| 标题 | 新时期流动人员档案管理创新策略探析 |
| 范文 | 摘 要：新时期，社会的不断进步，时代的快速发展，人员的频繁流动，势必对流动人员档案管理提出“更高、更好、更快、更全、更准”的客观要求。加快流动人员档案管理模式、工作方式的创新发展，切实提高档案服务水平，已是时代所需、刻不容缓。 关键词：新时期;流动人员;档案管理;创新发展;策略;探析 DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.027 随着经济社会的快速发展，改革开放的不断深入，人口流动的愈加频繁，流动人口档案管理模式及工作方式正面临前所未有的问题和挑战。如何加快流动人员档案管理的创新发展，实现档案管理的科学化、规范化、信息化和人性化，更好地适应社会和时代的需要，已成为各级档案管理部门亟待解决的重要课题[1]。本文结合笔者2013年至2018年在县人事人才公共服务中心多年的工作实际，从“五大特征”、“五种现状”、“五大矛盾”、“五种创新”等四方面，就新时期流动人员档案管理创新策略作了初步探析，以供参考。 1 时代特征 档案工作，是管理性的工作，服务性的工作，同时也是政治性的工作。新时期，随着社会的快速发展，档案工作已呈现新的“五大”特征： 1.1 创新性 流动人员档案管理是指档案管理部门按照国家规定对流动人员（大中专毕业生）人事档案进行收集、整理、归档、保管、利用的过程。随着数字时代、共享社会的到来，档案管理部门必须创新发展管理模式和工作方式，以适应不断发展变化的社会和个人需求，不断拓宽人事档案管理、服务、利用的范围，提升服务水平和效率[2]。 1.2 开放性 流动人员档案管理的对象是流动人员（大中专毕业生），人员的流动性决定了管理模式的开放性，应该要面向市场，贴近需求，以开放的心胸气度，超前的方式方法，开展档案管理及服务工作。 1.3 普惠性 流动人员档案是为广大流动人员及大中专毕业生提供免费档案服务，为相关人员创新创业提供便利和实惠的一项公共政策。 1.4 人性化 流动人员的权益保障越充分，发展的天地就越广阔、越和谐。新时期，流动人员档案管理工作已愈来愈人性化，其重点已由单纯档案整理、保管转向关注流动人员的择业、创业成长经历、人才资本增值，以及围绕档案各项权益的保障等方面，并已成为党和政府实施人才战略、关心流动人员成长、宏观把握流动人员作用发挥程度的重要抓手。 1.5 均等化 档案公共服务均等化，是指政府在公平原则和档案事业发展平均水平的前提下，在尊重公民自由选择权的基础上，为满足全体社会成员的档案需求提供基本均等的档案服务。此外，档案公共服务均等化还要兼顾档案服务供给的普惠性和个性化。 2 发展现状 2.1 认识不足 一直以来，档案都被认为是个人学习、工作、个人经历、主要社会关系等基本要素的记录，使用率不高，现实意义不大。国家机关单位招考及企事业人员招聘中，重政治轻业绩、重结论轻说明、重结果轻过程的现象尤为普遍，查看档案作为笔试、面试，政审、体检之后的最后一个环节，往往流于形式。档案部门也一直是各级政府部门、用人单位的“偏冷”部门，档案工作长期被边缘化。对于流动人员来说，他们普遍认为找工作看重的是学历、能力、从业经验等，对档案存放地、存放期等档案相关事项不够重视甚至是漠视，也是导致“死”档、“弃”档现象严重的重要因素[3]。 2.2 制度不全 由于档案管理制度、保障制度及配套制度出台的相对滞后，现行制度已难以适应社会快速发展的需要，更难以适应档案作为一项社会化服务工作的现实需要。此外，流动人员档案因其流动性大、分布广的特点，亟需建立一套适用于流动人员档案工作的制度和规范，才能确保档案信息收集、使用的规范化，以及档案查询、转递的快速、高效和安全。 2.3 管理缺位 一是对职能部门来说，目前基本还是由政府主导的人才服务中心（主要对象为流动人员及非师范类大中专毕业生）、教育部门（主要对象为师范类大中专毕业生）及各用档案管理资质的企业管理（主要对象为在企业就业的大中专毕业生），这种多头、分散式管理，缺少统一的管理规范和服务标准，成为导致档案查询难、寄存难、转递难主要原因之一[4]。二是对档案人员来说，由于档案工作的繁琐、工作量大、重复性高，导致档案从业人员疲于应付立卷、归档、造册、入库等常规工作，无心也无力做好对在册人员档案信息库进行动态更新、为流动人员提供人性化服务等相關工作。同时，档案从业人员偏少、素质良莠不齐等问题，也是档案管理的一大硬伤，长期困扰档案工作的开展。三是流动人员来说，缺少因频繁流动产生的信息沟通不畅、档案信息更新不及时、以及档案流转的信息不对称等问题解决的有效措施，导致流动人员及大中专毕业生经常为了档案来回折腾，费力劳神。 2.4 服务滞后 一是人员不足。