| 标题 | 信息时代办公室档案管理工作的创新分析 |
| 范文 | 刘改珍 摘 要：随着信息时代的发展不断加快，工作中的档案归纳管理要求也在不断提高。在以往，由于传统的档案管理在过程中极其复杂，没有信息技术的支持会导致整理时间加长，影响办事效率。因此，在现代社会利用先进的信息技术对档案进行重新整理归档，不仅缩短了整理时间，也提高了整体效率，不会导致资源的浪费。在现代社会，信息技术已成为主流，而怎样更有效的利用信息技术来进行档案整理也成为有关人员需要解决的新问题。 关键词：信息时代;办公室;档案管理;工作创新 传统的档案管理由于都是需要人们手动进行整理，缺少有效的科学管理办法，在整个整理的过程中，不免会出现人力的浪费，导致档案整理工作难度加大，过程过于复杂，使办公室的档案整理效率降低。因此，在现阶段，人们大力的对办公室档案管理进行创新，大大减少了人员方面不必要的浪费，同时也减少了过程中产生的不必要的开支，提高了整体的办事效率。 1 档案管理的描述 1）信息技术下档案管理的特点。主要从三个点进行描述：信息技术下的档案整理工作必须严格按照国家规定的相关政策和法律来进行。各单位，政府，企业迈向信息化的特点在于从纸质实物整理存档改变成利用信息技术建立电子档案。纸质档案在以往大大拖累人力资源，而信息技术的运用大大节省了人力，相比起来，信息技术的运用就显示出它的优点来，提升了整体的档案整理的效率。 2）信息化管理的意义。有效运用信息技术进行档案整理，最明显的优点就是更方便快速，通过信息技术知识对档案进行有效的收集归档。并且，相比纸质档案的整理，工作人员只需要熟悉计算机的运用，进行简单的操作，就可以实现工作量减轻，档案录入错误时也可以轻松改正，最大程度上提高了办事效率。另外，积极改进落实办公室信息化档案整理，可以有效的节省人力资源，节约纸质资源更可以节省更多成本的浪费使用。就现在的发展过程来说，办公室想将档案整理和信息技术相融合，就需要提升整个系统的信息技术。由此可见，积极改善推进办公室档案整理的信息化，不仅可以提升工作效率，也能有效促进各单位的长远发展。 2 从人员上先进行创新 不管是在以往的人力为主的档案整理上，还是在现在的融入信息技术后的档案管理上，工作人员都是不可缺少的，而在整个整理过程中，工作人员的创新能力将是决定整理工作质量的主要因素。因此，在进行档案整理时，工作人员自行创新会比其他方式的创新来的更快更有效，更能够在主观意识中解决档案管理中存在的一系列问题。例如：在进行档案管理工作的创新时，应该先从工作人员方面寻求创新。首先，有关部门可以定期组织员工进行创新意识的培训，在进行创新培训前首先需要了解的就是计算机的使用。在现今社会，管理档案的工作需要涉及比较复杂的计算机操作，所以，对于档案管理人员的计算机操作能力有着较高的要求。因此，在进行创新讲解时更应该先让员工熟悉计算机的操作流程，进行有效的计算机课程培训。其次，员工在刚接触时难免会有所不适，所以及时更新员工的管理观念也很重要。在进行培训的过程中一定要加强理论知识，并且对于现实案例也需要更新补充[1]。这两种方案更注重于在档案整理时的过程，改变了以往的管理模式，这也能够有效的提高整体整理效率，增强整理档案的质量，减少了人力的浪费。 3 再从管理进行创新 在以往进行档案管理时会发现，实物档案较多且笨重，在进行管理上很麻烦，并且在寻找时需要耗费大量的时间，所以，这也是在进行传统档案整理时的一个弊端。因此，档案管理的创新可以说是迫在眉睫。这需要先从管理方式上进行大刀阔斧的改革，将以往的老旧方式换成更科学的管理方式，这也可以大大提高办公室档案整理的效率。例如，在传统方式上，档案越多越容易出现档案丢失、内容混乱的情况，这会影响到档案的及时更新改正，严重者更会影响到管理者的管理信誉。另一方面来说，档案没有及时登记，很容易造成后续工作加大困难度，耗费过多人力。所以从管理方式上进行改革显得格外的重要。 4 最后进行信息化的创新 档案的管理是将一个主要的内容进行扩大化，并寻找与之相关的信息内容，将这些信息内容进行及时的整理，分类，在整个过程中都是及其复杂的，工作人员不光需要整理已有的大量资源，还需要时刻注意资源的更新，整个过程需要耗费大量的人力物力。因此，在进行整理过程中难免会出现资料的滞后性[2]。这也是因为当时的管理系统存在一定的缺陷，无法进行自主更新，很难达到之后的管理要求。随着信息技术的出现，进行信息技术方面的创新，这是档案管理人员通过建立信息共享，同时将多个管理部门拉入系统，每当有管理部门进行实时信息更新時，档案整理人员都可以从信息共享中获知，并且能够及时的对现存档案进行修改，避免出现信息的不明确。在各部门进行工作信息交谈时，档案管理人员也可以从中获取一定的方法来改进现有的档案管理办法。这种方法可以有效地应对办公室高强度的整理工作，全方位提升工作效率。 5 结束语 信息时代的来临可以说是解救了各大单位的档案管理，使各单位在现今社会也可以有效地进行档案的整理和归纳，大大的节省了人力的消耗和成本的浪费。就现在的办公室档案管理来说，可以通过多种方式的创新来自行优化档案管理体系，并且会随着时间的前进，信息技术的发展来与时俱进。这不光是提高了办事效率，更有效的节省了大量的开支与浪费。 参考文献 [1]王倩.基于信息时代背景下档案管理工作的创新.办公室业务，2017，000（014）：103. [2]宋珊珊王慧.信息时代下办公室档案管理工作的创新研究.卷宗，2014（4）：74. |
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