| 标题 | 高校档案信息化管理问题及对策研究 |
| 范文 | 摘 要：随着信息化进程的不断推进，档案管理也迎来了新的发展机遇，高校档案建设也逐渐朝着信息化方向发展。将信息化技术应用到档案管理工作之中，档案信息化管理不但是当前时代的发展趋势，还能够显著提升档案管理效率与档案管理质量，实现档案价值的最大化，为各高校实现进一步发展的目标创造良好的条件。本文首先从档案管理工作的重要性出发，对各高校目前档案信息化管理中存在的问题进行分析，并针对这些问题提出可靠的解决对策，从而提升高校管理水平。 关键词：档案信息化管理;问题;对策 档案具有极高的收藏保存价值，并且还可以为各项数据资料的收集、查阅提供可靠依据。简单而言，高校档案实质上就是对学校开展的各项教育活动的记录和保存工作。随着信息化进行的推进，各行各业都开始实行信息化管理，在这一趋势下，高校档案信息化管理已经成为时代发展必须要经历的一个过程。传统纸质文档不易搜索、保存，当需要调取信息时，往往需要花费大量的时间、人力搜索，但是借助信息化技术对高校档案进行信息化处理，不但可以显著提高档案管理的工作效率，还可以保障各项数据资料的完整性，加强数据资料的私密性，防止核心资料被泄漏，是推动各高校信息化、智能化发展的助力。 1 当前高校档案信息化管理工作中存在的问题 1.1 档案管理工作重视程度不足 随着社会的进步以及信息化水平的提高，以电子信息化技术为支撑的档案管理已经融入到各个领域之中，能够显著提升档案管理工作的效率以及工作质量。经过一段时间的发展，高校档案管理工作已经取得了一定的效果，档案信息化管理的初步条件已经具备，学校档案管理的意识也在不断加强，但是仍旧无法满足高校实际发展需要，主要是因为学校领导对于档案信息化管理工作的重视程度不足。因为领导缺乏远见，一部分高校直到现在还在使用传统的档案管理模式，不愿意根据时代需要对档案管理模式进行优化调整，最终导致档案管理模式出现问题。正式因为学校领导对于档案管理工作不够重视，导致先进的档案管理模式无法在学校内部推广使用，导致档案管理效率与质量始终无法得到提升，学校发展受到限制。 1.2 管理人员素质偏低 因为档案管理人员能够直接参与到档案管理工作之中，所以这些管理人员的素质将会对档案管理的效率以及质量造成直接的影响，并且还会影响到档案信息化推广进程。就实际情况而言，目前各高校档案管理队伍综合素质普遍较低，并且这一群体的年龄层次较高，受长久以来观念的影响，不容易接受新的观念、新技术，将会在一定程度上限制高校档案信息化推广。另一方面，因为学校内部档案管理工作比较轻松，长期以来工作人员容易形成不良习惯，工作态度不积极，不会主动发现问题、解决问题，而是等到问题堆积过多时才会选择解决或是上报，这种对待日常工作不主动热情的工作态度也是导致高校档案信息化管理工作的效率始终无法得到明显提升的关键因素。 1.3 档案处理速度慢，信息化程度低 虽然档案管理工作对于技术的要求比较低，但是因为有时候工作量会比较大，并且为了确保档案管理工作的准确性，需要保持极高的注意力，导致工作效率始终无法得到显著提升。另一方面，随着人们生活和工作节奏的加快，各高校又经常举办活动，所以档案的更新速度也需要加快，这也在一定程度上加大了档案管理工作的难度。传统纸质文档的信息搜集、整理比较困难，当需要对以往信息进行查找时，通常都需要花费大量的时间、人力进行调取、整理，虽然大多数高校已经开始实行档案信息化管理，但是在档案收集、录入过程也需要花费大量的人力，同时因为当前高校档案信息化管理还处于起步阶段，没有实现档案信息共享，使得档案价值无法得到充分发挥，这也是档案信息化管理过程中面对的难题之一。 2 解决高校档案信息化管理的具体对策 2.1 加强院校重视，健全管理制度 高校领导的重视能够使档案信息化管理工作达到事半功倍的效果，所以，各高校领导应该加大对学校档案信息化管理工作的重视力度，将档案信息化管理工作视为学校行政管理工作中一项重要的内容纳入学校工作考核范围内，使学校内部的工作人员能够在心理上重视档案信息化管理工作。除此之外，档案管理工作将会在一定程度上对高校的未来规划造成影响，所以需要建立健全档案信息化管理制度，良好的制度是确保各项工作顺利进行的基础条件，可以有效预防档案数据遗漏、丢失，确保相关档案的准确性。 2.2 提升人员素质 一些档案的私密性较高，所以档案信息化管理工作具有极高的机密性，但由于档案管理工作比较枯燥，容易丧失兴趣，所以在档案管理人员时，首先选择具有极强责任心、可以坚守岗位的人员从事档案管理工作。尤其是随着档案信息化进程的推进，为了保证学校档案资料的私密性以及准确性，所以需要对档案管理队伍进行调整，要求具备一定计算机能力的人员从事档案管理工作，提升当前档案管理队伍的综合能力，从而使档案信息化管理的工作效率能够得到进一步提升。 2.3 实现档案信息化管理 伴随着数字信息化时代的到来，各大高校也应该顺应时代发展潮流，及时对学校内部档案管理工作进行改革创新，推动档案信息化管理进程，确保可以更好地为高校的各项管理工作服务。通过借助国内外先进的科学技术，实现档案管理工作与信息技术的充分融合，从而能够实现学校内部各部门档案信息资料的共享，及时对信息库进行更新。总而言之，随着当前时代信息化进程的推进，各大高校如果想要得到进一步发展，就需要紧随时代发展趋势，将信息化技术与学校内部档案管理工作深入融合，对档案管理工作优化调整，以便于其能够满足当前时代对高校档案管理的要求，进一步推动高校档案管理工作进程。 3 结束语 总而言之，档案信息化管理工作并不是一朝一夕就能够完成的，需要大量的时间积累，在此之前，需要对高校档案信息化管理工作對于院校发展的重要性有一个清晰的认识，从而能够在工作中有意识地重视档案信息化管理工作的开展。除此之外，还需要加大对高校档案信息化管理工作的管理力度，建立健全相关制度，打造一个高素质的档案管理队伍，在档案管理工作中融入信息化技术，从而能够充分发挥档案管理工作的价值，实现档案管理规范化、制度化，最终能够显著提升高校的社会竞争力。 参考文献 [1]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[M].北京：科学技术出版社，2017. [2]王勇.试论数字化信息在档案管理中应用的重要性[J].科技创新导报，2015，12（5）：211. [3]王丹虹.计算机系统在档案信息化管理中的应用[J].科技创新导报，2017（4）：44. [4]王琼.浅谈网络信息化环境下如何做好人事档案管理[J].江苏商论，2012（20）：183-184. 作者简介 时翠红（1980-），女，山西省清徐县，本科，馆员，太原师范学院，档案学基础理论。 |
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