| 标题 | 如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化 |
| 范文 | 罗凯 摘 要：档案管理对于机关事业单位的人事调动有着重大的意义，也是对机关事业单位是否能发挥其职能效用的最大考验。当前随着信息化时代的发展，各行各业的檔案管理已经逐步走向了信息化管理的道路，对于机关事业单位来说更需进一步实现档案管理的规范化标准化。 关键词：机关事业单位;档案管理;规范化;标准化 1 引言 随着我国经济社会的不断发展，档案管理工作显得越来越重要。档案伴随着人的一生，它形成于各项工作中，对于保存考究具有重大意义。它是对自然人工作的记录及考察的凭证，而且退伍军人作为特殊的群体，他们的档案信息显得尤为重要，不仅关系的退伍安置，而且还牵扯到其他一些福利待遇问题。因此，档案管理工作应当十分严谨。因此必须做好相应的规整，建立健全管理体制、完善档案基础设施设备以及健全档案管理工作制度。另外，档案管理工作应该与时俱进，适应现代社会的发展，吸收、借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势[1]。 2 机关事业单位档案管理工作存在的主要问题 1）机关事业单位档案管理方式陈旧。根据调查显示，机关事业单位的档案管理模式大部分依旧沿用旧时代的方法，以纸质的档案管理存储为主，然后将其存放在特定的档案袋中，当使用到这些档案时，需要到指定场所进行查阅，查阅过程使用的时间比较长。这种管理方式在九十年代能够发挥重要的作用。但是，随着社会的不断发展，随着信息化技术的发展，互联网技术更是日新月异，在档案工作内容的逐渐细化，档案的数量越也来越多的今天，传统的档案管理方式就显得比较“吃力”，因为它不仅不能提高行政管理的效率，还会给管理部门增加繁重的负担，影响整个单位的工作效率。因此事业单位档案管理方式不能一成不变、因循守旧，不能停留在以前的方法上。而应该利用现代信息技术开展档案管理工作，将传统管理模式与现代信息技术相结合是档案管理发展的新趋势。网络化管理档案，不仅可以提高档案信息的查阅效率，更可以实现档案的异步存储与信息同步，并且可以实现档案信息数据的共享性。对于档案的查找更是既方便又快捷。节约了档案管理工作的时间，减轻了其工作量。 2）档案管理认识水平有待提高。目前，机关事业单位往往把比较实际的工作当做核心任务，认为档案的管理属于后勤。因此，在工作中总是会比较懈怠。产生这种问题的一个重要原因就是事业单位的领导对档案工作不太重视，他们认为这种工作既不能突显自己的工作成绩，也不能展现自己的人生价值，因此，往往安排学历较低的员工或者工作水平较差的员工归置档案管理这些员工的工作效率是极其低的，此外，工作态度也存在一定问题，例如会将这份工作当作是休闲的工作，或者打发时间的工作，不会将自己的精力完全投入到档案管理工作中[2]。同时，上级的相关部门在考核时，往往也会忽略档案管理的考核，这样也使档案管理积极性极大降低。此外，工作人员在填写档案时，存在敷衍的思想，填写过程极不认真，字迹潦草、内容简单，这使得档案的价值大大降低。以上种种情况使得档案资料的内容利用性极差，不能为实际工作带来有益的帮助。所以，这种局面必须改变，必须规范化档案信息的填写工作。 3）信息资源开发各自为政，缺乏沟通。信息化的发展，使得世界成为一个整体。但是对于档案管理却无法实现全面联网互通、数据共享。各个事业机关单位的信息资源无法适应跨系统，跨平台的网络化应用需求，使信息资源开发出现各自为政、无法连通的现象，而档案信息的机密性又加剧了这种现象的发生。除此之外，在档案信息资源的开发工作中，大部分档案部门法律意识较为淡薄。 4）缺乏完善的档案管理体系。尽管有的机关事业单位会安排专业的部门或人员负责档案管理工作，但由于缺少完善的档案管理体系，致使档案管理工作的效果不尽人意，档案信息错乱、信息录入档案信息错乱、信息录入不完整等情况时常发生。在缺乏完善的档案管理工作体系的情况之下，档案管理人员的相关理论知识会比较匮乏，档案管理工作的工作效率难以保证。 3 推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化 1）提高认识，加大宣传力度。加大档案管理工作的宣传力度是归置档案规范化标准化的重要前提。国家相关部门应经常通过宣传档案法律、法规和有关管理规定，提高各级单位领导和广大干部职工的档案意识，使之充分了解档案是党和国家的十分珍贵的财富，是社会各项事业得以持续发展的重要基础，是不可再生和不能替代的重要资源，做好档案工作是每位工作人员应尽的责任。 2）依法治档，建立健全档案管理工作的相关制度。建立健全档案管理工作的相关制度，使档案管理工作在程序化、规范化、标准化、科学化的轨道有条不紊的进行，这是做好档案工作的重中之重。因此，首先要用制度去规范档案工作;其次要用制度去保障档案工作稳步进行[3]。 3）稳定档案人员。做好档案管理工作的关键在于档案管理工作人员。因此，稳定档案人员，提高档案人员的综合素质是档案工作摆脱困境的重要保障。首先要确保单位档案人员的相对稳定。因为档案工作是十分专业的工作，具有很强的实践性和操作性，没有三、五年的“档龄”及丰富的实践工作经验，要想真正做好档案管理工作，达到档案收集、管理的规范要求是难以办到的。其次要加强学习更新知识结构，提高综合素质。一方面要加强职业道德的修养，树立正确的职业道德观念，树立为社会发展服务的思想;另一方面要熟练掌握信息技术。档案事业发展的趋势将促使档案人员从理论型、实干型向技术型转变。 4）将档案统一分类号。利用现代信息计算机在检索时，应当根据档案的分类号查找，所以，分类号的制作会影响计算机检索的效率和结果，为了提高检索的效率，档案管理人员在分类过程中，要根据我国的《中国档案分类法》进行分类，同时，还要需依据各地的具体情况进行划分，提高档案的可利用价值。另外，在分类工作中，要加强分类的审查力度，及时纠正不合理的分类，并且要经常组织机关单位工作人员统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，实现规范化管理的目标。 5）采取有效的措施，推进档案现代化管理。必须高度重视档案信息化工作，把它列入重要工作日程，投入一定的资金，逐步配置信息化基本设备，平时要加强档案人员的计算机管理及软件知识的培训，争取早日全面系统地将电子计算机、光盘、缩微、声像等技术应用于档案管理。只有将档案管理工作与现代化技术广泛地结合起来，才能最大程度地为本单位的各项业务和社会提供优质的服务[4]。 4 结语 随着社会经济的发展，档案管理工作必须与时俱进。依法治档，建立健全档案管理工作的相关制度，稳定档案人员，树立先进的档案管理经验，采取有效措施，积极探索适应现代化经济发展的档案管理模式，建立一套科学的、有效的、灵活的档案信息管理体系，增强档案管理工作人员的专业知识和业务水平，充分利用现有技术开发计算机网络技术，实现档案管理的规范化、科学化、标准化、现代化，为社会信息的使用者提供更多有价值的信息资源，才能推动我国社会经济的健康发展。 参考文献 [1]路晋超，贾彦敏，林建民.事业单位档案管理信息化建设的若干问题[J].黑龙江史志，2013（11）：119. [2]姚武.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].中国管理信息化，2016，19（15）：174-176. [3]陈芳.关于推进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化探究[J].办公室业务，2017（05）：92. [4]成立立，李伟.档案信息化建设存在的问题与解决措施[J].黑龙江科技信息，2012（04）：130. |
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