。部分单位受限于人力，难以开展该项工作。许多档案管理人员不仅要管理公文档案，还需要处理其他档案，工作量以及工作压力较大。二是缺乏评估分类意识，加之对公文本身不熟悉，导致无法开展该项工作。 3 新形势下的公文档案规范化管理的路径 3.1 完善制度规范，强化刚性约束 公文档案管理需要做到有章可循、有据可依，才能真正减少工作纰漏，实现规范化管理的目标。为此，单位既要参考上级单位或者国家相关部门出台的制度规范，也要考量本单位公文管理实际需求，做到因地制宜。一是要从宏观上明确公文格式、公文文种、收文管理、发文管理、行文规则，便于后期考核与责任落实，夯实基础。二是要建立公文管理目标责任制，细化公文档案管理的责任，确保各个环节的工作有序开展。三是要细化公文档案管理的考核标准，采取量化的考核机制，明确考核指标，做到又好又快。 3.2 严格公文流转，明确归档时限 虽然现在许多公文都可以通过电子文件传播，可以在遗失后再次通过相关途径找回，但这并不代表着公文流转以及公文归档不重要。相反，从提升员工规范意识、责任意识，塑造单位形象的角度来看，严格公文流转，明确归档时限势在必行。一是要明确公文流转与归档各个环节的期限，真正做到不误事、不拖延和不积压，以此来保障收文、发文以及立卷归档能够高效便捷。二是要做好培训工作。除档案管理部门外，还可以将办公室以及其他部门纳入培训对象，提升各部门员工的责任意识，为档案管理部门开展工作铺垫基础。三是要建立相互配合、协调的公文归档机制，增强各部门之间的配合度，避免公文堆积，降低遗失可能性。四是要坚持科学处理的原则，采取不同的处理程序，保障急件能够先行处理。 3.3 做好公文档案的评估分类，实现科学利用 公文档案管理与行政管理、文秘工作息息相关，对单位具有重要的意义。为此，要做好公文档案的评估分类。一是可以进一步探索利用劳务外包、劳务派遣等方式弥补人力不足的缺陷，引进具有相关专业背景、专业知识或者评估分类经验的人才，推动公文档案评估分类工作的步伐。二是可以按照公文的重要程度以及公文类别对公文档案进行评估，及时将公文档案内部不重要且普通的信息资料整理出来。需要注意的是，整理之后不能立即销毁，而是应当放置别处，经过一段时间后再统一销毁。同时，要将设计单位发展、改革的公文档案存留下来，建立相应的档案数据库，便于后期的调用和查阅。三是要对档案管理人员进行培训，增强其对文秘工作、行政管理工作的了解程度，推升鉴别能力，培育评估分类意识。 4 结束语 新时期，各个单位管理日趋规范和高效，规范化成为单位管理管理工作的目标。具体到公文档案管理领域，单位对公文档案管理的重视程度不断提升，取得了突出成绩。但是，部分单位公文档案管理过程中仍然存在些许问题，影响领导对于档案管理工作的评价，导致档案管理工作边缘化。针对此，必须要进一步探索公文档案管理的新思路，从基础性的环节入手开展工作，明确管理意识，进一步朝着标准化、规范化的方向前进。具体而言，一是要完善制度规范，强化刚性约束;二是要严格公文流转，明确归档时限;三是要做好公文档案的评估分类，实现科学利用。 参考文献 [1]姜泉霞.对公文档案管理工作的研究与探索[J].兰台内外，2018（07）：42. [2]刘冬华.办公室档案管理工作浅析[J].办公室业务，2018（13）：108-109. [3]葛玉霞.探讨档案工作的规范化和标准化[J].智库时代，2018（23）：9. 作者简介 杨艳波，女，内蒙古赤峰市，研究生，毕业于齐齐哈尔大学，中级编辑，研究方向：如何做好公文处理与档案管理。 |
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