| 标题 | 探究如何做好国有大型建筑企业的人事档案信息化工作 |
| 范文 | 付莉斯 摘 要：人事档案对于国有大型建筑企业的发展而言，发挥着突出作用。然而，在我国的多数国有建筑企业之中，未能实现人事档案的信息化工作。本文以此为背景，针对如何做好国有大型建筑企业的人事档案信息化工作进行了深入研究。 关键词：国有大型建筑企业;人事档案信息化工作;举措 1 人事档案信息化的含义 人事档案信息化的含义是，将纸质档案进行扫描、处理后形成相对应的电子数据，从而变为电子档案，档案包含的主要内容有目录、原始图像和高清图案的相关数据。在档案中，详细记载着个人的工作经历、工作能力、思政表现等。这份档案在选拔和任用人才时，将会为管理人员提供准确且真实的信息。 2 当前国有大型建筑企业人事档案管理的现状及存在的不足 近年来，随着我国基础设施建设工作的大力发展和PPP模式的逐步应用，使得我国建筑业为改善人民的物质生活方面做出了突出贡献。不过，在建筑企业的发展过程中，也显现出了自身在人事管理方面的不足，亟需引入现代化的管理理念，借以提升企业的管理水平。 2.1 人员流动性过大，易造成档案遗失 参照相关数据可知，建筑行业内的人员流动率高达20%，其中只有少部分人员进入了政府部门担任公职，大部分人员则是继续留在国有或是民营建筑企业中从事相关工作，然而，由于民企中缺少专门的档案管理机构，导致档案无法实现归档，长此以往，员工受到这种工作氛围的影响，自身也不会再重视档案的重要性，在人员的后续流动过程中极易出现档案遗失的情况。 2.2 国有企业及个人不重视档案 首先，考虑到国有企业普遍不重视档案的作用，导致企业内部的管档人员数量稀少，在大多数情况下，都是由一人负责管理多达上千份的档案。数量如此庞大的档案，促使管理人员只能提供存放与查阅服务，难以及时完成档案的收集与整理工作。其次，不同部门的管理人员都缺乏对档案知识的了解，因此，也不具备较强的材料归档意识，极易错失材料归档的良好时机，最终造成材料缺失的现象。最后，员工个人也不重视档案的重要性，不知道哪些材料应该归纳进档案，经常将材料自行存放，导致材料出现遗失。 2.3 人事档案管理水平较差，档案利用率低下 当前，国有大型建筑企业仍旧惯于对人事档案的管理使用纸质档案管理模式，尚未运用现代信息化管理技术，造成上述现象的主要原因是：管理过于简单;企业内部不具备高效的管档工具;档案利用率低下，致使员工信息与档案内部信息无法做到准确对应;档案信息内容更新迟缓，易出现差错且没有准确依据，使得人力资源部门难以准确了解员工的真实动态。 2.4 难以合理利用档案内的数据信息 在国有大型建筑企业中，存放着上万人的档案卷宗，而每一份档案之中都记载着诸如个人工作经历、职称、籍贯等多项数据信息，但是，由于缺乏有效的档案管理工具，致使拥有大量信息内容的档案材料未能在企业的人力资源数据分析方面，发挥自身的数据优势，从而不能提供相关帮助。 3 国有大型建筑企业的人事档案信息化举措 3.1 做好档案信息化人才队伍建设工作 国有大型建筑企业的档案信息化工作是否可以完成，主要取决于企业能否做好档案信息化人才队伍的建设工作。首先，立足于企业层面，就要对该项工作予以高度重视。具体来讲就是，在企业内部成立专项信息化工作办公室，主要领导为分管人事工作的高管，然后，从下属子公司的人力资源部门中选取政治思想过硬、严格遵守原则的员工参与到信息化工作小组之中。本小组的主要工作职责就是做好本单位员工的个人档案审核及信息化工作。其次，在成立小组后，要着重提高相关人员的业务能力，定期组织人员参与培训，通过明晰审核流程、补充材料的具体细则等内容，将档案信息化流程梳理正确。 3.2 加大开发人事档案信息系统的利用程度 通过加大人事档案信息系统的利用程度，可以充分提取档案之中存在的信息数据，借由将档案信息系统数据库同HR系统数据库相对接，使得HR系统能调用各类人事信息，从而避免两个系统中的数据利用率低下，并且还能确保数据的一致性、完整性和准确性。另外，在收集、整理人事信息的过程中，可以达到一次收集而后多次利用的成效，比如，每次更新人事档案的信息内容，在HR系统中也能实现同步更新，此舉极大的提升了人力资源管理的效率。在国有大型建筑企业之中，借由构建数据模型、设置查询、筛选与统计功能，得以形成一套完善的人事信息数据库，以此有效发挥出大数据的种种优势，方可对人事信息内容开展进一步分析，进而为企业做出人才战略的相关部署提供参考。 3.3 做好人事档案专项审核与信息化工作 首先，在企业内部全面开展人事档案信息专项审核工作。前期，由各分公司的工作人员对人事档案进行初审，而后再由公司档案信息化办公室的成员负责后续的复审工作，力争从多个角度出发做好审核工作。在此过程中，找出档案清单之中缺少的资料内容，开具相关通知单，寻求员工个人、部门或是单位进行材料补充，此举可以对档案之中缺少的信息内容进行查缺补漏，以此确保其中的三龄两历等信息是完整、准确的，进而提升档案的利用价值。其次，做好人事档案信息的录入工作，按照清单要求的顺序进行扫描。当该项工作顺利完成后，为人员的后续使用提供了方便，仅需通过系统即可完成档案的查阅或是打印，从而提高了档案的利用率，减少了档案的拆装次数，避免档案出现遗失或破损的情况。 4 结束语 综上所述，在国有大型建筑企业之中，人力资本积累会对企业的未来发展造成重大影响。而人事档案信息化工作却又可以成为企业提升人力资本的关键性因素，因此，企业只有实现人事档案信息化管理，才能为自身的后续发展提供良好保障。 参考文献 [1]朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法[M].机械工业出版社，2003（11）：25-45. |
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