| 标题 | 乡镇建设档案的规范管理与资源共享的探讨 |
| 范文 | 摘 要：在乡镇建设的过程中，乡镇的各项活动对档案的规范化建设与管理提出了较高的要求，所以档案的管理人员应当通过资源的共享与配置的优化，基于现实情况，充分做好乡镇建设档案的接收与整理的工作，从而达到规范管理的实现。本文首先简单叙述了乡镇档案建设与资源共享的必要性，其次针对乡镇档案建设管理的问题展开分析，最后对乡镇档案规范管理与资源共享提出了相关建议，为以后档案的查询工作提供参考。 关键词：乡镇建设;档案管理;资源共享 近些年来，随着乡镇经济的快速发展，人民群众的生活也逐渐变得丰富多彩。尽管近些年来乡镇建设活动频繁，企业也积极地参与其中，需要大量的档案管理工作进行支持。但在实际的工作过程中，仍能发现档案管理方面的一些问题和不足。同时，整理出的建设档案数据也要通过资源共享来进一步实现自身价值，也应对其可能存在的问题进行详细的分析。因此，本文对乡镇建设档案的规范管理与资源共享的探讨，有重要意义。 1 乡镇档案建设管理和资源共享必要性 随着乡镇经济的不断发展，乡镇的整体面貌也不断改善。这些城镇建设的完成离不开建设活动的档案支持。由此应重视并提高乡镇建设档案的完整和规范程度。但近些年来归档的档案文件质量日渐下滑，究其原因，是因为多项活动的档案记录存在规范和标准问题，且经常不能按时送达档案室。更有部分企业虽然加入了档案管理程序，但没有整理和报送档案的意识。直到自身涉及相关事宜，对档案有所需求时，才知道要进行档案录入和递交等相关手续[1]。因此必须进行规范的乡镇档案建设管理，这样不但对乡镇的建设活动有益，还能加强当地企业的建设管理，促进二者同时发展。另外为了进一步实现档案资源的价值，推行档案资源的共享也十分有必要。通过推行资源共享，不但能从本地的乡镇建设中积累经验，也能从其他乡镇的档案数据处吸取到更多新的知识。 2 乡镇档案建设管理问题的分析 2.1 档案保管条件不佳 关于档案保管，现有的乡镇建设档案室往往规模较小，且空间有限。这样的办公场所促使乡镇的档案管理部门只得将档案室与办公室合并，有时会导致档案文件只得暂存于室内纸箱木柜当中。这种相对粗糙的保存环境往往难以避免潮湿和虫磕等问题，更达不到“八防”的档案材料保管要求。并且在存储时易将档案和其他无关物品并放，如异味、高温物体等，从而不能保证档案文件的安全性。 2.2 档案管理手续不完善 相对于城市，乡镇机关的办公经费并不是十分充裕，其中能投入进档案建设管理的资金量更是可想而知。从办公环境到硬件设施基本上都处于最低限度的状态，不用说更新和升级，更有甚会出现数量不足的情况[2]。这种资源匮乏的条件直接导致档案管理工作缺乏严谨性和完善性。另外在接收档案时，没有相对的规范整理，大量资料堆积杂放。在进行查阅时，所以只能凭借工作人员的大概印象在众多未分类的档案中进行一一查找。各企业在上交档案时往往也会忽略移交手续，通过对相关事务仔细检查，还会发现空档和尚未提交档案的情况。这种不完善的管理手续最终将导致档案工作查找效率低下，从而不能实现档案机构的真正价值。 2.3 档案收集不全 收集档案需要遵从分类严谨规则和数据完整的规则。但在现实工作中，往往能发现这些规则很难实现。如乡镇建设的工作与国土资源和财政等部门存在一定关联性，档案收集时难免出现交叉现象。更甚会出现同类档案误被分类存储，导致查阅时的不完整。乡镇涉及的建设工程项目包含多方面资料，都有不同的档案整理规则和存储方法。这样分散的管理方法难以确认数据是否完整准时地登记在案，同时也加大了数据整合和文件保管的难度，同时也给档案的利用也带来了极大的不便。 