| 标题 | 档案管理的重要地位及加强档案管理的方法研究 |
| 范文 | 辛婧?张念 摘 要：档案在任何地方都是十分重要的，信息大部分是以档案的形式来记录，储存在专属部门中，通过档案来了解人们的经历。当然，像一些公司或单位，自然会有一些重要信息需要保存，那么档案就是不可或缺的。当信息的数量比较少时，整理难度不大，但是，当信息量增大，就很难办。所以，档案的管理是十分重要的，我们要采用高效的方式来整理大量的档案。 关键词：档案管理;管理策略;系统化;档案信息 在我们身边，有着大量的信息，且涉及的范围十分广，而这些信息的重要性则有待判断，如果我们的生活中不能将信息进行很好的归纳，那将会给工作和生活造成很大的困难，会使很多数据和信息属于混乱的状态。其中，最有效的处理策略就是进行档案整理，清除冗余的信息，对有效的数据和文字进行整理，有序地存放，无论是电子的形式还是书面的形式，按照一个标准来存放，会使得一切都变得井然有序。 1 管理档案的重要意义 1.1 直观地显示出团体的发展 综合许多档案整理的经验，我们不难发现信息和数据是档案的核心，也正因为他们的数量庞大、层次界限不明，才显示出档案建立有着很大的效益。我们周围的一切，都是一个动态的状态，要想使得一个团体可以稳步走向未来，离不开档案的帮助，并且要做到真正地管理好它，这样才会在方方面面做到有条不紊，就像一个机器，在核心系统的命令下，各个部分协调地活动，这才是良性地循环，进而发挥出强大的力量，将力气都用在了关键的地方。再者言之，用很朴实的道理来说，像企业和机关，他们每天面对的信息量太大了，顾名思义，管理档案是将一个诺大的数据体系进行一个综合的整理，让每个方面的信息都变得有条理而且系统化，人们可以简明直观地得到自己想要的信息。我相信任何一个团体都离不开档案的建立还有整理，它将清楚地显示出团体的运作和经营情况，把现实情况简明扼要地展现出来。 1.2 便捷地帮助人们解决问题 我们知道，档案在一个团体中起着举足轻重的地位，它像一个讲解员，很明白地向所有人介绍团体的现实情况以及大趋势，这样大家就可以根据信息并结合实际，做出判断或者调整规划，很显然档案的整理给人们带来了巨大的帮助，当我们结合实际进行预先判断的时候，这些信息就扮演起了重要的角色，它帮助我们做出决定，或者在另一个方面尽最大可能挽回损失。档案的管理给人们提供了一个参照面，就像给毫无头绪的人提供一个标准，这样人们就可以参照这些信息来制定出策略。当然，管理档案的终极目的就是合理并且有效地利用信息，这样也能更好地帮助团体应对变化情况，通过信息并结合实际来分析某个时期的态势，并针对当前的问题来制定出解决方案，以及调整团体未来的方案跟计划，通过档案信息来对局势做出判断并相处应对方法，我举得是十分科学的。其实，档案管理是非常贴近生活地，几乎各行各业都会接触到，对信息进行整理，可以避免信息地重复与丢失，而且管理好的档案十分有条理，在获取信息上也十分便捷，可以保证工作顺利无阻的进行，避免在搜集原有信息上浪费太多时间。不难看出，档案的管理方便了生活与工作，就像一个家，虽然生活用品都齐全，但是如果混乱不堪的话，什么都无法实施，在一个混乱的环境中，我们无法第一时间得到我们想要的东西，每做一件事都要花上很多时间去寻找，这样会大大降低办事效率，我们能做的就是整理好家中的琐碎，有条理地摆放，这样无论干什么就可以第一时间找到工具。团体也是相同的道理，把所有的信息规整好，在这样十分完善的大背景下，团体会更加科学更加完整的得到需要的数据信息，毫无疑问，档案的管理带给人们巨大的便捷，更方便人们解决问题，提高了生活的质量，也让工作变得更加简单，团体以此为基础会更好地发展前进。 2 提升档案管理的方式 2.1 维护好档案系统 如今网络发达，很多都是云存在，摸不着但是却实实在在地存在着，相比较传统的方式，云存在更加省时省力省资源，所以慢慢的档案也会向电子版倾斜。