| 标题 | 财务信息化在费用报销中的运用 |
| 范文 | 刘家利 摘要：随着市场竞争的加剧，以往被单位忽视的财务管理，逐渐成为单位实现降低成本，提高竞争力的重点。另一方面电子信息化的发展与普及为财务管理提供了新的方式，同时带来了财务行业改革的需求。在单位管理中，财务部门承担着管理、监督、核算单位经济活动的重要角色，而报销是财务业务中最日常的业务。无论单位规模如何，费用报销都是财务业务中占比较重的工作之一，针对这种大量、重复的财务业务，单位可以通过信息化平台将其整合简化，减少单位人工成本。基于此，本文从单位的费用报销着手，探讨了在财务信息化大背景下，对财务信息化在费用报销中的运用进行分析探讨。 关键词：财务信息化;费用报销;优势;运用方式 在财务信息化的大背景下，费用报销作为会计信息处理中较为琐碎重复的步骤逐渐形成了一块独立的财务模块，费用报销系统的建设极大的加强了单位信息化的发展，符合财会行业的发展要求，提高单位财务效率。 费用报销系统将单位原始的发票处理步骤实现了线上电子处理，降低了费用报销环节的成本，降低人力成本，在使用费用报销系统过程中，单位人员仅需要进行网上申请，通过层层线上审批完成报销流程，不仅减少了时间成本，并且规范了报销行为。财务信息化的发展对传统的费用报销行为设置固定模板，报销人员需要严格按照规定完成审批流程，而通过系统的自动计算，报销金额可以自动生成账单，避免人工错误，提高财务效率[1]。另外，单位管理人员可以通过线上管理报销额度，便于单位对实际的费用消耗进行研究分析，使费用报销透明化，使用准确透明的财务数据进行单位的发展战略制定，保证单位的稳定发展。 一、财务信息化对费用报销的优势 （一）提高单位预算管理能力 在业务开展之前单位根据估计制定一定的预算范围，后续开展则采用报销形式。以往财务人员往往使用手工记账，但传统纸质报销审批繁琐，有时由于个人处理业务较慢无法督促，往往几个月才递到财务部门财务人员无法实时记账，而财务信息化使报销流程加快，并且通过电子记账实时生成报销账单，使单位能及时掌握业务费用成本支出情况，对应的进行业务调整，因此财务信息化提高了单位对预算管理能力。 （二）规范费用报销流程 以往费用报销是通过纸质账单的递送审批完成，有可能存在审批人员长时间不审批，他人代签字等多种不规范的报销行为，而信息化费用报销则避免了以上问题，通过线上审批，审批人员登录个人账号进行签字审批，规范了费用报销流程。 （三）利于数据查询 使用财务信息化后，查询报销费用不再需要核对纸质账本、翻查纸质报销单，查询时具有权限的人员可以登录账号，在财务系统中通过搜索人员、时间、金额等方式进行搜索，对于有异议的报销账单可以随时抽调出来进行再次核对查询，信息化费用报销十分利于单位的数据查询。 二、财务信息化在费用报销中注意事项 （一）提高财务人员要求 以往的传统费用报销是采用纸质账单，通过层层递交审批签字完成报销流程，最后再由财务人员统一进行计算总结，再行费用发放，整体流程繁琐耗时长，而电子信息化的费用报销系统仅需要填写电子界面，按固定流程经过审批即可。尽管对于报销人员而言费用报销过程变得简洁明了，但对于财务人员则需要从传统的手工进行账单核对转变为电子核对，要求财务人员应具有较高的职业素质和专业水平，在新的财务信息化环境下提高自身的业务水平，例如财务人员需要对电子财务账单进行线上审核、归类业务类型，进行会计处理等都与既往工作方式不同，因此财务人员需要具备良好的综合能力，提高工作效率。另外，虽然软件设置由专业的软件公司进行开发维护，但实际使用中需要财务人员在日常工作中不断总结软件系统与实际处理业务的操作性是否顺畅，因此财务人员需要与软件单位保持良好的沟通。财务信息化要求财务人员不能完全依赖系统，时刻有敏锐的洞察力和思考能力，对优化报销系统提出更多更好的观点。 （二）加强人员培训 尽管财务人员需要自身加强专业知识积累，但作为单位而言，应尽量提供财务信息化的培训平台，例如安排系统建设的软件人员进行专门的系统培训，指导财务人员如何使用软件系统，邀请专业度强的老师来单位进行财务系统处理重点的培训讲解。