| 标题 | 浅谈工程企业档案数字化管理的应用及发展 |
| 范文 | 摘 要：工程企业中最难管理的就是档案，随着时代的发展，传统的工程企业档案管理方式已无法适应时代的要求，急需对档案管理方式进行升级和创新。在信息化技术高速发展的基础上，数字化的档案管理方式被越来越多的企业应用。分析工程档案的特点和作用，了解应用数字化技术管理工程企业档案的好处，进一步分析工程企业档案在数字化管理中存在的一些问题，并提出相应的解决措施，促使工程企业档案数字化管理朝着安全、高速的方向发展。 关键词：工程企业档案;数字化管理;应用;发展 工程企业档案是指企业在工程设计和工程建设过程中形成的具有储存价值的文字或图像，是对工程各个时期的详细记录，涉及工程设计和工程建设中的多个环节，是反应工程活动的证据材料。随着工程项目规模的扩大，工程企业档案的内容也变得越来越丰富，传统的纸质档案和管理方式，已无法适应当前的查询工作，因此，急需对工程企业档案的管理方式进行创新。就目前的发展形势来说，对工程企业档案进行数字化管理是档案管理发展的必然选择。但是在应用数字化技术对企业档案进行管理时仍存在着一系列问题，如何解决这些问题，促进工程企业档案数字化管理的发展是当前档案管理工作的重要内容。 1 工程档案的介绍 1.1 工程档案的特点 1）完整性与系统性。工程档案记录着工程项目的所有环节，使项目有数据可依，使工程朝着精细化的方向发展。工程档案对工程进行全程备案，有利于查询项目的原始数据、分析工程中导致错误的原因、查询项目的各项细节，实现项目管理的完整性与系统性。项目交工后如果出现问题，也可以利用工程档案维护自身权益。 2）流动性与复杂性。工程档案包括项目申请书、项目调查、项目决策等，涉及工程中的方方面面，且容易受到其他因素的影响，这就使工程项目具有较大的流动性。由于工程项目在开展过程中要协调各个专业，比如排水专业、电气专业和建筑专业，只有这些专业互相配合、相互促进，才能保证工程按时按量的完成。由于专业庞多，这就使工程档案具有了一定的复杂性。 3）细致性与完善性。工程档案中包括多个专业、多个单位和多个环节，在记录档案时，要确保各环节的信息准确无误，因此对工作的要求十分细致。同时，工程档案还要不断完善和发展，发现档案中的错误，或是哪项数据记录不严谨，一定要及时改正，只有对档案不断地改正和补充，才能使档案起到对工程详细说明的作用。 1.2 工程档案的主要作用 1）原始数据的凭证作用。工程档案是在对现场数据进行详细的考察后，通过相关人员的归纳和整理形成的档案记录，具有原始数据的证明作用，能对工程的每一个进展环节进行完整全面的记录，可对工程的质量评估提供原始凭证。由于工程档案中包括很多原始数据，因此具有不可替代性，产生纠纷时也可作为保护自身利益的权威证据。此外，工程档案中还包含多种现场记录，记录者只对事件进行了描述，过程中没有加工和删减，是对现场情况的真实记录，因此也能起到凭证的作用。 2）技术资料的参考作用。工程档案中包括在项目进行中使用的各种技术的资料记录，当遇到工程问题时，可对这些资料进行查看，在工程验收时，可以按照工程档案的现有记录进行参考，然后在形成具体的验收档案。 2 工程企业档案数字化管理应用的好处 2.1 使工程企业档案管理起来更加便捷 一般来说，工程企业档案数量繁多、种类复杂，在传统的档案管理方式中，工程企业档案被安放在一个特定的房间中，虽然会按照档案的顺序和编号进行排列，但是在使用时仍需要耗费大量的时间去寻找，因此传统的档案管理方式最大的缺点就是麻烦，在越来越追求速度和便捷的今天，这种方式被淘汰是必然的选择。与之对比，数字化的档案管理显得十分方便，寻找档案时只要在相关设备中输入档案的关键词，就可以准确快速的找到对应的档案。