| 标题 | 办公室文书档案收集与归档探讨 |
| 范文 | 宋光军 摘 要：办公室文书档案收集与归档工作的落实，可以为行政管理决策提供依据。本文以办公室文书档案收集与归档特点为切入点，具体分析了办公室文书档案收集与归档现状及其优化思路，旨在整体提高办公室文书档案收集与归档工作水平和质量。 关键词：办公室;文书档案;收集与归档 文书档案是企事业单位、行政机关等在行政管理活动中形成的以文字为主要载体的处理事务的，具有保存价值的凭证性材料。文书档案收集与归档工作作为文书档案管理工作中的基础部分，要想真正意义上发挥文书档案管理既有效能，关键在于做好文书档案收集与归档工作，即文书档案收集的完整性、真实性;归档的规范性、及时性。鉴于此，本文通过分析办公室文书档案收集与归档特点，进一步探討办公室文书档案收集与归档现状及优化思路具有十分重要的现实意义和实践价值。 1 办公室档案收集与归档工作主要特点概述 1）管理性和服务性。办公室文书档案收集与归档客体主要以企事业单位、行政机关等组织的文书资料为主，是社会各行各业规范的、科学管理产物，本身也是管理内容的重要组成部分，决定了办公室文书档案收集与归档工作具有管理性特征。另外，文书档案收集与归档工作，相比其他类型的工作，本身具有较强的服务性特点，具体来说就是文书档案收集与归档工作，一方面要实时收集完整的行政日常管理活动所形成的各项具有保存价值的文件资料;另一方面要充分发挥文书档案的信息利用价值，为日常行政管理决策提供一系列具有价值的参考资料，以此提高管理决策的科学性、合理性[1]。 2）信息性和程序性。文书档案内容广泛，具体包括企事业单位、社会团体颁布的各类政策法规、凭证等各项活动信息，这类信息具有一定的查证、考究价值，可以为行政管理决策提供依据，赋予了文书档案信息性特点。同时，办公室文书档案收集与归档工作包括收集、整理、归档、备份、利用等一系列工作程序，电子文件的收集与归档，具体包括登记、编号、上网等工作流程，办公室文书档案从收集到归档，都要严格按照相关程序要求进行操作，才能保证文书档案收集与归档效率和质量[2]。 2 办公室文书档案收集与归档现状分析 1）收集与归档方式方法有待丰富。现阶段，文书档案收集与归档方式方法，主要以被动式的收集方式为主，而档案管理部门并没有主动上门收集档案。同时，文书档案收集前期的指导工作流于形式，缺乏完整的文书档案收集意见。在文书档案归档方面，主要以单纯的人工操作为主，缺乏工作时效性，且容易人工误操作出现归档问题。由此可见，办公室文书档案收集与归档工作模式远远落后于单位的管理模式，具体表现在信息技术普及应用不足，与现代自动化办公和信息化管理实际需求不符[3]。另外，文书档案收集与归档与文书档案产生部门缺乏长效沟通，致使信息不对称，也会直接影响文书档案收集与归档工作效率和质量。 2）文书档案资料收集完整度不高。办公室文书档案收集与归档工作中存在普遍性问题，即文书档案资料收集不够完整，具体表现在文书档案缺页、文件缺印章等[4]。文书档案本身具有内容多、利用价值高等特点。而文书档案收集与归档工作本身不受相关部门重视，致使相关部门对文书档案收集与归档工作不够支持。种种因素的制约，使得文书档案资料收集不够完整。这种情况下，办公室文书档案资料不完整，无法为行政管理决策提供具有价值的信息依据，从而使得办公室文书档案收集与归档工作缺乏意义。 3）专业素质和能力有待提高。相关部门对办公室文书档案收集与归档工作支持力度不够，而当下办公室日常事务繁杂，致使文书档案资料收集与归档工作中存在不重视现象。同时，档案工作者在具体的工作中，因理解深度不够，使得其在文书档案收集与归档工作中，普遍存在文书档案收集有侧重点，即重视“红头文件”，轻视“一般性文件”[5]。另外，办公室文书档案收集与归档工作本身具有严格的要求和规范，如《文书档案案卷格式》、《电子公文归档与电子档案管理规范》等。但是由于档案管理人员重视度不足，专业素质和能力缺乏，使得档案收集和归档缺乏完整性和规范性。 3 办公室文书档案收集与归档优化思路分析 1）创新文书档案手机与归档方式方法。为满足当下文书档案收集与归档的实际需求，要重视办公室文书档案收集与归档工作方式方法的创新。首先，进一步提高文书档案收集与归档的主动性，摒弃传统的文书档案被动收集方式，档案工作者要提前结合档案管理工作需求，在制定文书档案收集指南，深入办公室等文书档案生产部门一线，加强与各个部门之间的联系，加强文书档案移交业务指导，以此整体提高文书档案收集与归档质量。其次，建立联系机制和搭建联系渠道，加强档案管理部门与其他部门之间的联系，消除信息不对称问题，及时发现文书档案收集与归档中的具体问题，以此做好各类文书档案及时性收集与归档工作。除此之外，伴随办公自动化、无纸化的普及，档案管理人员需重视计算机信息技术辅助作用的发挥，以此整体提高文书档案收集与管理工作水平。 2）完善文书档案收集与归档制度。办公室文书档案收集与归档之所以出现完整度不高的问题，是因为文书档案收集与归档制度缺乏。因此，档案管理部门要建立收集制度，目的在于提高文书档案收集工作的主动性。文书档案收集与归档管理制度的完善，要依据办公室具体情况，并科学确定文书档案收集范围、归档流程和要点。如根据《文书档案案卷格式》、《电子公文归档与电子档案管理规范》等法律法规，制定出具体的可行的实施细则，同时明确文书档案收集与归档工作的注意事项，为规范做好文书档案收集与归档工作提供保障。 3）提升文书档案收集与归档认识和综合素质。首先，企业事业单位和社会团队等组织要在内部加大文书档案宣传工作，不断增强文书档案管理意识，使得文书档案收集与归档得到相关人员的支持和重视。如：利用特殊节点时间，开展形式多样、内容丰富的档案知识宣传工作，不断增强办公室工作者的档案意识，促使其在思想层面认识到档案工作的重要性，并在实践中积极配合做好文书档案收集与归档工作。其次，加强办公室文书档案收集与归档工作专业知识培训，尤其是直接参与文书档案收集与归档工作人员，要进一步强化档案、行政管理、计算机信息技术等领域的专业知识培训，促使相关人员可以熟练掌握文书档案收集范围、归档流程及具体的注意事项，能够充分利用计算机信息技术做好文书档案收集与归档工作。除此之外，企事业单位、机关等组织团体在人力、物力等方面，对文书档案收集与归档工作予以最大限度的支持。 4 结语 总之，办公室文书档案作为行政管理活动的真实记录，做好文书档案管理工作，对于促进企事业单位、机关等稳健、持续发展具有积极影响。因此，办公室文书档案收集与归档工作要立足于现状，予以有效措施解决现实问题，不断提高文书档案收集与归档规范性和质量。 参考文献 [1]陈倩.对办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].兰台内外，2019（28）：41-42. [2]林炳贤.办公室文书档案收集与归档工作管理现状及措施分析[J].企业改革与管理，2019（18）：29+35. [3]焦娜.探讨办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2019（13）：159. [4]潘海燕.办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究[J].办公室业务，2018（23）：155-156. [5]刘萍.办公室文书档案收集与归档工作的相关分析[J].科技风，2018（34）：55. |
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