| 标题 | 关于社会救助中心电子档案问题的管理研究 |
| 范文 | 摘 要：目前社会救助中心都在致力于收集和归类既有的电子文件，旨在长期保存有关档案资料，提升档案信息化建设和管理的水平。但毕竟这类工作起步时间较短，实践经验欠缺，导致社会救助中心在凭借计算机技术来管理电子档案时，经常会出现一系列问题。本文结合高密市社会救助站档案管理实际，通过阐明社会救助中心进行电子档案管理的必要性、存在的问题基础上，探讨日后科学合理性的处理对策，进一步提升社会救助站档案管理水平。 关键词：社会救助中心;电子档案;问题;管理对策 社会救助中心选择实施电子档案管理模式，可以更好地保管档案资料，方便在同一时间段被不同人检索阅览、重复利用，操作过程十分快捷灵活，电子档案信息的利用率更获得大幅度提升，可以及时迎合不同使用者的实际需求。至于目前社会救助中心电子档案管理中的问题，还有相关的处理对策，会在后续细致性阐述。 1 社会救助中心进行电子档案管理的必要性 1.1 各类信息的批量档案化管理 步入信息化时代之后，涉及档案信息的记录模式还有载体等，都变得丰富多元，主要包括电子图表、音视频文件、电子邮件、网页或是文本等不同表现形式，这些载体的管理和互动形式，都给传统的纸质档案管理造成强烈冲击，令纸质档案愈来愈难以跟上现代化发展步伐[1]。归结来讲，电子档案管理能够将各类数字化信息进行批量档案化管理，并做到实时性更新完善和共享交流，推动了档案管理的现代化建设。 1.2 档案信息收集范畴的拓宽 社会救助中心在凭借电子档案进行有关信息素材收集整理期间，重点关注一些具备考察、利用价值的光盘还有磁盘载体，因为当中记录了一些珍贵信息，可以清晰和全面地反映出救助中心各阶段不同的工作和活动动态。通常来讲，电子档案信息收集的范畴包括图像、多媒体、文本、影像等文件形式，相比传统的纸质档案，信息收集范畴得到前所未有的拓展。 1.3 档案价值的深入性开发与利用 社会救助中心在组织电子档案管理活动期间，尤其要注意全面开发利用声像档案。好比说用来记录社会救助中心发展历史的影像资料，经过适当开发使用后，有助于持续调动各岗位职员的主观能动性意识，不断增强各部门的凝聚力基础上，引导他们实时性、深入性把握社会救助中心的工作性质和运行实况。 2 社会救助中心电子档案管理遗留的弊端问题 2.1 无法全面替换纸质档案资料 就是说当前社会救助中心内存储和管理的档案资料，还不能全面实现电子化处理，某些工作还必须配合纸质资料予以查阅。 2.2 声像档案未能统一归档 现阶段社会救助中心内的声像档案，大部分是用于宣传推广，因此各阶段的活动也都需要宣传部门负责拍摄和资料整理，随着时间推移，积累了愈来愈多的声像资料，不能及时被综合档案室进行统一性地保存和集中性地管理，造成较多声像档案资料的不完整[2]。在这样的条件下，一旦说综合档案室急需相关档案资料时，还需临时和宣传部门联系，浪费了不少的时间精力还有人力资源。 2.3 系统信息不能被管理者及时确认 社会救助工作并非完全由社会救助中心独揽，包括民政部等机构在内，也会参与到贫困大学生和贫困户救助等资料的拍摄宣传之中，其间也会产生诸多具备较高保存价值的声像资料，一旦说社会救助中心不能及时且全面地收集整理这些信息资料，就会令其工作出现疏漏。此外，电子档案制作期间会耗费较多时间，工作人员难免会忽略保留其实际储存的证据，因此，有关电子档案原始信息的长期保存问题，还有待管理者予以深入性地研究论证。 3 社会救助中心合理处理上述问题的对策 3.1 加大投入，实施现代化管理 为了大幅度提升社会救助中心电子档案管理的现代化水平，第一要务便是要增加电子计算机等重要设备的投入，确保日后统一使用计算机系统中的行政、业务档案储存方式，方便后续使用者随时有效地进行所需资料检索阅览，减少人力、财力、物力的重复消耗现象，改善电子档案整体的开发利用率。再就是在中心加入批量化的计算机等现代化辦公设备，还可以维持档案保存方式的便捷性，减少使用空间并增强资料保密性，为电子档案现代化管理普及，奠定基础。 3.2 完善管理体制，规范管理流程 电子档案资料中的信息过于分散，所以说，当预先树立起完善的管理体制，督促相关职员熟悉电子档案的管理流程。如在进行电子档案收集和分类期间，要引导职员建立适当规模的共享网络，促使有关部门间进行合理的信息共享，避免重要信息的遗漏之余，做到及时性收集和整合最新且重要的资料文件，保障资料的完整性[3]。通常来讲，在对电子档案予以归档期间，要注意拷贝那些有待长期保存的电子档案，确保其具有三套资料，分别用来本地和异地保存，还有借阅;再就是注意将电子档案保存在具备防磁功能的设备之中，做到定期复制和检测重要的电子档案，之后好要注意将这些设备放置在防尘、防磨损、防盗、防强震的环境之中，以提升资料储存的可靠性、稳定性、安全性。 3.3 提升管理者的技能和素养 管理电子档案期间务必要遵循前端控制、集成化管理的准则，如此便可以全面性地配合计算机系统进行管理;再就是当严格依照国家相关规范标准，来针对中心内各类的数字化电子档案予以统一化管控，确保电子档案信息的衍生、收集、归档、应用、保存、销毁、复制、检测等环节，都获得动态性、一体化、全过程的管理，保障电子档案资料的真实性、完整性、有效性，确保日后这些电子档案都可以获得长期保存和开发应用。为了达成这些目标，就当实时性优化完善管理者的知识和技能结构，即要求他们定期参与有关的技术培训和教育活动，力求在不断学习新知识的同时，及时透过各类信息技术发展成果之中汲取养分和积累经验，从而更好地适应信息技术的发展需要，更高效率和更高质量地完成电子档案的管理任务。 4 结语 综上所述，社会救助中心实施电子档案管理模式，有助于更加便捷性地进行所需资料检索、阅览、管理，大幅度提升管理效率。可因为一些人员实践经验不足，导致目前实际管理工作中还遗留较多问题。作为社会救助中心管理者，要及时予以重视，随后借助定期培训职员、管理制度健全、增加投入等途径来解决常见问题，做到长期有效利用电子档案，促使各阶段业务和活动的顺利开展。 参考文献 [1]陈芳.浅析如何加强电子档案的管理和利用[J].商场现代化，2012，36（34）：120-122. [2]曲凤.浅谈如何加强电子档案管理，做好电子档案的利用[J].知识文库，2015，33（19）：71-89. [3]范立萍.加强电子档案管理的具体措施[J].黑龙江史志，2015，15（07）：124-130. 作者简介 隋爱华（1975-），女，汉族，山东高密人，大专，高密市社会救助站，研究方向：档案标准化、档案信息化及数字化，档案资源利用等。 |
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