受单位编制及人员配备等因素影响，各企事业单位的从事流动人员档案管理人员兼职偏多，具备档案从业经验的专职人员少之又少，加之用人单位不重视档案人才的培养，导致流动人员档案管理人员青黄不接，难以为继，无法适应现实需要。二是效率不高。目前大多数单位流动人员管理主要还是通过手工录入、人工查档等服务方式，缺乏自上而下的全国、全领域的政策配套，以及统一、强大的档案管理软硬件支撑，无法为广大流动人员提供便捷高效服务。三是数据不全。由于流动人员档案信息生成的动态性（流动人员工作单位的更换、工作经历的增长，都会产生新的档案材料），档案信息系统更新的滞后性，导致流动人员档案数据的不完整，尤其是异地工作或没正式入编毕业生的工作经历、年度考核等材料难以查找，造成断档现象，给流动人员（大中专毕业生）的再次就业造成不利影响和不必要的麻烦。四是渠道不畅。以档案查询为例，长时期以来，流动人员的档案都是通过电话查询或基本的网络查询方式获取个人档案信息。近些年，各地人才服务中心通过在当地政府网站、单位网站设置档案查询链接，在人力资源服务微信公众号上开辟专栏等各种方式，为流动人员提供档案查询服务，由于缺乏标准化、规范化和统一性、开放性，根本无法实现真正意义上的信息共享及便捷、高效 服务。 3 思考与对策 3.1 几点思考 加快档案管理的创新发展，关键要实现五大转变： 1）“关”、“开”的转变。一是开放档案意识。从服务管理、服务大局、服务社会的高度，提升档案意识，开放的姿态做好档案管理工作[5]。二是开放服务对象。除了流动人员及大中专毕业生之外，还需对前期办理人事代理及在册学生党员等相关人员档案进行单列管理，并做好跟进服务。三是开放服务内容。在做好单纯寄档、档案转递、档案查询等工作的同时，要不断开放服务内容。譬如：可以从本地高层次人才需求、未就业高校毕业生就业情况、企业紧缺急需人才遴选等方面入手，对档案信息进行分类提炼、信息分析，充分发挥档案的社会效用。四是开放服务领域。档案服务不能局限在为机关事业单位的考录、企业人员招聘、常规的档案流转等方面，还应该结合社会发展需求，主动为各级人才交流市场、公检法等部门提供流动人员档案数字化信息等各种服务。 2）“多”、“一”的转变。要一改多头管理为政府主导的统一归口集中管理，开辟从无中心化、分散型到权威化、集约化、专业化档案管理新格局。 3）“静”、“动”的转变。随着城镇化进程的深入推进，人员流动的频率不断加剧，档案管理工作要加速创新，尽快实现从“静”到“动”的转变：一是管理模式要从传统落后管理到数字化、信息化管理的转变;二是信息处理要从定期收集、集中录入到即时更新、动态更新的转变;三是服务方式要从“坐等”式服务到精准服务、主动服务的转变。 4）“有”、“无”的转变。2015年人社部《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2015〕90号）文件已明确规定，取消收取人事关系及档案保管、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用，相关文件的出台，首先，是从“无”到“有”的转变，为实现控制型档案管理到服务型档案管理的转变提供了文件规范与具体遵循;同时，实现流动人员档案经费拨付的常态化、制度化，为档案库房、信息系统等基础设施的建设提供经费保障;其次，是从“有”到“无”的转变，实现流动人员的档案管理从有偿管理到无偿服务的转变，真正实现档案工作的服务属性。 5）“后”、“先”的转变。主要体现在三个方面：一是思想观念上，要重视思想教育和观念引导，营造尊重档案、重视档案的良好社会氛围，让人们真正认识到档案的社会性和重要性;二是服务方式上，要求档案从业人员要主动站位，强化服务意识，充分发挥档案信息资源效用，为流动人员提供就业推介等精准、前瞻性服务;三是管理模式上，要与时俱进，力求创新，提质增效，实现集约化管理。 3.2 创新策略 1）教育创新。一是理念创新。教育要面向现代化、面向世界、面向未来，所谓的“兵马未动，粮草先行”，教育要创新，首先是理念的创新，要加强社会教育、校园教育，共同营造重视和支持档案工作，依法保护利用档案的良好社会氛围。二是方式创新。实践出真知，教育要注重体验感和实践性，档案管理部门可以通过组织“整一次材料、查一次档案、办一次调档”等活动，让流动人员（大中专毕业生）积极参与，真实了解档案寄存，收档、归档、调档，以及档案转递流程等档案管理相关常识，确保入脑、入心。三是活动创新。除了开展主题档案日、举办档案知识讲座和竞赛等活动外，还可以充分挖掘人才服务中心资源优势，通过事业单位工作人员转正定级培训会、大型人才招聘会等各种平台，以“案”释“档”，让新入职工作人员能在工作伊始就能用好用活档案知识，助力新岗位、新征程。 