2.4 缺乏档案管理人员 在现有的乡镇建设档案管理中，并没有设置档案专员来管理档案，往往是由办公室文员对档案管理工作进行兼顾。这样的构成会导致档案管理人员整体缺乏相关专业知识，不能做到良好掌握档案管理技术的新要求，及时了解管理档案的新鲜政策。在职的档案管理人员也缺乏对本职工作的热情与积极性，主要是因为档案工作相对繁重，且编制人员相对不足。这种薄弱意识和乡镇建设档案管理人员的缺乏直接影响档案管理效率[3]。 3 乡镇档案规范管理与资源共享的相关建议 3.1 乡镇档案建设规范管理措施 乡镇建设档案的管理工作应进行系统的规划。首先，应该从根本上真正地认识到档案规范化管理的重要意义。同时进行管理知识的普及和宣传，对档案管理和交接进行详细的规则制定。使管理者到参与者充分了解相关法规和本乡镇档案管理制度的严格性。在档案管理工作当中，管理人员应遵照相关规定，不断从实践中积累经验，促使参与企业和各部门进行规范化的档案交接和查阅。其次，乡镇建设的档案管理不但需要完善的管理机制，聘请具备专业性的综合型人才也是十分必要的。对档案管理人才的要求，不但要有应变能力和灵活的思维，还要具有广泛的知识面。通过融合多方知识和经验于档案管理当中。所以要积极培养现有人才，和不断引入新鲜血液。在充分提升人才资源后，乡镇同样也要对档案室的硬件设施进行全面的更新，通过建立计算机端的资料库，将现有档案数据整合并录入资料库当中，便于信息的查阅和更新。将信息技术融入档案管理工作，不但实现了档案管理的现代化，还可大幅度提高管理工作的效率。 3.2 乡镇档案资源共享具体路径 乡镇建设档案通过规范化的建立后也形成了大量数据信息，最终应供人进行查阅实现自身价值，由此可进行档案资料的共享。但在共享的过程中仍旧面临几个问题。 首先，檔案资料是具有机密性的，在共享之前应保证档案在查阅过程中的安全。传统的档案室使用铁制柜架进行档案保存，每个柜匣都带有一道锁。若整体档案室带有防护密锁，则同样也可保证档案保存的安全性。同时也应加强管理人员的素质教育，在档案室安装监控等从而避免档案遗失等情况发生。 其次，在档案借阅的过程中应规范录入借阅者的信息，信息需详尽准确，也要严格把控借阅的有效时间。为实现借阅和记录的系统化操作，乡镇应当对管理人员进行管理系统的知识培训，由专业人员对相关问题进行解答和知识的引导。 最后建议关于一些特别重要的人事任命、职务晋升等相对于个人利益相关的文件可以设立专门的网络资源共享平台，设置专人上传以及为他人提供查阅之便。同时也要建立档案管理监察小组，对档案管理工作进行定期的监察，从而及时发现档案共享当中出现的各种问题，实现乡镇档案优质管理和实时共享的双向发展。 4 结束语 总的来说，乡镇建设档案管理是一件重要的管理工作。同时为促进乡镇良好的经济发展和积累相关经验，进行档案资源共享也是十分必要的。通过档案数据共享，也能大幅度提高数据的利用率，实现档案整理和管理的最终目的。重视档案管理和共享工作，不但利于乡镇建设，也能促进当地人民生活水平的逐步提高。 参考文献 [1]许庭霞，张琪琪.新时期乡镇建设档案管理的几点思考[J].农业装备技术，2018，v.44;No.205（03）：65-66. [2]段小凤.乡村记忆视角下农村档案资源建设研究[D].2018. [3]杨敏.乡镇建设档案管理中的问题与对策[J].档案与建设，2018，000（011）：88-89，92. 作者简介 王家佳（1988-），女，汉族，新疆玛纳斯县人，理学硕士，玛纳斯县凉州户镇人民镇府，从事玛纳斯县凉州户镇人民镇府档案管理工作。 |
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