此时档案的存储和查询都是由计算机来完成，节省了大量的人力，并且和传统的档案管理方式相比，数字化的管理方式使用起来更加迅速、有序，企业可以因此节省一大笔人力成本。 2.2 防止工程企业档案损坏 传统的工程企业档案管理是指将企業的各种工程档案打印在纸上，再对这些纸张进行整体和保存。但由于纸张在存储和寻找的过程很容易遭受破坏，而且纸张不能永久保存，这就可能使企业出现因档案损坏而造成损失的情况。数字化的档案管理依靠计算机强大的信息库对档案进行存储，不仅安全而且还拥有充足的存储空间。档案传送到计算机上会在互联网上进行备份，因此就算计算机出现故障遭到损害，也能在另一台计算机上通过相关的技术使档案恢复，保证工程企业档案的完整。 2.3 使工程企业档案更加安全 传统的工程企业档案管理方法，不仅容易丢失而且还有一定的安全隐患。徐州一家生产手表的工厂，工人在对档案进行搬运时不慎将其中的一些档案丢失，导致企业无法为员工继续缴纳社保和退休金，最后法院判决企业要给每位员工赔偿6万元的损失费，由此可见，档案的丢失会给企业造成严重的影响，甚至会给企业带来倒闭的风险。而数字化的档案管理方式就不会存在这个问题，档案不再是一项需要人工管理和人工操作的工作内容，只需要依靠计算机就可以进行档案的储存和调取，既能防止档案中的秘密外泄又能保证档案的安全。 3 工程企业档案数字化管理应用存在的问题 3.1 数字化程度不高，档案利用效率低下 目前大部分企业对工程企业档案实行了数字化管理，但数字化管理的应用范围仅限于档案目录数据化的管理，部分文件资料并没有实现真正的数字化。对一些历史久远的档案无法进行电子档案的升级，甚至一部分电子档案已经丢失，在对这些老旧档案的管理和查询上，使用的仍是传统的办法，既增加了工作人员的工作难度，还可能得到一份残缺或模糊的档案，十分不利于工作的开展。同时，由于一些企业的电子档案管理室设备不齐全、阅读体验较差，导致档案的利用效率低下，档案的记录作用得不到充分的发挥。 3.2 各阶层使用的电子档案管理系统不兼容 由于企业部门太多，各部门的档案信息又不一致，这就会使管理档案的电子系统也存在差异，不同的信息处理方法会使数据转换的接口不规范，难以实现各部门档案信息的转换和共享。各部门形成的电子档案只是简单的归纳到办公系统中，并没有被完整的纳入档案管理部门，因此部分企业在查找档案的过程中依然会出现延时和提取错误的情况。 3.3 档案管理内部缺乏专门人才 与传统的档案管理方式相比，数字化的档案管理显然是一项更为复杂、专业性更强的工作，需要专门的技术人才对电子档案进行管理，不仅要求管理人员能熟练的应用计算机，掌握计算机的技术，还要求他们掌握与管理档案有关的理论知识和实践经验。但现在大部分企业中档案管理人员的观念和思想还处在比较传统的阶段，不能很好地处理档案的私密性和开放性之间的关系，再加上管理人员知识结构复杂、人员素质参差不齐，导致档案管理行业出现人才紧缺的现象。 3.4 网络安全性较差 一些企业在使用计算机调取档案时，网络通常处于不设防的状态，开放的网络环境很容易对电子档案造成损害。同时，网络的广泛性和信息资源的共享性加剧了档案泄露的可能性，使档案容易出现被销毁和被篡改的危险。 4 促进工程企业档案数字化管理发展 4.1 加强工程企业档案系统化建设 加强工程企业系统化建设的目的是建立一个集所有档案信息于一体的，安全方便的综合素质档案管理系统，只有实现对档案的集中管理，才能使数字化档案管理建设发展的又好又快。工程企业档案中会有大量的电子文件，在整理时不能用按照传统的方式进行归纳和处理，因此，档案管理人员要在实际情况的基础上，按电子文件产生的时间、环节和阶段进行不同种类的收集，再按照用户需求和文件重要程度，对电子文件进行细致、全面的加工整理。根据工程企业的现状和利用档案的频率，将工程项目中各个项目的信息采纳人员添加进档案管理中，使檔案管理人员的结构更加完善，制定出实用型强的工作方案。 