| 标题 | 化工企业档案管理存在的问题及应对之策 |
| 范文 | 摘 要：随着档案管理事业的不断发展，以及应用于档案管理行业的各种新技术、新策略的不断落地，化工企业的档案管理工作也需要创新，也需要重视以往存在的诸多问题和不足，如此才能让档案管理工作更好地服务于化工企业。本文中，笔者首先分析了目前化工企业在档案管理方面存在的问题和不足，然后从多个角度提出了具体的应对之策，以期相关研究内容能够为广大工作人员，带来一定的借鉴和启示。 关键词：化工企业;档案管理;管理策略 档案管理是化工企业日常运营管理的重要组成部分，随着各类化工项目的不断推进，各类档案数量也在直线上升。相关工作人员以及对接部门使用档案的频率也不断提高，当传统管理方式已经无法满足化工企业发展诉求时，内部管理人员就必须意识到传统管理方法存在的問题和不足，然后从多个角度进行必要的调整和创新。 1 化工企业档案管理存在的问题 以笔者所在的企业为例，所从事的项目为开发和应用“独居石”，基于环保作业、环保技术开发等模块展开，以按照国家部委对放射性管控的要求，以数字化、智能化和自动化为原则，秉承高度的社会责任感与使命感，致力于独居石冶炼的资源化、无害化和现代化。在项目推进的过程中生成了大量的档案，而随着时间的推移，这些档案在管理过程中暴露出诸多的问题和不足，具体来说包括这样几点： 1.1 保密性和安全性不足 档案管理的保密性和安全性不足是多方面因素共同导致的结果，其中最为突出的两点便是管理者的个人因素以及新技术在档案管理当中的应用因素。 首先，企业内部档案的公开、借阅并没有形成严格的制度和规定，部分档案在借阅的过程中难免出现损坏或者丢失，且部分档案在被调用的过程中出现人为损毁，影响到档案的真实性;其次，电子管理手段的安全性无法得到全面保障，病毒、电子存储空间的安全性等都会影响到档案管理的质量;最后，部分档案管理人员本身保密意识不佳，没有对企业档案进行分级。不同类型的档案秉承统一的原则和标准进行借阅，以致出现泄露商业秘密的情况。 1.2 信息化建设程度有待提升 信息技术的快速发展以及其在各行业内的广泛应用，促使其与档案管理的结合变得理所当然。但是就目前化工企业档案管理的实际情况来看，其信息化建设和电子档案的应用程度存在明显不足，甚至于已经落后于企业快速发展的客观现状。这种落后主要表现在这样几个方面： 首先，电子档案的应用程度略有不足，包括对电子档案的管理、电子档案的生成以及电子档案安全维护等;其次，信息化应用队伍有所不足，包括人才的缺失、现有人员信息化素养不足、档案管理的信息化技术应用意识不强等;最后，已有纸质档案的数字化进程缓慢，管理方法落后，可能导致档案缺失、遗漏甚至丢失的情况，为相关项目的开启带来了一定的影响。 1.3 竞争、协作理念有待增强 当今社会的各个领域都存在竞争，而竞争的存在除却会让当事人倍感压力外，还会促使其为了直面竞争不断提高自己，以便更好地在社会当中立足。对于化工企业的档案管理工作而言，其现阶段明显处在一成不变的工作状态当中，缺乏合作意识、更缺乏竞争机制，这就导致相关人员很难对现有的工作状态进行调整和革新，缺乏突破思维，纵然意识到档案管理工作已经无法很好地为企业开启服务，却没有更多的能力和精力来改变这一切。 2 化工企业档案管理存在问题的应对之策 针对前文所提及的目前化工企业在档案管理方面所面临的问题、存在的不足，笔者认为其在接下来的一段时间，需要从这样几个角度做出调整和突破： 2.1 提高对档案管理的重视程度 对化工企业而言，重视档案管理工作无疑为企业顺利推进相关项目提供了莫大的支持，所以相关领导及管理人员必须重视档案管理工作，意识到档案管理的意义和价值。