我们都知道，档案中记录着每个人的详细信息，以及企业或者单位的私密信息，如果将档案从纸质版迁徙到电子版中，我们首先要保证的就是档案内容不被泄露，一旦泄露将会造成巨大并且不可挽回的损失，那么首当其冲的则应该是档案系统的安全。在这样的一个网络系统中，我们将极其重要的数据存放在里面，为了防止心怀不轨的人对系统进行破坏，我们要频繁地对系统进行检查，而且要增添更多的保护措施，在满足团体成员获取信息需求的同时，保护信息不被泄露。档案系统就像一个大仓库，收纳各种类型的档案信息，在传统的档案室里，我们是将档案分门别类地存放在不同的地方，对档案有一个基本的分类，我认为在档案系统中，我们要再细化，通过对档案的利用我们可以发现，档案的管理也是相当重要，当新模式确立后，我们要提高全员的档案系统管理的意识，因为管理好档案系统是对历史遗留事物的负责，同时又对当下实际情况服务，唯有管理好档案系统，制定相关制度，这样才会健全数字化的档案系统，让一切变得井然有序。 2.2 数字化档案信息 众所周知，古人很早就有档案管理这样的意识，那个时候人们的家族信息被官方统一记录跟管理，当时的档案被称为卷宗，记录的材料是竹简，后来有了造纸的技术，通过纸为载体记录了更多的信息。延绵至今，我们依旧离不开纸质的档案，但问题就来了，那么庞大的信息，涵盖诸多方面，且不说对纸质版档案管理起来工作量极大，就连我们需要某些档案信息的时候，在所有的档案里面进行寻找，即便已经分门别类了，那也需要耗費很多的时间。再细化的来说，利用网络来载入档案，要保证网络的安全性，比如企业内部可以设立一个专属自己的网络，并进行加密，并利用计算机技术来对庞大的电子档案进行系统化的规整，在安全的环境下，我们可以进行新数据的录入，陈旧数据的筛除等等，当然也更方便查询数据，以最快的速度找到我们想要的信息。就数字的档案系统自身而言，技术人员要操作好方方面面，也要考虑很多问题，比如档案系统的打开方式是否便捷，是否进行了加密的处理，以及信息搜索起来是不是很烦琐等等这些问题都是技术人员要顾及的，当然，技术人员也可以对信息再细分，做一个搜索的引擎或者说制作一个比较细化的目录，我相信这些都是很有效的方式。数字化的档案信息将会给工作和生活带来巨大的便利。 2.3 提升整体综合素质 档案由老式的纸质版迁移到电子版，在功能上虽落差不大，但是在效率和质量上有质的提升，这其中每个团体成员都有义务维护好档案系统的安全和稳定，我们要提升全员的综合素质，更好地把握好档案系统带来的便捷与效益。举个例子，在一些单位里，我们可以开展培训课程，有技术人员向大家讲解数字化档案，并教学怎样在其中获取信息以及哪些安全性的问题需要注意，平时也可以建立模拟的电子档案系统，让大家进行实际操作，练习一下，熟悉这样的环境，以上方式对于上了年龄的职员是很有帮助的，因为他们的生活中并不是无时无刻接触电子用品，所以对于这样的东西会有点陌生，那么开展这样的课程和演练对于他们工作的开展有推动的作用，减小了不小的阻力。 3 结束语 档案对于各行各业都是十分重要的，它通过条理化的信息来给予提示，指导人们做出策略。提升全员素质，竭力实现档案管理的最大价值。 参考文献 [1]周萍.档案信息化建设在医疗卫生档案管理中的价值及地位分析[J].兰台内外，2018（03）：70-71. [2]王红红.《不动产统一登记条例》的实施——论不动产房屋档案管理的法律地位[J].城建档案，2018（01）：61-64. [3]赵非安.档案信息化建设在卫生档案管理中的价值分析[D].档案管理，2014（23）：23-45. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。