| 标题 | 工业园区管委会档案系统的设计和实现 |
| 范文 | 刘德铭 摘要：本文在分析工业园区管委会档案管理特点的基础上，总结工业园区管委会档案管理系统的运行方式，围绕着工业园区档案管理的现实需求，加强具体的业务操作，全面提升工业园区档案管理的运行效率与质量。 关键词：工业园区 档案系统 管理效率 运行体系 中图分类号：G279.27 文献标识码：A 工业园区档案管理系统是实现数据快速传递，提高档案管理工作效率，解决档案管理问题，形成完善档案管理运行体系，优化档案管理系统的平台，应当从工业园区档案特征出发科学地进行档案系统设计。 1 工业园区管委会档案工作特点 1.1双重性特征 工业园区管委会档案具有双重性特征，一方面工业园区管委会具有党政机关的性质，需要按照党政机关的相关要求做好文件的归档整理工作，着力实现对上级传输的文件和下级报送数据信息进行全面归档整理和上传下达功能。另一方面工业园区管委会还要对园区企业进行业务指导与监督管理工作，涉及各项具体的业务档案，还要以模块化设计思想加强具体业务档案信息收集发布，因此工业园区管委会档案有双重性特征。 1.2复杂性特征 工业园区管委会档案具有复杂性特征，由于工业园区管委会的档案资源来源渠道较为多样，不仅有企业档案，还有相关行政机构报送的数据档案，档案来源与形式样式较复杂。而且当前工业园区档案还有部分涉及国外的数据信息。在现代信息技术快速发展下，工业园区的档案数据信息量较大，各种媒介来源档案数据较多，这使得工业园区的档案不仅局限在纸制档案上，也使得工业园区管委会档案管理更加复杂。 1.3涉密性特征 工業园区管委会档案系统的设计和实现，与管委会所辖企业有直接的关系，目前管委会档案材料不仅有公开的数据档案，而且还涉及企业的涉密信息，这些档案资源仅可在一定范围公开，因此工业园区管委会还要做好涉密档案管理工作，在档案管理中要履行好国家相关法规政策。 2 工业园区管委会档案系统问题 2.1缺乏统一完善标准 目前工业园区管委会的档案管理系统还缺乏统一标准，许多管委会没能根据实现情况进行档案管理系统的开发建设，而且在档案管理过程中缺乏规范化建设意识，结果导致各企业在档案管理过程中投入了大量的资金，但是档案管理系统的实用性不强，针对性不足，没能通过档案管理系统促进企业快速发展。还有不少企业存在着盲目开发档案数据管理系统的问题，没能在工业园区的统辖下开发一套完善的档案管理体系，存在着工业园区内同类企业的数据信息不能充分共享的问题，因此影响工业园区档案数据信息的流通性，没能更好地发挥出数据档案的价值。 2.2档案管理人员问题 目前工业园区档案管理系统的开发还缺乏专业人才，现有工业园区档案管理人员的能力素质不足，缺乏信息化的工业园区档案管理与操作技术人才，现有人员仅能完成基本的档案管理工作，还没能实现档案管理系统的信息化多功能建设，不能运用新型的信息技术实现档案资源的智能化推送与个性化服务，因此影响档案信息价值传递，不利于发挥档案管理系统的实际作用。 2.3管理系统应用较差 工业园区的档案管理系统应用效率不足，现有工业园区内的各企业普遍重视自主研发数据档案管理系统，但是现有的档案管理系统的应用程度不高，数据档案系统仅能应用在简单的数据共享上，还没能建立起完善的数据使用交互系统，档案数据信息的使用效率不足，影响档案数据信息价值的充分挖掘。由于工业园区未能融合档案管理力量，因此影响工业园区档案系统开发的质量，不利于发挥工业园区档案信息的实际价值。 3 工业园区管委会档案系统的设计 3.1档案管理系统开发目标 为了满足工业园区档案管理的实际需求，工业园区档案管理系统的开发要在园区企业、事业单位与行政机关的支持下，实现各种数据信息档案的综合收纳、整理与加工工作。要在保证档案数据信息完整性的基础上不断提高工业园区档案安全性。为了实现工业园区档案的科学化与现代化目标，更好地为园区企业服务，还要在满足工业园区企业经营需求的基础上建立起以信息有效共享、实现数据信息价值深入挖掘，建立开放的档案管理系统，从而切实提高工业园区档案管理工作效率。 