| 标题 | 试论信息技术在事业单位档案管理中的应用 |
| 范文 | 李志 摘 要：事业单位在信息化技术发展的过程中，往往需要进行信息技术以及管理机制方面的升级，保障事业单位在时代发展过程中，不断将档案信息技术的管理优势发挥出来。信息化建设发展符合时代的需求，事业单位必须能实现对于基本信息化建设管理机制的科学化打造。纵观目前的档案管理，信息化建设水平有待提高，存在诸多不合理的档案管理问题，档案的信息化、科学化、系统化、数字化建设发展水平较低。因此要能在档案信息建设管理的过程中，实现对于基本档案流程及管理的良好策略制定和落实。 关键词：信息技术;事业单位;档案管理 1 引言 信息技术发展对于事业单位提升档案管理的效率，发挥服务价值起到了良好的促进作用。抓住档案信息化建设的良好机遇，实现事业单位的传统档案管理模式转型，对科学的档案管理机制进行深入探索，以科学的、便捷的数字化档案管理为基本的工作，逐步提高信息技术在事业单位档案管理中发挥的良好积极效果。 2 事业单位档案信息化建设的概念及优势 2.1 档案信息化建设的基本概念 1）信息技术的基本概念。信息技术的概念比较广，随着经济的不断发展，将不断扩大信息技术的范畴。目前的信息技术包括计算机的信息处理和各种系统，其中针对不同的需要可以提供对应的平台，现在各个单位正在进行适合自身发展的软件开发和应用。一些特殊需求下也可将信息技术图像化、音频化等等。2）档案管理的基本概念。档案管理是指对于企业或者单位的既有信息档案资源形成整合，能有效的保障在档案管理的过程中，能实现对于基本档案管理信息资源的深入利用，有效的保障企业能对于自身的资源信息进行深入的开发运用，实现在信息档案资源的支撑下，企业能更加准确的识别企业或单位发展过程中的信息价值，察觉不良的隐患问题，实现信息资源对于企业或者单位科学的发展。 2.2 优势特点 1）存储优势。信息化的档案存储技术，能对于档案信息资料进行数字化存储，有效的提升了档案管理部门对于档案信息资源的容量控制效率。信息化的档案资源管理，能将繁多的基本信息进行统一的存储和检索，在事业单位的管理工作中发挥巨大的优势。同时信息化技术优势还在于在进行信息存储的过程中，能实现对于基本信息资源的存储优化和管理，能提升信息化存储的安全度。2）档案提取利用方面的优势。信息技术的发展最终是为人类服务，事业单位作为服务性的国家或地方单位，其对于社会的影响力相对还是比较大的。加强信息技术方面的发展水平，尤其是有关内容复杂、数量巨大的文件档案管理，信息技术平台具备更加凸显的优势特点。首先，利于提取有价值信息，通过软件的汇总整合及检索功能，提高利用效率;其次，减少人工输出，大部分工作集中在电脑上操作，利用极少的人就可以将大部分工作完成;最后，信息管理可以按照一定的顺序或规律将文件集中，切实给事业单位带来了便利。 3 事业单位档案信息化管理中存在的问题 3.1 档案管理良好习惯意识不足 事业单位的档案信息管理工作，需要使有关的工作人员具备良好的工作习惯，比如在进行管理的过程中，能具备良好的规范化管理意识，将档案资料按照程序化进行收集、整理和归档。如果无法在进行档案归档的过程中，实现信息格式内容的标准化以及档案资料的完整性，将无法利用信息化提高事业单位的档案管理效率。 3.2 管理人员的素质能力不足 信息化档案管理机制的有效开展，需要工作人员具备良好的档案管理学的良好知识素养保障，同时需要能有效的保障管理人员具备信息化建设发展中的基本意识理解和技术操作能力保障。事业单位的信息化建设基本都是在原有传统档案管理的基础上，实现的档案信息管理工作模式改革，在进行信息化建设发展的过程中，往往需要能保障具备良好的人员全新的技术和信息化档案管理模式适应能力，对于档案长期工作者的改变性要求较高，事业单位的人员往往不能在短时间内适应有关信息化的档案管理模式。 