| 标题 | 信息化环境下企业档案管理与服务模式创新 |
| 范文 | 苏钰翔 摘 要：在全球信息化浪潮之下，信息技术手段渗透到各行各业当中，尤其是对于一些传统行业而言，信息化建设给行业发展带来了新的机遇，档案信息化管理也同样如此。传统的档案管理方式已经很难适应当下信息化社会的需求，因此企业档案管理与服务模式如何进行创新已经成为当下档案部门研究的重要课题。本文主要围绕信息化环境下档案管理与服务模式创新展开讨论，多方面分析信息化环境之下企业档案管理与服务模式创新的策略，以期为档案管理信息化提供参考和依据。 关键词：信息化环境;企业档案管理;服务模式;创新 对于现代企业而言，管理对于企业生命力和未来发展潜力有着巨大的影响，而档案管理则是企业管理工作当中非常重要的组成部分，属于企业无形资产的一部分。就一般来说，企业档案采用文字、图像、影音以及实物等形式进行保存，为企业决策提供参考和依据[1]。但是伴随信息技术的不断发展与进步，传统档案管理方式已经难以满足现代企业发展与信息储存的需求。所以在信息化环境之下，企业档案管理与服务模式创新迫在眉睫，这关乎企业档案管理工作的完善和企业未来可持续发展。 1 企业档案管理与服务模式創新的意义 1）为企业发展提供保障。改革开放四十年来，我国社会经济快速发展，在这个过程当中各种类型的企业如同雨后春笋般出现，无论是从数量还是从企业规模来看，都有了一个很大的提升。在企业发展的过程当中，其基础信息、管理以及无形资产都储存在档案当中，这些资料对于企业发展的重要意义不言而喻。 但是就实际而言，在企业运营和发展的过程当中，内部档案的数量也在随之增长，企业内部档案管理工作的难度在不断攀升，部门工作人员工作压力不断增大。企业档案管理信息化建设能够有效解决档案管理过程中出现的诸多难题，提升企业运营管理效果。在此环境之下，企业档案管理与服务模式的创新能够为企业的运营和发展保驾护航[2]。 2）促进企业文化建设。对于现代企业而言，在激烈的市场竞争当中，除了比拼产品与技术等硬件条件之外，企业文化也是影响企业发展的重要因素，同时也是企业核心竞争力的重要组成部分。档案是保存和传承企业文化的重要载体，引入信息技术手段能够有效地提升企业档案管理工作的效率，创新管理与服务模式则能够使为企业文化提供更为多元的保存和传承方式，使企业文化能够在企业发展过程中起到应有的作用，助力企业长期发展，所以在信息化环境之下，企业档案管理与服务模式的创新有着非常重要的意义[3]。 2 企业档案管理与服务模式存在的问题 1）管理机制不健全。在很多企业当中，管理机制不健全是档案管理出现问题的重灾区。在企业内部缺乏有效地评价机制、动力机制以及反馈机制等管理机制，是导致档案管理人员工作态度出现问题、积极性不高的主要原因。另外在制度建设方面很多企业做得并不到位，对于电子文件的管理制度和标准缺失，电子文件归档随意，这些问题造成了信息化工作重复的问题，加大了信息化建设的难度。 2）管理模式被动。对于大部分企业而言，其档案管理的模式仍然是被动的，不但服务意识和服务能力不够，同时对于信息资源的利用率也比较低，且形式十分单一[4]。造成这样的原因主要是专业人才的缺失，具有专业档案知识的技术人员并不多，因此在档案信息录入和资源共享方面做得并不到位，而档案管理的工作人员将大部分精力投入到收集、整理档案、简单信息录入的工作当中，没有更多精力投入到档案资源的开发工作当中。 3）信息资源开发不到位。如上所述，企业内部的信息资源开发做得十分不到位，主要停留在目录录入与数字化等方面，对于目录的数据库建设以及图书情报档案数字化等方面却并没有做好，在档案信息化的过程当中更重视表面功夫而忽视了实用性，使得信息资源不能够为企业决策提供有力参考，更没有发挥出信息化建设应有的作用。 