| 标题 | 人事档案材料的收集与整理 |
| 范文 | 张有志 摘 要：对于人事部门来说，档案材料的收集和管理，和一个企业的建设、发展密切相关，是十分重要的组成部分。关键材料的收集、利用和整合，与企业的人才管理息息相关。材料的收集和整理工作是否规范有效，影响到档案的质量。而高质量的档案信息记录，可以为人事组织部门在筛选时，给出更加有效的参考对比作用。随着企业对用人要求的进一步提升，从而使得人事档案材料管理在单位中起到的作用越来越重要。 关键词：人事档案;材料收集;档案整理 在当今社会，人事档案材料作为保管公众信息的重要承载方式，作为关键的信息存储平台，档案中拥有丰富的信息，其规范化、科学化整理，承担了作为评定人才依据的重要责任，保证了人才评定，企业组织用人这项工作的顺利进行。现阶段中，如何对人事档案材料进行归纳收集，人们仍存在有一定疑惑。对档案信息进行完善和管理，是档案管理工作中的关键一环。 1 当今人事档案材料管理存在的意识误区和缺陷 1.1 缺少人事档案材料管理的意识 首先，大部分人才的档案材料往往在专门的人才管理部门，由专业的人事档案管理人员进行保管，不能亲自长时间保存自己的档案材料。另一方面，大众对信息档案，人力材料的重要性缺乏认识。因此导致了众人在进入社会后，对自身的档案信息缺乏足够的关注，普遍轻视了档案材料在自己一生中起到的重要作用。从而在存放和整理保护人事材料时疏忽遗漏，不能够准确判断自身材料档案的实际情况，在日后的工作和生活时造成了不便和影响。 1.2 缺乏科学收集和整理材料的知识 随着社会科技的进步，信息化管理技术普及在教育，管理，金融等等行业。现阶段，我国大部分人事档案材料仍然沿用之前的方式，使用纸质版的文件进行储存和管理，无法像其他领域一样采用高效的电子化，信息化管理方式，导致档案的整理，运用效率低下。在实际操作中，给管理人员和使用人员的检索造成了极大的困难，给档案材料的收集和整理工作造成了障碍。 2 完善档案材料并管理的有效方法 2.1 加大档案管理意识宣传，提高档案管理参与率 在现阶段，许多人事管理人员和档案材料拥有者仍然对档案管理的重要性缺乏足够的认识，从而在档案材料收集过程中遭遇很多困难。要提高公众对档案材料管理的意识，要采用多种途径和手段[1]。其一，要大力宣传档案管理的重要性，例如通过网络上的自媒体，公众号等媒体方式，使用趣味的科普语言，或是利用图文并茂的解读方式，广泛地扩大宣传力度，让社会公众更加了解人事档案的具体含义，为公众档案管理打开方便之门。又比如，可以在高校中应开展相应的档案管理课程，普及人事档案管理知识，从学生时期就培养人们对于档案信息的关注度，从而在学生毕业，步入社会后，能够对自己档案信息的维护和管理提高重视。避免部分大学生毕业后，将自己的档案交由学校转出，最后不知所踪的情况。最后，人事档案管理的相关部门也应该适时的开展科普栏目，例如邀请专业权威人物进社区，开展公众讲座，提高社会公众对档案管理的重视。通过以上宣传的几种途径和方式，提高公众参与率。 2.2 合理采用信息化技术，构建档案材料收集和整理系统 社会发展日新月异，技术进步更新换代，档案管理相关单位需要利用计算机科技构建先进的信息化平台，收录档案信息和材料，实现管理无纸化，是当今社会发展的必然趋势。企业的档案管理部门应当全面了解本单位的实际情况，从事实出发，依据本单位的现实和预算，适时开发档案管理信息平台。例如，档案管理人员在经过日常工作的调研和排查后，与平台建设人员进行详细的沟通，开发一个合理有效的信息平台。随后，与建设人员相协调，开展对本单位主要信息的录入与整理。其次，整合和检查，档案管理人员借助信息平台的高效性，排查档案信息模糊不清，信息不全的人员，并督促这些员工及时提交材料，补充信息。在平台开发和建设时，可以同时将单位人事档案管理系统和公民学历系统相关联，从而使档案管理人员更加方便的确认档案信息的真实性，使得企业在人才录用时，依靠信息平台的数据进行更加公平，高效的选拔。 2.3 人事档案信息管理的制度化管理 管理工作的顺利进行，迫切需要健全的管理制度来保驾护航。各单位应当依照国家颁布的相关法律法规，结合自身的实际情况，开发并健全本单位的人事档案信息管理机制。拥有了健全的档案管理制度，在具体执行时也需要特别注意，因此，对档案材料实行收录时，应严格按照单位信息管理相关规定，进行规范的鉴定和记录，从源头上杜绝档案信息的造假和纰漏。管理制度中应详细规定人事档案信息的类型，包括员工自传类信息，学历信息，历年的考核信息，政治背景审核材料，入党材料，员工个人薪资情况等等，保障档案信息的完整性[2]。 2.4 针对培训档案人员的专业素质 在日新月异的当今社会，档案管理技术随着社会的发展不断更新换代，档案管理相关单位应秉持理论与实践相结合的道理，不时对档案管理专业人员针对性的进行一些培训，主要在于培训档案管理人员对于档案的收集和整理等知识，提升专业人员的技术和操作能力。除此之外，也必须认同档案管理的特殊性，不能忽略对保管人员的道德素质和思想政治教育的培养，打造一支素质过硬的人事档案管理 团队。 3 结束语 公众应提高对档案管理重要性的认识，在多种途径的帮助下，配合专业的档案管理人员完善个人档案信息，从而使人事档案在日后的工作和生活中正确发挥它应有的作用，也帮助企业和单位进行高效的人才筛选，为自身的建设和发展提供更大的助力。 參考文献 [1]陈菲菲.人事档案材料的收集与整理[J].卷宗，2019，009（007）：136. [2]刘春雪.人事档案材料的收集与整理[J].人力资源管理，2018. |
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