| 标题 | 如何充分发挥档案在企业管理中的作用 |
| 范文 | 梁淑娟 摘 要：档案管理如何更好的与企业管理结合，如何从流程环节上与企业管理主动对接，如何充分发挥作用，更好的服务企业，提出论点。 关键词：档案管理;作用发挥;企业管理 档案管理是体现企业历史的一项重要工作，档案是企业发展的核心信息资源和重要知识资产，是企业长远发展的基石。企业应为档案工作的健康发展提供支持环境，档案工作不能缺位企业管理，应全面融入，助力企业发展。 1 档案在企业管理中的重要作用 1）提升企业管理水平。档案管理是企业管理的内容之一，反映了企业的管理水平，折射出企业各方面的问题。随着企业精细化管理的深入，档案只会越来越重要，管理标准将越来越高。 2）提升企业经济效益。档案是企业重要资产，在关键时刻可以显现出经济效益。如在法律诉讼、产权纷争中，档案作为关键凭据，维护企业利益不受侵犯。 3）提升企业决策水平。档案作为信息资源库，为企业经营提供信息支撑，以提高决策的科学性、规避决策风险。 2 影响企业档案发挥作用的因素 1）档案资源配置不平衡。企业档案也要讲究效益，不能仅参照政府机关，将收集重点放在行政、会计等传统门类上，出现党政档案多，业务档案少，纸质档案多，电子档案少，导致配置不能完全反映企业经济活动。要优化档案资源结构，注重实效。 2）档案利用与需求不吻合。利用率低，服务能力受限，工作认可度低。要根据企业实际，制定归档范围，丰富档案内涵，提高利用率，扩大影响力。 3）档案与核心业务结合不紧密。企业中心工作开展到哪，档案触角应延伸到哪，企业发展需要什么服务，档案就提供什么服务。档案要始终贴近中心工作，树立权威性和专业性，避免边缘化。 3 档案工作主动融入企业管理，协同发展 1）人文因素为先导。做好“三度”，领导的支持要有力度，全员的参与要有广度，档案人员的业务水平要有深度。这“三度”是档案作用发挥的前提。 2）统一制度与体系。做好档案管理的顶层设计，全面整合修订制度规范，尤其是档案信息化、电子文件管理等方面，做到内部制度统一。制定档案工作规划、应急预案等，畅通管理网络，将档案职责体现在各级人员的岗位职责中，形成齐抓共管的态势。 3）管理流程紧密关联企业管理。（1）有效收集。加强前端控制，使归档质量始终可控。档案人员要走出档案室，主动沟通和收集，不再坐等资料上门;及时了解业务动态，跟进核心资料归档;制定企业档案分类大纲、归档范围，持表收集。企业用什么，我们归什么，以生产经营需求为归档第一要务，加强对珍贵史料、重要人物、重大项目、重大活动、重奖荣誉等特色档案收集。做到实时收集、及时归档、应收尽收。（2）标准整理。统一整理标准，内容涉及区分档案的年度、保管期限、类别、排列编号、编目入库。永久保存的档案体现重要性，定期档案体现一般性。企业档案要以我为本，以资产为重，确保将与人、与资产，与法律责任有关文件永久保存。（3）科学保管。科学、安全、便捷是要求。坚持档案与企业管理的职能不分开，存放不分开。有的企业将档案存放在远离企业的地方，弱化档案职能，不利于档案的安全和利用。应做到办公阅览库房三分开，坚持做好人防物防技防，保证实体档案安全，及时备份，确保电子数据安全。（4）统计鉴定。统计鉴定是决定档案“是存是毁”的重要步骤，有三要素：1.成立鉴定小组，由档案部门、相关部门共同参与。2.制定销毁清册，销毁范围是到期的无保存价值的档案。销毁程序要上级单位批复、本级流程审批，销毁清册永久保存。3.销毁工作由两名监销人共同执行。（5）快捷检索。电子目录解决了大量的档案与利用者对档案信息特定需要之间的矛盾。企业应用统一的档案系统平台，提高电子文件覆盖率，检索精准快捷。同时备份纸质目录，防患未然。（6）重视编研。利用档案编纂企业文献，以史为鉴，助力企业管理。