| 标题 | 基层数字档案室的建立与思考 |
| 范文 | 虞娟 摘 要：近年来现代信息技术的飞速发展的广泛普及，在很大程度上推动了档案管理信息化建设，基层数字档案室的建立已经成为一个越来越热门的话题。基层数字档案室是借助于信息技术、大数据技术等现代科学技术，对单位内部档案材料实施数字化管理与开发利用的一项工作。推进基层数字档案室的建设不但能够更好的对单位纸质档案进行维护管理，还有助于提供更加便捷、精准的服务，真正实现档案资源的高效利用。本文结合笔者实际工作研究，对数字档案室的基本概念进行了分析，并提出了建立基层数字档案室的对策。 关键词：数字档案室;建设;对策 数字档案室是现代信息时代背景下基层档案室的进阶版本，是相关单位进行档案资源管理、档案信息化建设的关键一环，建立基层数字档案室能够有效促进基层单位档案管理工作规范化和科学化水平的提升，更好的保证档案材料的真实性、完整性和安全性，为整个档案事业信息化建设做出重要贡献，促进基层档案资源质量和结构的优化，为基层档案管理工作的持续有效开展打下坚实基础。 1 数字档案室概述 在信息化时代下，基层单位档案管理部门应当主动应用现代信息技术和大数据技术，不断创新改革传统的档案管理手段，推进基层数字档案室建设，促进档案管理水平的不断提升，这是在实际工作中必须要重点研究的课题。通常而言，数字档案室有两种定义，其一是将数字档案室当成是信息系统与软件平台，比如说数字档案室是应用现代数字设备与信息技术，对数字档案资源进行收集整理、开发利用，让其能够实现资源共享的系统;其二是一种现代化的档案管理体系，是借助于信息和网络技术，遵循文档一体化的原则，对过去的档案管理体制和工作流程实施优化之后的管理模式[1]。 在推进数字档案室建设时必须要依托于各种现代技术手段，同时主动借鉴吸取其他地区的先进经验。近年来国内很多地区已经建立了很多科学规范的数字档案室，同时也对过去的档案管理工作进行了优化和完善。政府相关部门对于推动档案信息化建设这方面的工作出台了相应的政策法规，以保障基层数字档案室建设能够有法可依、有章可循。因此我们必须要尽快更新思想观念，努力做到与时俱进，采取科学对策来真正落实好基层数字档案室的建立。 2 推进基层数字档案室建立的对策 2.1 建立完善数字档案管理体制 对于基层数字档案室的建立过程中，应当强调组织领导工作，真正将基层数字档案室建立工作纳入单位档案信息化建设的整体规划中来，对其实施全局统筹规划，遵循先易后难、循序渐进的基本原则，逐步落实基层数字档案室建设工作。一是应当科学制定数字档案室建立的人员编制，在清楚规定具体岗位职责的前提下，配置符合实际需要的，拥有现代管理理念和掌握信息技术的综合型档案管理人才;二是应当促进基层数字档案室相关制度的建立与完善，结合数字档案室工作的具体需求，参考上级单位的规范要求，制定基层数字档案室管理制度规范，比如说数字档案信息的收集、整理、归档与使用制度，纸质档案数字化转化基本流程与技术标准、数字档案资源的查阅利用规定、档案安全管理制度等，做好对数字档案资源的前端管理，在档案资源信息化功能建设中充分考虑数字化档案的开发利用需求。 2.2 基层数字档案室硬件平台建设 加快基层数字档案室硬件平台的建设与完善，为数字档案室配置齐全完整的计算机网络硬件设备和信息化设施，在保证数字档案安全的基础上接入外网，同时搭建好数字档案馆内部局域网。计算机等相关设备是顺利建成基层数字档案室的基本保障，也是进行数字档案资源管理、存储、开发利用的重要前提。应当结合单位的具体使用需求以及资金条件，根据节约、便捷的基本原则来配置必要的硬件设施，比如说存储云设备、计算机、数字化扫描仪、数码相机等。针对少数档案资源较多且安全性需求高的单位，可配置一些存储设备，如选择SAN等基于大数据技术的海量存储系统。 