| 标题 | 中学档案管理工作问题与工作效率提升方式探析 |
| 范文 | 韦春叶 摘 要：本文结合实际情况，对中学档案管理工作存在的问题进行了分析，并从意识、人才、制度、手段四个层面探讨了档案管理工作效率提升的方式，旨在加强中学档案管理工作成效，保证中学学校管理的全面性、整体性。 关键词：中学;档案管理;效率提升 中学档案管理是学校工作的重要组成，但由于其与教学质量不存在直接关联，受重视程度严重不足，在中学管理工作体系中边缘化现象严重，档案管理中存在多种问题，工作价值得不到体现。 1 中学档案管理工作中存在的主要问题 1.1 重视程度不足 中学是应试教育中学生最终成绩决定的关键阶段，即使在现代教育改革背景下，学生学习成绩仍旧是中学工作的绝对核心，除去对于学生成绩提升有帮助的事项之外，其他全部工作都不在学校领导人员重视范围之内，档案管理工作更是其中的代表。在部分地区中，档案管理甚至不会出现日常工作安排之中，边缘化十分严重，除招生与毕业阶段，档案工作长期处于搁置状态，导致档案管理工作发展长期滞后于时代和教学，无法发挥其应有价值。 1.2 管理人员专业程度不足 档案管理工作是一项要求十分严格的专业性质极强的工作种类，但在现代中学背景下，档案管理直接负责人员并非专业档案出身，多由中学体系中部分退休人员返聘组成，档案工作基础了解存在缺陷，工作经验严重不足。且返聘人员处于衰退阶段的体能与繁重复杂的档案管理工作存在冲突，许多工作内容被搁置，档案管理多停留在整理存放阶段，工作价值无法体现。甚至在部分区域，档案管理工作由其他内勤人员兼领，档案存放质量都得不到保障，中学档案管理工作优化迫切性较强。 1.3 工作制度陈旧 现阶段中学档案管理使用的管理制度多为传统制度的沿袭，存在相当长的一段时间未进行工作制度的优化改进，已经无法适应现代不断改革的中学教育环境，档案管理工作效率较低，无法为中学管理制度提供支撑，档案管理存在多种多样的漏洞，档案保管的安全性与调用的便捷性均无法保证[1]。 1.4 信息化程度较低 虽然中学管理工作信息化一直在教育改革的要求当中，但受教育环境影响，学校更加倾向于将资金投入到教学质量提升之上，大部分地区中学管理工作信息化程度一直滞后于时代发展，尤其在档案管理工作层面。其信息化大多停留在电子档案的建立与储存。未建立专业的管理平台，未采取充分的安全保障措施，信息化档案管理工作的便捷性完全没有展现。 2 中学档案管理工作效率提升方式 2.1 重视程度提升 重视程度是工作效率的基础保障，只有对档案管理工作采取了充分的重视程度，工作人员才能够将大量精力花费在其中，高效完成岗位任务的同时，研究工作效率提升手段。中学档案管理重视程度的提升，主要包含两方面内容： 第一，学校领导重视程度的提升。领导重视程度提升的关键在于打破传统教学思维的限制，明确档案管理工作对于学校发展的重要价值。中学档案管理工作效率的提升可以更加快捷的对学校发展历史进行总结，配合各年学生成绩、学校发展状况等相应信息，有助于明确学校发展的影响因素，对于学校运营管理效率的提升有重大帮助。同时，学校领导需要认识到的是，学校发展与学生成绩之间是相互促进的关系，学校发展良好为教师提供更加完善的教学资源;吸引更多的优质学生，为学生提供高质量学习伙伴等都会使学生成绩出现明显上升。档案管理工作效率的提升在中学管理中有相当高的必要性。第二，管理人员重视程度的提升。当学校领导重视程度提升时，管理人员重视程度自然会随之提升，虽然在上下级性质不突出的中学环境中，该种传递效用会有一定的削弱，但其基础作用依旧存在。此外，学校主要领导还可以通过加强监管巡视力度，完善管理制度等手段，以工作压力提升倒逼管理人员档案工作重视程度提升，确保中学档案管理开展工作效率的提升。 2.2 管理队伍的完善 人才是所有工作开展的基础，人才的数量与质量会直接决定档案管理工作的效率。因此，中学必须加强档案管理队伍建设。 首先，专业档案管理人才的引进。档案管理工作自身较强的专业性与传统中学档案管理人员选择的随意性矛盾严重。因此，学校需要投入一定资金引进专业档案管理人才。由于，学校自身不具备培养能力，人才引进选择最好为档案管理经验丰富的人员。并在人才引进之后，将其任命为档案管理工作的核心。虽然在管理理念中空降是最为低效的手段，但中学背景下，无论是返聘或者兼任，档案管理工作出现一个主要负责人都是原有人员愿意看到的现象。其次，加强档案管理队伍数量建设，档案管理工作自身具有一定的复杂性，少数几个人员无法保证工作效率，尤其二胎开放导致我国中学教育即将迎来全新高峰的背景下，档案工作任务将会大幅提升，进行一定数量的人才储备有较高的必要性[2]。因此，学校可以结合实际情况适宜招聘一定数量的档案管理储备人才。由于以储备为目标，有较长的培养时间，对于人员技能与经验不必提出过高要求。最后，加强档案管理人员培养。档案管理人员的培养需要以引进的专业人才为核心，在制定完善档案管理体系的基础上，明确人员工作需求进行针对性培养。学校可通过采取一定奖励，促使核心人员分享自身工作经验的方式，提升员工培养教育成果，最大化档案管理工作效率。 2.3 工作制度完善 工作制度是档案管理工作开展的基础，在效率提升层面意义重大。中学档案管理制度完善的主要方向包含： 第一，针对性。即全新的档案管理工作制度應当符合学校的实际状况，有效解决中学档案管理中存在的个性化问题。第二，预见性。即上文论述中我国中学教育即将迎来爆发期，全新的工作制度必须能够支撑学生基数大量增长背景下的档案管理工作顺畅展开。第三，全面性。即全新的工作制度需要覆盖全新工作模式的各个方面，保证对档案管理人员工作中的全部行为进行限制、规范。第四，指导价值。即工作制度需要足够清晰、细致，当档案管理人员存在疑问时，能够从制度中寻找到指导或者支撑。 2.4 加速信息化建设 信息技术的全面应用是现代技术背景下，工作效率提升的绝佳手段。因此，中学应当加速档案管理工作的信息化建设。首先，为档案管理人员提供必需的设备支撑，购置数量充足、功能完善的计算机。同时，与信息技术服务商家合作，建立学校档案储存专用云空间。其次，工作流程信息化。即档案管理工作流程全部向线上转移，需要注意的是，档案工作中涉及与所有部门进行档案交接。为保证工作效率，其他部门工作信息化转型需要同步展开。最后，信息安全保障。在与技术服务商家充分合作的前提下，信息安全防护措施通常由商家提供。学校在信息安全层面需要开展的工作主要为提升档案接触全部人员的信息安全意识，避免档案胡乱调用或者随意传播。 3 结论 档案管理工作是中学管理的重要组成成分，对于学校发展意义重大。学校及档案管理人员应当采取充分的重视程度，积极探寻工作模式中存在的问题，并进行针对性改进，不断提升中学档案管理工作的效率。 参考文献 [1]赵开灿.优化中学档案管理的建议[J].办公室业务，2020（08）：80+100. [2]邱明磊.中学档案管理安全保障措施研究[J].办公室业务，2020（07）：150-151. |
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