具体来说，这种重视除了表现在增加档案管理的相关投入、提高对档案管理工作人员的培训力度外，还包括对档案管理安全性及保密性的高度关注，而要想达成这一目标，其需要从这样两个角度做出应对： 第一，严格按照国家现行的标准及规范，对企业档案库房及档案室的选址进行限定，一方面要确保档案存储空间、借阅室与办公区域的相互独立;一方面还要方便档案管理人员管理;第二，化工企业要针对档案管理人员进行专业的保密技术培训，尤其是针对电子档案使用安全方面的问题，要进行针对性的教育;第三，加强对电子档案的规范化使用。其作为一种新型的档案载体，未来在化工企业当中的占比只会越来越高，所以档案管理人员必须加强对电子档案概念、特征等的理解和认知，加强在网络安全、数据处理、电子档案等方面的学习，确保企业的电子档案应用有序且规范。 2.2 规范化工企业档案管理 化工企业应生成相应的档案收集和管理规范，以便相关人员能恪守相关要求，做好档案管理工作。 首先，严格做好档案、文书、资料的收发和登记工作;其次，加强对零碎文件、资料的收集和管理工作;再次，加强档案管理队伍建设，组织一支常规工作和兼职相结合的队伍，并将文件及资料的收集工作全面落实到人，要求定岗定责;最后，针对不同内容、不同类型的档案，做好针对性的管理。第一，针对企业的计划型档案，要根据计划的周期（年度、季度和月度）进行划分;第二，针对不同项目所产生的档案，要根据项目名称进行分别保管;第三，在人资档案管理方面，要和企业的人力资源部门进行合作，将内部员工档案、合作团队档案、外聘专家及支撑档案分开保管;第四，企业项目管理和员工业务考核方面产生的档案，也要进行区分管理。 2.3 激发档案管理人员工作的积极性和主动性 要想激发档案管理人员的工作积极性和主动性，关键在于提高对其工作重要性的认可程度。 首先，企业领导要对档案管理工作者予以足够的认可和关怀，让档案管理人员充分意识到自己在企业当中的重要性;其次，针对档案管理工作要设置一定的奖惩制度，对工作成绩显著、为企业节约成本、避免浪费和损失的员工要予以奖励;反之对那些工作懈怠、态度不够积极的人员要予以必要的惩罚——如此行为只为激发员工的工作热情，正视自身工作的责任所在。 2.4 强调档案形成过程的客观性 信息技术的快速发展虽然给档案管理及应用带来了一定的便捷性，但是在此过程中也出触发了有关档案信息真实性的挑战。化工企业的档案管理人员要确保档案收集过程的规范性，保证档案资料的准确性和真实性，切忌为外界因素所影响，降低了档案管理的质量，甚至为后续工作带来严重影响。为了维系档案形成过程的客观性与真实性，企业必须建立相对应的档案管理体制，并加强相应的档案数据库建设，要将图文、影像等不同载体的资料全部纳入档案管理体系当中，构建立体化的档案管理系统，全方位维系档案真实性。 3 结束语 总而言之，在全新的形势下，化工企业档案管理人员必须正视以往存在的问题和不足，通过创新加快现代化进程，要在更新管理观念、引入一系列现代化的管理模式之余，发挥档案管理的功能和效用，让其更好地服务于化工企业，也推动其更为健康地发展。 参考文献 [1]胡珺华.信息经济时代化工企业档案管理工作研究[J].办公室业务，2013（10S）：156-157. [2]李宁，韩静，苏子恒.化工企业档案管理与电子信息技术的应用[J].化工设计通讯，2016（11）：74. 作者简介 李德俪（1983-），女，汉族，湖南衡阳人，硕士研究生，档案馆员，研究方向：档案管理。 |
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