3.3 档案管理信息化基础设施建设不足 信息化的档案管理模式改革，必然需要在进行信息化建设发展的过程中，能实现对于基本档案信息化操作设备、资源物质的保障。这些档案信息化改革发展的设备资源，往往需要进行必要的资金成本投入，对于事业单位的发展来说，往往存在一定的资金解决困难问题，导致了在进行信息化建设的过程中，常常缺少必要基础设施的有利保障，造成了在进行有关工作开展的过程中，往往不能取得客观实际化的建设效果。 4 事业单位档案管理信息化建设与应用策略 4.1 提升信息化建设的重视程度 任何工作开展要想在效果取得明显的优越性，就必须在建设发展之初，从思想上树立科学的建设发展目标，提高对于工作开展的重视程度，奠定工作开展的基本建设发展基调。事业单位在进行信息化档案管理时，首先要将工作开展的建设效果提出一定的目标落实要求，把握工作开展的基本基调;其次在进行建设发展的过程中，将基本的建设工作开展内容在形式和规范性上严格要求，要能为实现科学的信息化档案机制模式打造，实现基本的工作开展效果做好保障;最后要能根据信息化建设发展的阶段性要求，实现在进行档案信息化建设发展中的基本設施设备层面的管控，引进先进的信息化档案处理设施，为建设高效化、科学化的档案信息化管理机制提供必要的技术和规范性保障。总之，要重视档案管理，充分的解决好档案信息化建设的资金问题，提升信息化建设的重视程度，将制定的目标和计划按照规范的流程逐步实现。 4.2 提升管理工作人员的素质能力 在进行档案信息化建设的过程中，提高相关管理人员的综合素质以及专业化素质尤为关键。事业单位定期要对档案管理工作者的信息技术操作能力进行培训，引导他们不断学习，对于参与培训工作的有关管理人员提出一定的学习成果要求。企业在日常的档案管理工作开展过程中，要严格制定和执行信息化档案管理建设的基本制度要求，建立信息化档案管理过程中的效率管控机制，督促档案管理人员提高自身素质，不断加强学习，利用信息技术发挥档案管理的作用。在进行信息化建设发展的过程中，要结合事业单位的发展实际，对于有关企业建设标准要求进行落实和保障，配合一定的考核机制，以考核目标作为进行事业单位信息化建设的基本发展方向，实现信息化建设发展过程中的基本信息建设效率和标准规范程度方面的控制。 4.3 建立统一、规范的档案信息化管理标准 第一，建立统一、规范的档案管理运行机制，并按照使用和管理要求，将基本档案管理框架不断进行完善;第二，将信息化档案管理内容细化分解，对于各个细节层面的管理内容进行科学的打造，实现信息管理的标准化。第三，对于有关人员的工作标准化开展提出要求，在进行档案信息化建设发展的过程中，规范管理人员的行为，实现对于信息化档案管理工作开展模式的科学转变。 5 结语 事业单位的档案信息化管理，必须做好科学的管理机制建设规划，在执行落实阶段以标准化的管理机制，促进事业单位信息化档案管理的不断发展和完善。 参考文献 [1]马洁.计算机信息技术在事业单位档案资源管理中的应用与思考[J].办公室业务，2018，（9）：39. [2]任伟华.事业单位档案管理中现代化方式的利用研讨[J].企业改革与管理，2015，（24）：11. [3]苏继红.事业单位档案管理信息化建设有效策略浅述[J].江西建材，2017，（15）：262-263. [4]李朋起.浅谈信息技术在事业单位档案管理工作中的运用[J].办公室业务，2017，（13）：55. |
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