2）制度创新。一是管理制度。新时期，档案管理制度在确保档案管理的合法性、安全性、权威性和适用性的同时，要突出社会属性及服务属性，进一步贴近社会需求，简化档案办理流程，提高档案管理效率。二是保障制度。主要包括管理、安全、经费及信息化建设、新技术运用等方面保障制度，确保档案各项工作有效开展，尤其是要出台档案专项政策法规，为档案工作实现依法治档提供法规保障和政策支持。三是配套制度。主要包括档案各项应用制度，如：推进档案信息化建设进程中，流动人员（大中专毕业生）信息采集及使用制度，以及存档人员基本信息统计制度和定期分析制度，等等，为确保流动人员档案信息安全制定规章规范，也为各级政府制定人才引进、培育等各项政策提供科学参考和数据支持[6]。 3）管理创新。一是倡导“四化”理念。面对新时期、新挑战、新需求，流动人员档案管理者要快速更新管理理念，并着力从加强观念导引、组织管理、实施方法等方面入手，加速实现档案管理現代化。二是构建“1+N”模式。政府应当推行以省市政府直属部门管理的人才服务中心为主导、各县人才服务中心为分支的“1+N”管理模式，形成自上而下、集中、统一、规范的流动人员档案管理新机制，通过全域联网、数据共享，实现统一管理、统一建设、统一服务，切实提高流动人员档案管理的水平和服务效率。三是“三化”体系建设。加快档案信息化建设，实现档案管理的标准化、数字化，彻底改变传统档案工作模式;同时，要尽快实现档案资源的网络化，彻底改变档案服务方式，最大限度地发挥档案资源的社会效用。 4）科技创新。发挥科技动能，加快推动流动人员档案管理创新，主要从四个方面入手：一是政府部门，要统揽全局，做好制度保障、标准制定，基础建设、人员供给等方面工作，发挥政府职能作用。如：政府应该下大气力，推行档案信息标准化建设，扫除地方保护障碍及各种档案信息孤岛，促进全国范围内的流动人员人事档案信息资源共享，避免因各自为政和重复建设，造成大量的社会资源浪费。二是管理单位，要结合实际，重视档案管理工作，优化档案人员配置，加大档案设施设备投入，重点是做好标准档案室建设及档案信息化建设，确保流动人员档案管理工作更加科学、便捷、高效。三是档案人员，要加强学习，牢固树立档案现代服务意识，充分发挥自身岗位优势，利用档案信息化技术，为流动人员量身定做求职推荐、招聘信息推送、精准对接等各种个性化服务。四是专业部门，要加快研发，以解决流动性大、信息更新快及信息不对称等档案行业痛点为抓手，组织社会研发力量，加快开发并尽快推出安全性高、稳定性强、界面友好的档案管理系统及应用软件。 5）服务创新。一是被动到主动。主要包括档案管理思想观念、服务理念、服务方式的转变，以适应时代的发展、社会的需求。二是单一到综合。要全面开放档案服务内容、服务对象和服务领域，并实现档案管理从“单纯的管理”到“关注人的发展”的转变，早日形成流动人员档案管理“多领域、多部门协同”、“全网共享、全域联网”的工作新格局[7]。三是低效到高效。通过转变管理方式、加快技术革新创新、强化从业人员专业培训等多种措施，实现流动人员档案管理提质增效，推动流动人员档案工作跨越式发展。四是滞后到先行。无论是教育、制度、管理、科技，每一项创新，都是先破后立的尝试，辞旧迎新的脚步，自我革新的开篇，既是每一位档案从业人员的义务，也是每一位参与者践行“不忘初心、牢记使命”的职责所系，应当矢志不渝、坚持不懈。 4 结语 总之，面对新形势，流动人员档案管理工作只有与时俱进，不断创新管理模式，提升服务水平，才能满足人民日益增长的现实需要，为加强政府管理、推动经济社会发展提供有效保障。 参考文献 [1]肖久恩.基层人才档案信息库建设的实践与探索[J].兰台内外，2020（12）：59-61. [2]许灿花.机关档案管理创新发展路径研究[J].办公室业务，2020（10）：117+131. [3]王涵，张军歌，广浩.浅谈基建档案管理存在的问题及对策[J].兰台世界，2020（S1）：54-55. [4]刘媛.县级档案馆信息化建设存在的问题与解决对策探析[J].黑龙江档案，2020（03）：109. [5].昔日坐等指导 ?而今上门请教——襄城区企业档案观念大转变[J].湖北档案，2003（09）：10. [6]王殿利.加强“三化”建设 ?提升档案管理科学化水平[J].兰台世界，2020（S1）：64-65. [7]李红娟.大数据环境下的档案信息服务创新[J].兰台内外，2020（17）：7-9. 作者简介 肖久恩（1973-），男，汉族，档案馆员，大学本科，研究方向：档案管理及档案信息化建设。 |
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