4.2 档案数字化建设务必追求标准化和规范化 档案数字化工作是一项基于档案信息化建设下的工作内容，数字化档案实行共享的前提是标准化和规范化。其内容包括：档案业务管理规范化、信息共享规范化和网络标准规范化。因此，在进行工程企业档案数字化管理应用的过程中，要制定一套严格的数字化工作体系，使档案在数字化管理过程中每项工作都有制度可依，确保档案管理工作健康、有序地开展，加快档案数字化管理的步伐。想要使档案的数字化管理标准、规范，就要做到以下两点：首先，档案的数字化管理既要有利于企业在实际工作中操作，又要符合国家的安全标准，在对现有的纸质档案进行电子化档案升级的过程中，要使各种类型的档案按照统一的格式和标准进行转换。同时还要使储存档案数据的软件在安全性能和工作性能上符合国家的指标。其次，要加强企业各部门之间的联系，做到各部门档案共享，规范档案的使用情况，使档案数据在结构和接口上保持一致，方便各部门的工作。 4.3 强化档案在数字化管理过程中的安全意识 强化档案在数字化管理过程中的安全意识，主要有下面三个方面：首先要强化电子档案信息系统的安全防范机制，由于档案的信息系统联结着后台的数据库，一旦档案信息系统失守，档案的数据和档案记录的内容将毫无隐秘性可言。其次重视系统中窃取和篡改数据的技术，比如在查找档案时关闭多余端口，对各个端口进行实时监控;在计算机上安装杀毒软件和防火墙系统，防止病毒和黑客的侵入;同时还要对档案的查看和操作进行权限设置。最后要采用保障档案系统安全的技术，在档案系统中建立危险防范机制，制定统一和恢复和备份系统，防止因各种故障对数字化档案管理造成的不利影响。只有确保档案安全、完整地保存在档案系统中，才能真正为企业信息保驾护航。 4.4 提高档案管理人员的素质 随着档案管理的方式发生变化，对档案人员的要求和以前相比也有了很大的不同。工程企业档案数字化管理建设的关键是要求档案管理人员能熟练的操作计算机，同时还要具有一定的专业知识，但目前我国能进行数字化档案管理的人员还比较紧缺，因此，要提高现有档案管理人员的素质，尽早将他们培养成符合社会需求的新型档案管理人才。企业要加定期对档案管理人员进行计算机操作的培训，在培训过程中，除了要让档案管理人员掌握各项操作技巧，还要对档案管理人员进行网络安全知识普及，再通过与其他档案管理部门进行信息交流和经验共享，提高数字化档案的管理水平和管理方法。 5 结语 工程企业档案数字化管理是一项长期、系统的工程，是信息化时代对档案管理方式提出的新要求，也是档案发展的必然选择。但一些企业在应用数字化对档案进行管理的过程中遇到了一些问题，严重阻碍了档案管理方式的升级。为此，企业要结合自身的实际情况，利用现有的技术设计出一套安全、高速、稳定的是数字化档案管理系统，加强档案的管理建设。 参考文献 [1]廖国玲.数字化档案在工程档案管理中的应用[J].城建档案，2019，233（02）：14-15. [2]王竞荣，曹景玉.浅谈企业档案管理的数字化建设研究[J].科技经济导刊，2018，v.26;No.629（03）：185. [3]方玲.数字化档案在档案管理工作中的作用及展望[J].现代国企研究，2018，146（20）：113. [4]郭璇.企业数字化档案安全应用管理的探讨[J].数字技术与应用，2014（02）：202+241. [5]林迎迎.数字化档案管理的应用与发展趋向分析[J].兰台内外，2018，No.228（04）：30. 作者简介 王敏（1981-），男，汉，浙江余姚人，本科，管理师，宝钢工程技术集团有限公司，研究方向：工程企业档案数字化的应用及发展。 |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。