| 标题 | 信息化背景下医院基建档案管理在医院发展建设中的作用 |
| 范文 | 林妙影 摘 要：医院的基建档案是医院基础设施规划的依据，是医院建设活动的重要记录，基建档案管理是医院加强制度建设、提高管理效率的重要保证。当前社会发展更加注重信息的有效使用，在信息化背景下，增强医院基建档案的信息化建设对医院的发展具有重要作用，充分利用基建档案可以帮助医院合理规划建设项目，保障医院的长期稳定发展，进一步促进我国医疗事业的发展。 关键词：医院基建档案;发展建设;作用 1 前言 医院的基建档案记录了医院全部的基础设施发展建设项目，不仅包括医院建设项目的施工计划、施工图纸、竣工图、验收文件等图文信息，也包括了项目初始以及后续的使用情况、维修工程等等信息，这些内容是医院发展过程的重要记录，也是工程项目决策和执行过程的体现，基建档案是基建管理中的重要组成部分，施工人员可以通过基建档案准确了解工程相关信息，方便对医院未来工程项目进一步规划和设想。医院的基建档案与其他档案的区别主要体现在以下几点：第一，基建档案具备现实性，档案中包含的内容是医院已经实施的项目信息，也是医院发展历程的见证，未来医院的建筑维修、管道维护、器材管理都离不开基建档案，它可以为医院发展提供现实依据。第二是基建档案具备专业性，医院的基建档案通常由施工人员或者医院内部的专业人士编写，项目通常涉及医学和建筑领域的内容，这些内容具有专业性，对医院发展有重要意义。第三，基建档案通常包含了建筑项目的详细信息，包括图文资料、相关数据、工程合同等，医院的所有建筑工程都可以在基建档案中找到，是基建项目发展完善的重要依据。第四，基建档案建立的时间跨度比较长，从医院的选址、初期设计规划、地质勘测到施工过程记录和验收，再到后续的维修扩建，整个工程持续时间很长，涉及的文件资料也非常多。 2 医院基建档案管理的作用分析 2.1 充分反映医院基建项目的发展历程 医院的基建档案通常会记录医院从建立之初到最后建成这段时间内的各种建设信息，充分反映医院的各项工程项目，通过基建档案人们可以清晰了解医院的发展轨迹，包括建立之前对于建设项目的整体规划和初始设想，建设项目的具体选址和所在地点的地质勘测、水文、地形地貌;建立过程中进行的各项工程实施情况、规模大小、工程进度和增减变动以及建设完成后的维护修理、使用情况等等信息，这些信息不仅能够让人了解医院基建项目的相关情况，也能够为医院后期的发展提供依据。基于基建档案对医院未来发展进行规划可以有效避免错误决策从而规避风险，例如有的项目可能过去制定过但被否决，通过基建档案中的可行性研究可以剔除不合理的项目，避免重复进行错误决策。 2.2 帮助医院进行后期维修工作 医院在发展时可能也会更换地址，在日常运行中也免不了要对一些建筑项目进行维修或者扩建，这些决策通常要基于很多详细信息，在分析项目的利弊之后综合决定。为了让决策过程更有效率，管理者可以利用基建档案避免失误，例如基建档案中对于选址、水文、地质等的分析都可以成为未来医院扩建的重要参考依据，档案中关于工程项目实施情况的记录也可以给工程维护提供参考。基建档案详细记录了医院建设过程中的项目结构、水电工程、管线分布等信息，如果医院要对某些建筑布局进行调整就可以在此基础上改进，制定科学的施工方案提高工作效率。完善的基建档案可以减轻项目实施人员的压力，如果档案本身就能够反映过去实行的项目的情况，即便曾经的施工人员以及相关负责人不在现场也可以准确了解医院建筑以及水电管线的信息，以便进行维护工作。 2.3 保障医院的经济发展 随着社会的发展以及医疗条件的改善，医院以往的规模可能不足以支撑未来的发展。医院如果要进行扩建来获得更好的发展就会考虑到工程项目的成本问题，控制成本是医院发展战略的重要一环，如何在有限的项目预算内保证工程项目的质量、获得最大的经济效益是扩建工程的重要目标之一。医院的基建档案恰好可以为这一目标提供助力，基建项目相关信息可以充分反应医院建筑布局以及结构，施工人员可以把握扩建项目的施工重点，对项目施工时间、施工细节、成本预算等问题做好明确的规划，基于以往的信息对扩建工程进行考察，避免施工造成的经济损失，保证扩建工程的有效进行。 3 信息化背景下医院基建档案管理现状分析 3.1 档案管理工作重视程度不高，管理意识有待提升 由于基建档案通常无法给医院创造直接的收益，很多医院领导对于基建档案管理工作缺乏重视，没有建立科学合理的基建档案管理方式。一些医院管理者认为基建档案在医院日常经营中发挥的作用非常有限，这就导致相关管理人员缺乏应有的责任心，轻视基建档案的编写工作，往往在工程项目即将验收时才安排人员开始编写档案内容，但因为工程持续时间比较长，很多原始材料可能会丢失且不能及时弥补，导致基建档案专业性降低，参考价值也随之降低。另外，基建档案的保存和调取使用都需要专业人员记录以便防止相关人员对档案进行改动，但很多医院缺乏专业的基建档案管理人员对档案进行管理，一旦档案质量出现问题，可能会给医院造成一定的经济损失。