| 标题 | 运用质量管理理念指导科研产品档案归档工作 |
| 范文 | 贾鹏林 摘 要：近几年随着全球化竞争日益激烈，对科研院所的科研能力、质量管理、服务等方面提出了更高的要求。质量管理体系的有效运行能够确保科研项目按进度完成，科研产品档案应按照质量管理体系要求进行档案的收集、整理工作，这样可以完善档案管理方法，有效提高档案管理质量。 关键词：科研项目;质量管理体系;科研产品档案 1 质量管理体系及其过程 近几年随着全球化竞争日益激烈，对科研院所的科研能力、质量管理、服务等方面提出了更高的要求。项目管理水平的高低直接影响了项目质量的好坏，更是成为制约我所发展与成长的重要因素，因此在项目管理中运用质量管理体系是科学的、有必要的。 根据GB/T 19001-2016《质量管理体系要求》和GJB 9001C-2017《质量管理体系要求》编制我所的质量管理体系，文件包括：质量手册、程序文件、第三层次文件（管理规定、作业文件、技术标准）。质量管理体系包括了策划过程、支持和运行过程、绩效评价过程、改进过程，为确保这些过程受控并有效运行，制定了一系列程序文件，作为过程运行所需的准则和方法。运用过程方法和基于风险的管控及其持续改进的过程，可以提高顾客及其它相关方满意度和适用法律法规的产品和服务。 2 科研产品档案管理规定 质量管理体系的有效运行能够确保科研项目按进度完成，提升项目质量[1]。质量管理体系贯穿产品实现的全过程，在过程控制中，伴随着具体的项目实施，会产生大量科研产品档案，科研产品档案是在科研产品文件中具有保存价值并已完成归档保存的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。科研产品档案在质量管理体系建设中发挥着重要的凭证作用，因此我所对科研产品档案管理形成正确的认识，充分发挥其凭证作用，为质量管理体系建设提供有力的支持[2]。 档案中心根据质量过程控制要求，编制了《科研产品档案管理规定》，明确了部门职责、归档范围、归档要求、归档程序、档案的整理和保管、档案的利用管理等内容，对档案实行更有效的控制。 归档程序中明确了归档管理节点，分为：1）阶段归档：按照科研产品项目研制生产过程中任务确定、方案评审、设计评审、出所检验，采购、外包等阶段节点产生的文件资料进行收集整理;2）归档验收：科研产品项目完成项目验收、移交、鉴定，完成科研产品档案的齐套性确认及验收;3）补充归档：完成项目移交、鉴定或定型后，完成本阶段产生的科研产品档案的补充性归档。将归档工作由事后收集、整理转变按阶段进行收集、整理，可保证科研产品档案的完整性、齐套性以及溯源性和传承性，提升科研产品档案的质量，为后期科研产品档案的保管以及利用打下了良好的基础[3]，所以运用质量管理理念指导科研产品档案收集、整理、归档工作是非常必要的。 3 运用质量管理理念指导科研产品档案归档工作 阶段归档：研制产品一般包括任务确定、方案设计、工程研制、设计定型及生产定型五大阶段，系统集成类项目一般包括任务确定、方案设计、联调联试、出所检验、现场安装调试、交付验收等阶段，其中任务确定阶段按《任务确定阶段控制程序》的工作流程展开，方案设计、联调联试、出所检验、现场安装调试、交付验收按《项目策划控制程序》《产品研制过程控制程序》的工作流程展开;生产产品一般按《产品生产过程控制程序》的工作流程展开。 3.1 任务确定阶段 根据顾客招标、立项论证或情况，市场部门组织召开项目投标或立项启动的首次会议，确定项目代号，制定此阶段的工作计划，明确投标和立项论证过程中应形成的各类文件。重大项目或500万元以上的项目，需要对《投标书》或《可行性论证报告》进行评审，形成《任务确定阶段文件评审报告》。