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标题	大型医院科研经费管理系统需求论证
范文	李琨 蒋义 一、管理现状 随着国家、地方政府、军队等纵向管理部门对医药卫生科研事业的投入，医院科研经费类型多、金额大，管理复杂。各部门纷纷出台了相关科研经费管理规定，对科研经费的预算编制、预算执行、结算报销、财务验收、监督检查等提出了具体要求。医院作为科研经费载体，为各课题各项目负责人搭建一个连接科研管理部门、财务部门、资产采购部门、审计部门、纪检部门的综合性经费管理系统，势在必行。 二、存在问题 科研经费管理贯穿在整个项目管理中，预算编制经费的决算及财务验都与科研经费管理息息相关。但是日益增长的科研经费报销需求，与传统的经费管理模式产生了矛盾，科研人员无法从繁琐的财务管理中脱身，财务部门也面临着课题类型多，经费报销量大，入账不及时、外拨不到位、结题管理难等重重考验。 （一）预算编制不合理。课题负责人在填报项目申请书时，往往将重点放在如何中标，将精力花在研究内容的撰写上，在编制预算时，项目负责人更多关注如何获批更多的经费，而不是根据研究任务和实际需求进行预估，从而导致预算批复后执行遇到困难。 （二）经费预算执行不严格。预算调整多次频繁。课题跨度约3-5年，由于在研究过程中，项目负责人缺乏对预算的把控，导致预算执行时存在问题，比如单项支出超预算，常见于劳务费，差旅费，版面费等，或者部分预算执行过少或不执行，比如设备费等，这一问题的出现，很大程度由于项目负责人和科研管理部门对预算执行过程缺乏信息掌控，无法了解目前科研经费管理的状态。 （三）科研经费超支，科研课题负责人无法掌握课题进展状态，监管部门无法时时监督提醒，课题经费由于批复时间较晚等原因，导致课题负责人会拆东墙补西墙，进行科研经费活动，经常会导致几个课题账目混合核算，造成经费超支。 （四）结题审计多采用报送审计。科研课题结题审计多采用报送审计方式，如果课题组没有电子档案或者凭证电子版，往往会因为去财务部门拍摄原始凭证，浪费了大量的时间和精力。 （五）科研部门和财务部门管理上的需求不能满足。随着科研部门对管理的精细化程度提升，按不同的类型提取数据，为领导提供科学决策的需求越来越强烈，分类统计、指标考核、财务分析等需要越来越高。 三、系统构建（见图1） 从课题的全生命周期来看，课题经费分为经费入账，预算支出与调整，结题审计。通过此流程实现课题经费的及时顺利入账管理、网络结算报销管理。 （一）入賬管理 包括财务部门对银行到账单的公开展示，课题组对经费确认，科研管理部门对课题进行入账管理，扣除管理费后，推送财务部门进行入账。 （二）网络结算报销 由课题组发起结算报销，网上填写报销单，选择合适的预算，上传发票等必要附件，提交各级领导签字，科研部门预审后，财务部门支付。本系统对可实现分项预算控制，预算调整，对日常零星结算、合同管理、网银支付，实现从发起到网上审签到支付的全过程管理。 （三）实现各种类型的查询统计分析 从经费来源维度、课题分类维度，课题状态维度、经费起点维度的多角度查询。满足科研及财务部门的各种类型查询统计需求，为领导提供决策支持。 为课题组提供一表清的界面，满足结题课题管理需求，提供分年度支出明细账，电子账单，按类型统计的决算表。（见图2） （四）电子档案管理 医院一方面读取电子发票的关键信息，转化为报销单据信息，简化了员工报销填单过程，另一方面利用虚拟打印技术，将PDF文件转化为影像，提单审核环节不用逐个打开PDF附件，直接以影像形式展开，快速高效。电子档案系统有权限开放，对于报销部门，发票状态与报销状态同步变化，查验完毕的电子发票，自动归集为个人发票集合，处于审核中、已通过和已入账的电子发票均被锁定开放。可实现分权限的电子档案信息管理。对于供应商，对大型设备的分期支付，药品承兑进度等一目了然。对于医院管理部门，分析各种分类汇总数据，为领导经济决策提供支持。
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