医院本身的不重视也使得施工单位缺乏基建档案管理的意识，只重视施工进程，忘记给医院提供详细的施工數据、图文信息等，也可能造成信息的遗漏。 3.2 缺乏专业的基建档案编制人员 基建档案的编制缺乏专业人员负责，大部分医院的基建档案都是负责施工的工程人员代为编写的，施工人员只清楚工程的细节，不了解医院对基建档案的要求，也缺乏基建档案编制的专业性，因此很多基建档案都会出现细节缺失的问题，例如档案资料中一些表格格式缺乏规范性，文字材料不细致，重要证明材料丢失等等。施工单位对于基建档案的重视程度也不高，针对医院的基建档案不会设立专门的人员和制度进行保管，在编制完成后可能由于保存不当造成档案的损坏或者丢失。另一方面，由于基建档案也包括了很多工程造价、投标价格、相关合同等，这些内容是后期医院接受审计调查的重要参考依据，也是防范医院内部贪污受贿问题的有力工具，基建档案编制的不合理会给医院带来很大的风险和隐患。 3.3 基建档案的管理方法有待提高 很多医院缺乏基建档案的管理工作依然采取的是传统的方法，即人工收集资料、记录信息以及对档案进行分类，这使得基建档案的管理工作效率不高，也无法满足当前医院发展的需要。医院的基建档案大多采取纸质方式保存，档案可能会因为天气、存放时间等因素发生腐烂或者破损问题，也可能会产生字迹不清晰的状况，降低基建档案的质量，也给后续使用基建档案带来困难。人工管理基建档案受限于员工的专业程度、人员流动性、职业道德、保密意识等条件，这些都给基建档案的安全性带来了威胁。 4 信息化背景下医院基建档案管理发展对策 4.1 加强相关档案管理人员的培训力度，引入相关人才 基建档案管理过程中离不开专业技术人员的支持，基建档案本身的专业性要求管理人员具备很强的专业知识和安全意识，提升相关管理人员的专业技能在很大程度上可以保障基建档案管理的工作处于较高的水平。医院应当定期邀请专业人员对相关管理人员进行知识和技能培训，让管理人员具备强烈的责任意识和安全意识，熟悉基建档案管理的规范化程序和步骤，掌握相关设备和软件的使用方法，做好对基建档案的分类整理和归档工作，不断提高管理人员的综合素质。另外，如果医院内部缺乏相关管理人才也可以及时引入，在高校内招募有能力、专业实力强的年轻人，在实际管理过程中不断提升技能和熟练程度，将他们培养成为有用的人才，为医院的未来发展做出贡献。 4.2 提升基建档案管理的重视程度 信息化背景下，医院领导应当及时更新管理理念，明确基建档案在医院发展过程中的重要性，加强对基建档案管理工作的重视程度，在医院建立起完善的档案管理制度，制定统一的档案管理标准和原则，确保档案管理有章可循、有据可依。医院应当支持将信息技术和设备引入到基建档案管理中，实现档案的数字化和信息化管理，在医院内部建立起数据网络，方便信息在各个部门之间迅速传播，重视基建档案的安全工作，定期对网络进行维护，保护现有的数据，也可以通过举办相关会议提高相关部门主管和工作人员的责任意识，提高管理工作的规范性，优化基建档案管理人员的选拔，同时可以在医院内部明确责任划分，以便督促相关人员谨慎完成工作，提升管理质量。 4.3 建设基建档案信息化管理中心，规范管理程序 在当前的信息化背景下，信息的有效性得到了充分挖掘，数据信息化也得到越来越多人的重视，医院的基建档案管理应当充分运用信息化的思想，发挥数据在医院发展中的重要作用，让数据变得更有价值，这就离不开一些信息软件的支持，医院可以引入信息化管理软件来规范基建档案管理的程序，也可以在医院建立一个信息化管理中心，安排专门的人员负责相关工作，对基建档案中有价值的数据进行挖掘和分析，对信息进行归类，方便在需要的时候及时调取信息，保障信息使用的方便快捷。另外，医院也可以建设专门的团队负责对基建档案进行管理，在实践中不断改进管理方法，创新管理思维，改善档案管理工作的效率和效果。信息化管理中心建设完成后还要聘请专家对具体的工作进行指导，进行优化和改进，使基建档案能更好的保障医院发展。 5 结束语 总而言之，医院基建档案可以给医院提供很多有价值的信息，能够帮助医院明确未来的发展方向，对医院长远发展有重要作用，它是医院各种建设项目的历史依据，能够给医院未来项目维修和改进提供参考，也能够保障医院获得良好的经济效益。当前的医院基建档案管理依然存在一些问题，在信息化的背景下，医院应当改进观念，认识到基建档案的重要性并采取有力措施改进相关工作，通过人才引进和培训提高人员的知识技能，引入信息化网络和设备提高工作效率，規范管理程序，充分运用信息化思维改进管理程序和方法，提升基建档案信息的利用效率，从而帮助医院获得长期稳定和谐的发展。 参考文献 [1]王冀云.信息化背景下医院基建档案管理在医院发展建设中的作用[J].云南档案，2020（01）：57-58. [2]王丽丽.医院基建档案的重要性及管理方法分析[J].城建档案，2019（10）：83-84. [3]韩艳红.新形势下医院基建档案管理研究[J].中国医院建筑与装备，2019，20（10）：104-105. |
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