2.3 基层数字档案室软件平台建设 信息时代基层数字档案室的建立过程中，必须要尤其重视软件平台的搭建，目前数字档案管理软件平台逐渐成为档案信息化管理的核心元素，其能够发挥出十分重要的辅助性作用，尤其是针对档案资源的收集、管理、利用等各个工作流程，都需要借助于软件平台来完成。针对已经推进档案信息化建设的单位应当匹配和数字档案室相符合的软件平台。软件平台的搭建必须要充分考虑到单位档案管理的功能要求、建设标准、平台设计以及系统开发等因素，属于一项长期性复杂性的工作。所以对基层档案管理部门来说必须要在数字档案室平台设计与研发上不断延伸，在重要的软件设施投入与平台维护上起到引导作用[2]。 2.4 加强数字档案资源建设 在数字档案室的建设中必须要重视数字档案资源的建设，必须要结合基层单位的实际情况，以服务实际为目标充分凸显出数字档案室的服务性质。应当做好对有价值档案资源的收集归档工作，对开发利用价值更高的档案材料优先进行数字化处理，提升数字档案室的实际作用。 首先應当加强档案目录数据库的建设工作。根据规范的机读目录格式，对基层档案材料目录实施数据库著录。档案目录数据库即是对单位相关档案数据材料实施统一集成管理的有效工具，属于数字档案室非常重要的检索系统。过去档案目录数据库著录一般来说是借助于档案管理人员进行人工录入，亦或是与档案信息化建设同步推进;数字档案资源的目录数据库著录能够从元数据内容直接进行采集并转换。其次必须要推进基层单位档案资源专题数据库的构建工作。档案资源专题数据库即是结合具体工作所需，不局限于室藏档案范围，根据相关主题并利用互联网等途径广泛进行档案资源和相关信息的搜集整理与加工处理，从而打造一个主题突出，具备更高利用价值的专题档案数据库。再次应当加强传统档案资源的数字化转换工作。借助于信息化扫描等技术方式，对过去的很多纸质、录音等档案资源实施数字化处理，从而建立一个单位档案多媒体数据库。为确保数字档案室档案资源的安全，档案数字化转换必须要严格遵循相关规范标准进行，另外要结合基层单位的具体情况来突出数字化转换的目标，选择合理的技术指标，防止出现成本和人力资源的浪费。应当借助于数字档案室建设工作来推进带动传统档案资源的数字化转换，推进基层单位档案管理信息化建设的落实，让档案管理工作朝着更加科学规范的方向发展[3]。最后必须要做好对电子文件的收集与归档工作。基层单位在开展各项工作的过程中所形成的拥有开发利用价值的电子文件实施全面的收集归档。应当密切关注的一个问题是，基层数字档案室建立过程中，电子文件归档范围不单单局限在办公自动化所产生的电子文件，同时还需要针对相关业务系统产生的电子数据信息以及单位网站的相关信息，包括外部接收的部分电子数据如电子邮件等，都需要进行全面的收集归档。 3 结语 综上所述，档案资源属于非常重要的数据资源，在信息时代下，面对重要的机遇和挑战，促进基层档案信息化建设水平的提升是基层单位必须要充分重视的问题，也是基层档案工作创新发展的客观要求。现阶段我们已经逐步实现了纸质档案数字化的目标，电子档案资源归档途径更加顺畅，数字档案资源符合国家相关标准要求，也对电子档案进行了备份管理，真正实现了在线数字档案资源的共享与利用。在未来的工作中，还需要进一步深入探索，推动基层档案数字化建设目标的真正实现，将档案管理工作迈上新的台阶。 参考文献 [1]李宝玲.数字档案馆建设的机遇、挑战与思考[J].档案管理，2020（02）：27-28. [2]韩丽.数字化档案建设与管理探索[J].河南水利与南水北调，2020，49（01）：73-74. [3]金雷.宁波市数字档案馆建设实践分析[J].浙江档案，2019（12）：46. |
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