通过专业的培训加强单位财务人员的专业素质[2]。 （三）审批人员要求 费用报销的信息化与传统纸质审批不同，线上审批往往看不到原始单据，因此对于审批人员而言，需要具有較高的业务熟练度，面对数额较大的报销业务，应充分了解实际情况，仔细核对电子信息，避免单据错误给单位带来不必要的损失，保证审批环节的合理性。 三、财务信息化在费用报销中的运用方式 费用报销信息化系统的建设改变了以往单位繁琐的报销流程，提高了单位财务效率，迎合当今时代的发展，减少费用成本支出，在运用方面应从以下几点开展： （一）设定合理的报销模块 单位应根据自身组织框架设置合理完善的模块框架，根据人员的实际需求，与单位自身的审批制度进行结合优化，保证系统具有良好的整体性，提高制度的规范性，并且可以开发不同模块的共享功能，比如：针对单位不同的使用人员，选择单位管理及个人管理，在管理模块上又可以根据费用的不同，选择差旅费、会议费、评审费等，对其进行完善，形成一套科学合理的报销系统，为后期的具体运用提供良好的基础[3]。另外对于报销过程中需要处理的对应流程应该提前在系统中进行规范性的设置，从而使报销过程能严格按照流程顺序进行，使报销流程符合单位的财务规定并且具有一定的科学性、规范性和合理性[4]，比如，部门信息流程、报销人员流程、预算使用信息、账号信息等，软件人员可以提前进行设定，确保流程无误。 （二）信息化报销系统的操作方式 工作人员可以根据目前单位的实际需求，在操作流程中可以分为五个部分设置：第一部分，报销人员不仅需要线上进行财务报销申请，在线下仍需要进行相关纸质发票整理，在整理过程中，报销人员需要根据发票的性质不同，时间不同进行合理的整理归纳，使纸质单据做到有条有序，数据清晰，并且在发票报销的纸质申请单上使用日志的方式明确每笔费用的去向，便于后续工作的开展[5]。 第二部分，建设清晰的系统录入，在实际费用报销过程中，工作人员在进行系统登录过程中，根据单据的实际情况选择正确的报销单据类别，并在表单中逐项录入报销人、费用类别、金额等相关信息，录入过程系统应进行自动检测信息格式是否正确、信息是否完整，资金使用是否在预算范围内等。 第三部分，完成高效的网上审批，管理层在权限范围内会收到审批提示，登录系统直接对单据进行审批。而财务人员需要对照原始单据进行审批，核对票据的真实性以及是否与报销单保持一致，避免出现账单不符。在任意一个审批流程中，需要修改时，系统可以及时的将单据进行退回，返回到报销人手中，要求其修改后再进行重新的审批。 第四部分，自动进行账务计算，当报销流程完成后，系统直接将产生的数据进行计算分离，自动生成记账凭证，降低人力成本。 第五部分，便于付款，报销人通过系统直接填写付款账号，出纳则根据账务处理情况与结果进行网上银行集中处理，通过授权后进行支付，完成整个付款流程。 四、结论 综上所述，在当前信息化迅猛发展的时代大背景下，费用报销电子化显著降低了单位的人工成本，可以有效的提升该环节的工作效率，节约工作时间，并提升工作的准确性，降低成本的支出，提升财务管理效率，实现管理目标，促使单位在发展过程中获取可观的经济效益。 参考文献： [1]张强.解决费用报销难题的共享之策[N].中国会计报，2018-02-23 （007）. [2]常昊.引进网络财务费用报销系统的必要性[J].农业发展与金融，2017 （12）：52-53. [3]孔艳平.加强单位费用报销管理路径分析[J].中国市场，2016 （03）：141+146. [4]沈丽群.基于云的财务共享服务模式设计——以费用报销流程为例[J].商，2015 （04）：154+153. [5]赵小华.浅议费用报销的内部控制[J].财经界（学术版），2013 （07）：54-55. |
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