| 标题 | 地质档案数字化管理的现状及对策 |
| 范文 | 刘丹 摘 要：随着社会的发展和进步，档案管理数字化成为时代发展的必经之路，为了提高数字化管理效率，完善现有档案管理短板，本文提出针对性整改方案。本文结合核工业地质档案馆（石家庄）的数字化项目基本管理现状，根据实际工作情况中遇到的问题提出整改方案，以此来实现档案信息资源的互通，提高工作效率，使其在未来的档案管理工作中发挥更大的作用。 关键词：地质档案;电子化管理 1 馆藏地质资料的构成及分类 中国铀矿地质勘查始于1955年，经过60多年的发展，积累了丰富的地质档案资料。核工业地质档案馆（石家庄）珍藏了从20世纪50年代至今的放射性矿产地质勘查工作所取得的各类成果资料。馆藏档案资料按其专业类别分为：区调类、矿产勘查类、地球物理勘查类、地球化学勘查类、遥感地质调查类、综合物化探调查类、地质科学研究类六大组成部分。其中包含了大量的文件、图片以及以光盘为载体的珍贵档案资料。 2 地质档案数字化管理 2.1 含义 地质档案数字化管理含义：是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播。即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。 2.2 数字化管理的必要性 现如今的地质档案管理，是由各单位各项目组通过验收后，将形成的地质档案资料汇总、审核、上交，然后统一归档入库上架。这种传统的模式带来了很多的资源浪费，甚至是档案内容缺失。随着我馆近年收集资料数量的增大，电子档案将代替原有纸质档案的借阅与使用。这样既可以保护原件，也可以减少纸质档案在搬运过程中造成的人力物力和时间浪费，更减少了档案在借阅过程中造成的磨损与伤害，同时也确保了涉密档案在借阅过程中的安全性。所以，全面推进地质资料数字化具有重要的现实意义，更可以使档案发挥出其社会和经济价值。 3 地质档案数字化的应用（方案） 做好统筹规划。将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足利用者的需求 传统的档案以纸质为载体，而数字化档案以光盘、磁盘为载体，依托计算机数字库进行电子化统一管理，进行档案数据的存储与分类。 通过数字化的实现我们可以实现网络交换（即电子归档）、海量存储和自动检索，实现优化的资源共享。而实现地质档案数字化应包括以下几点： 3.1 树立数字化理念 档案管理工作者首先要树立档案管理数字化建设理念，建立完善的管理制度，保障数字化工作的有效实施。其管理制度涉及整个电子化流程，包括收集、归档、扫描、入库，管理等各个环节。通过完善的制度来保障数字化工作的有序开展。 3.2 优化人才队伍 在地质档案数字化建设的过程中，工作者是作者，具有承上启下的作用。提高自身素质，掌握专业技能，学习操作管理，才能使档案工作人员更快的适应现代化的工作管理方式。才能在经济文化不断发展的大环境下，确保档案数字化工作实用高效。在能在现代档案管理的新常态下，为地勘单位的可持续发展提供支持。 3.3 完善工作流程 数字化抢救项目自立项开始，就受到各级领导的高度重视，成立专门的档案数字化抢救小组并制定抢救方案。从2006年开始，核工业地质档案馆（石家庄）开始对馆藏纸质地质档案进行数字化抢救，数字化抢救主要包括：（案卷著录、文件著录扫描录入、资料录入、图片扫描、资料扫描，现行文件录入、多媒体导入等）。数字化抢救的主要工作包括：（1）整理纸质档案并管理分类为报告、附件、附图;（2）对分类档案进行扫描、汇总、编辑;（3）对数字化的档案进行汇总整理归类;（4）建立数据库进行档案信息汇总。 4 地质档案电子化的效果分析 4.1 提高工作效率 实现地质档案数字化，把纸质档案资料通过扫描、摄影、OCR技术转换成电子文档。同时建立的数据库利于为给借阅者提供更便捷、更快速、更准确的服务。而电子档案更容易对数据进行分析和提取，完成了由传统管理向现代化管理的巨大转变，有效的提高了档案查阅、借阅，复制的效率，节省了工作时间，更减少了纸质档案在借阅中的损坏与丢失。 4.2 提高管理效率 实现地质档案数字化，建立完善的数据库管理制度，更有利于规范档案管理工作，形成统一的管理标准，提高了档案管理质量。 4.3 提高档案安全管理 1）借阅安全。传统的纸质档案在借阅过程中存在许多不可避免的问题，包括破损、丢失等问题。而在保存过程中，需要很高的存儲环境要求，更不可避免会受潮虫蚀等问题。而档案数字化管理能安全有效的保存档案，地质档案资料在数据库的有效管理可长久保存，原件的损坏，破损、丢失不影响电子档案的信息。而借阅档案全部是数字化，以光盘或磁盘为载体，不会对原始资料进行人为的伤害。 2）传播安全。数字化档案中不乏有许多涉密档案，在传统模式借阅中，纸质档案可以无限制的使用，可随意通过照相、摄像、拷贝等方式传播给他人甚至是互联网，而导致地质档案信息泄密。随着网络化的发展与应用，数字化档案可通过高效的技术手段防控地质档案的随意复制、传播及泄密，可使借阅人员在安全可靠的网络环境下利用数字地质档案。 5 结论 信息时代的到来给档案信息领域带来了巨大的变化，地质档案数字化项目的有效开展，推动了我馆纸质档案的数字化抢救工作，使档案管理及工作人员的整体素质得到提高，我们抓住机遇，把握时机，紧跟社会发展步伐，确保档案数字化抢救工作有序进行。也全面推进档案管理的电子化进程。使我们核工业地质档案馆（石家庄）在大形势下取得更大的发展与进步。 参考文献 [1]金华英.初论地质档案资料的数字化管理[J].贵州地质，2008（02）：158-160. [2]尼葛洛庞帝.数字化生存[M].海口：海南出版社，1996 [3]青岛市档案馆.建设数字档案馆的主要思路[C].OA办公自动化国际学术研讨会.2001. |
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