在市场部门任务交接前需要档案中心签字确认此阶段的文件归档齐套才能转入下一个阶段。 3.2 策划阶段 科研生产处下达工程令号，任命项目设计师系统成员，明确设计和开发人员的职责和权限，以及负责收集、整理此项目的档案主管。完成任务交接后，科研生产处组织进行项目策划，划分研制生产阶段，确定各阶段的评审、验证和确认活动。根据《件与设计文件签署规定》，结合项目特点，对项目科技文档实施策划，确定为实现过程所必需的文件和资料要求，做出规定。策划输出的文件按其签署规定批准后生效。归档前的文件由标准化师核对文件的内容及格式，并且签署完整才能归档。档案主管按照此阶段应产生的文件进行核对齐套性、完整性检查。 3.3 产品从设计开发至交付前的阶段 项目策划，执行《项目策划控制程序》;方案设计，对设计和开发输入进行评审，形成设计和开发输入评审表，需要进行专题研究支持方案设计时，编制专题研究报告，项目总师根据要求形成此阶段得研制方案、结构设计报告等档。研制方案等文档通过评审并齐套归档;技术设计，根据研制方案以及合同和技术协议等要求，完成技术设计，技术设计方案（或实施方案）等文档通过评审并齐套归档。加工过程，执行《产品生产过程控制程序》，加工的图纸和文件从档案中心提取。按照项目《研制计划》划分的阶段，完成方案评审、设计评审、设计定型之后，档案中心督导相关研制生产单位，完成此过程各个阶段科研产品文件的归档。档案中心确认已完成标准化大纲规定的出所检验前各阶段件和设计文件归档后，方可出所检验。件和设计文件按照程序文件的相关要求进行编制、签署，应协调一致，现行有效。 3.4 交付阶段 产品出所检验合格，完成产品质量评审进入交付阶段。用户验收或交付用户的文件及软件产品，均从档案中心提取。用户验收文件（如鉴定/验收意见及会议纪要等）随此阶段产生的件和设计文件一并归档。合同中规定有使用和维护培训要求时，保存培训记录随件一并归档。办理移交时，相关移交文件及双方签字的移交清单要归档。完成初步移交后，档案中心确认项目验收/初步移交阶段文件归档齐套性才能进行产品交接。 归档验收：研制与生产项目完成验收/初步移交后，进行文件齐套性检查，文件材料的质量检查，账物一致，符合齐套归档要求，形成《项目归档齐套确认单》《项目简介》。齐套的科研生产项目文件，应由形成完整配置的电子文件、光盘电子文件（含：软件产品环境和外来文等），以及其他纸质文件（含：检验记录、测试记录、环境试验记录、评审意见、外来文件等）共同组成。 补充归档：正式移交或鉴定、定型后，完成移交或鉴定、定型相关文件的补充性归档，并确保交付产品与归档文件的一致性。 综上所述，质量管理体系中的有关程序中都对项目档案的归档及利用提出了要求，并且任务确定阶段、出所检验阶段、交付验收阶段都需要檔案中心确认，此阶段件和设计文件的齐套性，完整性才能进入下一阶段，质量管理与档案管理有机结合，并把档案管理融入了项目管理中，可以减少后期的整理工作量，同时也能够保证科研产品档案的质量。运用质量管理理念指导科研产品的归档工作，可以提升科研产品档案的收集、整理能力，提高归档及时率、完整率;有助于加强项目组成员归档意识。有效保护和利用档案，为全所各项工作提供服务。 参考文献 [1]王意，周强，关毅鹏.质量管理体系在科研院所项目质量管理中的实践研究[J].项目管理技术，2015年4月第13卷第4期.92-95. [2]齐铷.科技档案在质量管理体系中的凭证作用探析[J].机电兵船档案，2017年第5期.68-69. [3]么甜甜，左瑛，林晨，赵航，张家怡.运用企业质量管理体系深化科技档案的积累[J].中国档案，2017年12期.38-39. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。