如：组织沿革、大事记、数字汇编、专题汇总、制度汇编等，有效发挥档案在资政、存史、交流的企业文化作用。（7）智慧利用。以互联网+档案平台，共享数据信息，使档案利用由点到面，由单方到多方，为企業在项目建设、生产技术、科学研究等方面提供信息支持，在依法治企、监察审计、稽查巡视、经验总结、决策研究、权益保障、编史修志等工作中发挥重要作用。（8）安全归档。文件办结到存档是一个动态过程。要建立企业档案工作考核机制，将归档工作纳入各部门年终考核和责任人岗位目标管理，切实提高全员的归档意识和归档质量。特别是企业人员流动较大的单位，资料只有移交至档案部门进行科学保管、安全利用，才是企业档案最好的 归宿。 4 突显专题档案的服务作用 以企业需求为出发点，将专题档案作为档案管理的重点，如合同协议、会议纪要、专题活动、机构撤并、产权证件等。此类档案与企业的经营、内控息息相关，利用率高，辐射作用强，更能显现工作成效，促进档案工作与企业的共融共通，进一步提高企业决策水平、风险防范能力。以专题档案为切入点，站在全局中思考定位、服务企业，使档案工作始终贴近企业的中心工作和热点需求，让档案库变为智囊库，把后台思维变为前台思维，找准定位才能发展到位。 5 档案信息化为企业管理提质提速 1）更新理念。档案工作正在经历一个从只接收保管纸质档案到与保管电子档案并重，从只管实体到监管电子数据并重，从手工操作到智能化操作，从分散利用到互联网利用的变革过程。随着无纸化办公的推广，纸质档案将被电子档案取代，档案管理的理念和方式也要做出转变，向着电子档案管理转轨。 2）转换方式。向成功创建全国示范数字档案室的单位借“智”，开展数字档案室、移动掌上档案服务、云存储的建设，以信息化带动档案工作弯道超车。做到存量档案数字化，数据管理信息化，以“数据积累、智能检索、严格权限、容灾备份、便捷利用”为目标，超前设计，紧跟企业发展步伐，让档案成为企业重要的信息支撑。 6 创建优秀的档案队伍是硬道理 工作效果的差异归根于人的差异。在选人用人上，坚持人才为上，随着时代发展和工作标准提高，档案人员应精通业务知识和信息化技术。人的甄选是做好工作的先决条件，要认真负责，踏实作为;要更新理念，对标先进，找差距，求突破，使企业档案工作向着更好更优的方向加速度。在队伍建设上，一个人不能决定一盘棋的输赢，团队的力量不容小视。要淬炼队伍，重视沟通宣传，兼备能力与活力。在宣传推广上，以专题档案发力，如红色教育、企业文化、经济案例、史志沿革、电子荣誉等多视角探索。充分利用企业微信、网站、报刊等媒体，将档案精华推送到企业的中央舞台。有实绩重宣传，使档案工作更好的融入企业发展大局和中心工作，档案反哺企业，企业必然会重视档案事业发展。 7 结束语 新时代和新形势，为档案事业发展提供了崭新的机会和舞台，习近平总书记提出新时期档案工作要走向“依法管理，走向开放，走向现代化的要求”，与时俱进，创新服务，精准发力，档案管理要更加主动的发挥自身优势，积极承担企业决策的助手职责，在企业发展中乘势而上，实现自身突破和发展，努力在求深求实和创新管理上下功夫，为培育优秀的企业文化创造不竭动力。企业的档案人要以“左手牵历史，右手指向未来”的使命为己任，主动融入企业中心和发展重点，用新概念研究新情况，为党管档，为企治档，为促进企业持续健康发展做出积极贡献。 参考文献 [1]徐拥军，牛力.企业档案管理的十大发展趋势[J].中国档案， 2014（5）. [2]马广荟.用先行思维做好超前服务[J].中国档案，2019（2）：32-33. [3]喻玲.档案管理服务创新[J].兰台世界，2015（10）. |
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