3 企业档案管理与服务模式创新的策略 1）加强档案管理制度建设。在信息化的大环境之下，为了能够使企业档案管理和服务实现创新，那么首要任务就是要建立严格的管理制度，在管理制度的监督之下，将档案管理每一个环节的工作都落到实处。对此企业应当以自身情况作为参考，在档案信息建立、保存、使用等一系列流程和环节过程当中有针对性地制定相关制度，对其工作内容以及工作方式予以明确，从而保证档案管理工作更加科学和规范[5]。另外企业还应当制定相应的监督制度与奖惩制度，通过合理的监督从而保证企业档案管理工作的每一个细节都能够按照既定程序开展，责任到岗、责任到人，配合奖惩制度来约束员工行为，激发员工的工作热情与创造力。 2）建立档案管理信息系统。在信息化时代，要顺利实现企业档案管理与服务模式创新升级，那么企业必须拥有科学和完善的信息化管理系统，将传统档案材料转变为数据信息的形式进行保存，在此过程当中需要相关工作人员与技术员进行配合，对信息进行分类，归档。而且建立档案管理信息系统还必须要设定严格的权限，尤其是对于机密文件，应当做好保密工作，避免企业商业机密泄露。针对这一点需求，信息化管理系统可以记录每一次访问的详细情况，对于机密文件进行特别访问设置，所有文件均不能进行私人复制。最后，系统需要专业的技术人员定期进行维护和检查升级，为企业档案管理工作提供稳定而强大保障。 3）创新档案管理相关机制。现代企业经营过程当中，部门的运作并不是单独进行的，各部门之间存在着千丝万缕的联系，因此为了提高档案管理的工作效率和信息利用率，企业档案管理可以建立档案信息资源共享的机制，使企业内部各部门之间能够有效进行沟通和信息利用，打破各个部门之间的壁垒，从而实现企业运营更高效、便捷和智能[6]。 4）加强档案管理队伍建设。档案管理工作关乎企业长远发展，档案管理人员可谓是档案管理工作的重中之重，是企业档案管理与服务工作的主体，因此企业必须提高档案管理人员的专业素质，加强档案管理队伍的建设。 首先，要明确企业档案管理部门现有人员的专业素质和水平，对其业务量进行分析;其次，要做好招聘筛选，选择专业技术过硬的档案管理人员，尤其要注意特殊技能人才的招徕，提高工作水平。同时企业还要加强档案管理人员的福利待遇，增设绩效奖金和福利项目，给档案管理工作人员正面激励，从而提高工作积极性，保证档案管理工作的质量和效果。 4 结语 总而言之，档案信息化建设是信息化环境之下的必然趋势。对于企业档案信息化而言，并不是一项单独的工作，而是一项系统性较强的工程，不但需要借助相关技术，同时还要革新管理理念，完善管理机制，加强相关管理人员素质，最终提升档案管理与服务的模式，满足企业发展过程中更多的需求。 参考文献 [1]张慧玉.企业档案管理创新与服务模式研究——太钢档案管理为例[J].民营科技，2014（10）：121. [2]张宝宝，霍俏春，郭秋景.企业档案管理创新及服务研究[J].办公室业务，2014（07）：113-114. [3]王宁.信息化背景下企业档案管理与服务模式的革新策略分析[J].智库时代，2020（06）：41-42. [4]梁妙青.现代企业档案管理创新与服务模式创新的探讨[J].中外企业家，2019（22）：132+141. [5]李小燕.新媒体环境下企业档案信息服务模式探析[J].机电兵船档案，2019（04）：74-76. [6]张译之，郑良杰，郑重.现代企业档案管理创新与服务模式研究[J].现代国企研究，2018（22）：71-72. |
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