| 标题 | 浅析大数据时代的档案数字化管理 |
| 范文 | 王明霞 摘 要：大数据时代的到来对于各行各业不仅仅是一种机遇，也是一种挑战，通过大数据可以提高档案管理的水平，构建出实用、高效的档案管理模式。大数据虽然提高了档案管理的工作效率与质量，但是相应的也增加了档案管理的难度，重视档案信息化管理，为社会发展提供及时、准确和高效的信息数据，才能适应当前社会发展的需求。 关键词：数字化;档案管理;对策建议 1 档案数字化管理的意义和优点 档案管理无论是在行政单位还是在企业单位都起着不可替代的作用，能够有效的保护智力劳动成果，大数据时代下的档案管理工作无论是存储功能还是资源收集功能上，相较于传统的档案管理工作有着很大的优势。在档案管理工作中只有不断的更新大数据技术，才能够更好的提高档案管理工作的效率与质量。 在档案管理工作中，专业的档案管理部门通过先进的电子化方法，实现信息资源的合理分类和高效处理，传统的档案管理工作非常容易受到一些外界环境的影响，在大数据时代下，档案管理工作能够很大程度的保证档案管理的实效性，减少复制、借阅、查询而发生的造成损坏的现状，大数据提高了档案的价值，成为宝贵的资源来源渠道，信息共享更加的便利，使得之前的死档案转换成了活数据。随着数字时代的到来，人们对档案服务以及档案网站建设质量要求也更高，档案服务工作的开展以及档案网站的建设质量也是影响社会公众对档案馆整体满意度的重要因素。因此，档案服务和档案网站建设不容忽视。同时，与传统的档案馆藏资源相比，大数据时代下建设数字档案馆馆藏量具有载体形式多、数据量大的特点，给档案利用服务带来了新的挑战。 2 数据时代的档案信息化过程中遇到的问题 1）数字信息量较大，其中一些数据被积累储存在业务数据库中，一些被定期销毁，还有一些被转移到临时载体上。若档案管理不能建立起良好的管理系统，可能会造成较大的损失。在以往的档案管理过程中，已经形成了以纸质文件形式进行档案管理的管理体系和业务流程，在文件归档到档案系统当中的时候，数字信息不能归纳到一般的档案管理系统当中，因为数字信息容易在周转过程中缺失，导致电子文件在档案管理过程中缺失。 2）档案处理技术有待完善。大数据时代下的档案管理工作和传统的档案相互比较虽然能够有效的提高工作效率和质量，但是其档案处理技术要求较高，经常出现分类存储、归档问题，尤其是信息技术在不断的更新，很多标准有待完善，电子档案是多种档案信息混合到一起的，在分类中存在一定的难度。电子档案可以插入图片、声音、视频，虽然具有很强的可控性，但是也具备着可变性的特征，如果数据信息出现了复制和变更的现状很难发现，这为档案管理工作增加了一定的难度。 3）数据安全和网络安全问题。网络属于一把双刃剑，如果不能够正确的使用，就会出现很大的数据安全和网络安全问题，严重影响了档案管理工作的顺利进行。由于在档案管理工作中涉及了过多的数据，所以加强网络安全是非常有必要的。经过实际调查发现，在档案管理工作中出现系统漏洞、黑客夹击的概率是非常大的，使得档案外泄，严重时还会出现非法传输的现象，不能够保障信息、数据的安全性，所以在网络安全管理工作中要提高信息复制、存储、录入的手段。 4）人才较为缺乏。随着大数据时代的到来，云计算在档案管理工作中得到了广泛的应用，这使得对从业人员的技术水平有了更高的要求，但是目前档案管理人员呈现出的是人才较为缺乏的现状，本身档案管理这个工作的人才比较少，并且档案管理的待遇低，岗位设置不合理，导致难以引入高素质的人才。在大数据时代下，很多档案管理人员还是之前传统档案管理工作人员，缺乏一定的信息技术水平，所以一定要引入技术水平较高的档案管理人员，并且要加强信息技术的培训工作，提高档案管理工作的效率和质量。 3 数据时代档案工作的对策和建议 大数据时代下档案管理工作的保管方式与档案储存都发生了根本性的改革，大数据的到来使得档案管理工作有了质的飞跃，传统的档案资料只能够体现出自身的价值，从而發挥的是点的作用，而通过大数据时代，能够把这些点都连接起来，编织成了一个网，而网发挥出来的作用是无限大的。 1）整合资源，搭建平台，提高智能化程度和资源共享水平。档案管理的电子文件真实性、存储时期和规范性还需进一步加强。在建设档案目录和档案数据库的过程中，要利用法规对电子文件的格式进行规范化管理，尽量使档案管理系统更加规范。同时应当对电子文件进行筛选，筛选出关键的信息进行归档，这样可以避免人力和物力的浪费，收集一些不必要的信息。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，使得档案信息具备快速搜索查找功能，能够给用户提供更加便捷的服务。档案管理工作也可以借助网站实现规范化和专业化。 2）建立规范的管理机制。解决好档案保密与开放之间的关系问题，既有利于保障涉密档案资源的安全，也有利于实现开放档案资源的充分利用。在档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新档案管理制度。有关档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的档案管理制度。一是健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性与完整性。统一档案管理标准。标准规范化是档案信息化建设的重要基础之一，如果相关档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。 3）加强对档案信息化建设的重视。各个部门的领导要加强对档案管理信息化建设的重视。首先是从思想上就要提高档案信息化管理意识，认识到档案管理信息化的重要性，这样才能够不断的完善档案管理系统，把档案管理系统的优势充分的发挥出来。其次，还要加强数据库的建设力度，在档案大数据中首先要保证数据的真实性和可靠性，一定要录入最原始的信息，并且在档案数据库开设过程中一定要按照国家、国际相关标准来开设，充分的考虑到物力、人力、财力问题，提高档案管理数据库的标准化和通用性。最后要保证档案资料的广泛性，在大数据时代下档案管理工作不能出现被动授受数据资料的趋势，而是要主动的去搜集资料。 4）提高档案管理人员的专业素养。在大数据时代下，文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的，所以提高档案管理人员的专业素养是非常有必要的。除了能够胜任档案管理工作，其次还要加强对工作人员信息技术的培养工作，只有拥有了计算机技能才能够顺利的处理庞大的数据资源，具有较强的数据分析能力，能够有自己的独特见解。并且工作人员要具备较强的责任心，能够意识到档案管理工作的重要性，能够全身心的投入到该工作中去，把档案数据资源的优势充分的发挥出来。 4 结束语 大数据时代的到来对档案管理工作既是一项机遇也是一项挑战，档案管理部门要抓住机遇、迎接挑战，把信息产品和人们的现实生活相互联系起来，为人们提供最真实、完整的数据资料。适当借鉴国外较先进的档案信息化管理工作体系，建设出符合我国国情的档案信息化管理体系，使档案管理更科学，从而实现档案资源的优质共享。 参考文献 [1]赵新芳.大数据时代下档案馆的数字化发展[J].城建档案，2018（8）：16-17. [2]陈婷婷.大数据时代背景下档案管理探讨[J].办公室业务，2016（13）：107. |
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