3.2档案管理系统的主要功能 工业园区档案管理主要功能在于以计算机为依托，构建起覆盖园区的网络化档案管理体系，要在数据库管理技术的基础上，建立起完善的档案数据共享与共管机制，要简化数据信息的运行流程，提高数据信息的使用效率，提高档案数据信息的收录与使用速度，满足大数据环境下的数据实时传递与数据共享需求，针对不同机构提高数据信息开发的实际价值。首先，具有自主标准化添加、删除与修改档案的功能。健全各类档案的归档机制，可以通过网络办公工的方式实现档案的审查、文件材料的存档，以及档案数据信息的标准化制作等基本功能。其次，可以实现档案目录的管理，能够提供优质的检索服务体系，可以开发出科学的档案使用业务流程，明确具体档案管理人员的职责，设置具体档案使用人员权限，开发档案管理操作与各类业务操作的权限体系。 3.3参与者分析 根据当前较为流行的档案管理系统的设计思路与工业园区档案管理工作的实际需求，本文认为工业园区档案管理体系的参与者主要由系统管理员、档案管理员与档案用户三个类别组成。可以根据三者的不同工作需求开发出具体的模块。首先，系统管理员主要负责档案管理系统的维护与管理工作。系统管理员可以对工业园区各企业与机关事业单位的档案用户进行操作，包括创建用户、更改用户权限、监督用户使用档案数据情况，以及对系统日志进行备份等。其次，档案管理员是系统档案数据信息的主要使用者。档案管理员基于工业园区档案管理系统的子系统，加强具体业务操作工作，可以实现对各类数据信息的具体操作。 3.4系统的安全管理设计 工业园区的档案管理系统可以基于互联网使用，也可以基于局域网使用，当工业园区规模相对较小，且拥有的数据量较小时，可以在局域网空间使用，这样可以减少外来攻击风险。在工业园区的档案管理系统的安全设计中，首先要加强访问权限的限制，要保证非法用户不能侵入档案管理体系，同时对档案数据信息进行密级设置，并且设置相关的管理权限。其次，维护数据的安全性与有效性，加强对档案数据信息的修改与管理工作。进一步保证数据信息的完整性，同时由系统管理员做好档案管理升级工作。 3.5系统的环境要求 系统的环境要求主要从业务管理人员的实际情况出发，要求对档案管理的安全性与完整性进行维护，全面提高档案管理软件与硬件工作环境。 4 工业园区管委会档案系统特点 4.1便于管理 工业园区管委会档案管理系统要有便于管理的特征，特别是在当前海量数据信息不断传递，档案管理工作压力加大的情况下，只有提高依赖网络计算机的数据库系统的建设水平，才能保证工业园区档案系统的连续运行。档案管理系统要在使用者提出使用请求时保持系统的正常运转，可以减少系统维护、升级与降低外部环境因素对档案管理系统正常使用带来的危害。该系统还要有一定的纠错功能，能够在系统出现问题时自动预警，能够提高系统的自动诊断效率，并且做好数据库的维护工作。 4.2安全可控 安全可控是数据库系统的重要环节，安全可控也是提高数据库安全保障性的首要措施。要在简单数据操作的过程中保障数据安全，防止非法与恶意操作问题，要在保证数据通信安全的基础上，实现对用户操作权限的有效管理与科学的身份验证，要在双管齐下中保证系统的安全，并且有效防止数据外泄，以及减少数据损坏带来的损失和各种问题。 4.3有效扩展 数据库系统还要考虑未来的扩展需求，特别是在工业园区不断淘汰落后产能，逐步加快自身发展速度的过程中，要提高硬件设备的数据处理能力，同时要在优质平台上对系统框架进行修改，使系统不断得到充实扩展，进一步对系统承担的业务进行融合，要在相关业务进行数据交换或系统集成时，要实现不同系统平台间的外部扩展，提高数据交换的质量。 4.4经济适用 经济适用是系统要充分考虑的因素，要在现有的软件开发工具的基础上实现经济适用目标，要在现有软件开发工具的基础上，不断提高运行平台的水平，实现数据库的优化选择，减少数据开发过程中的复杂度，并且选择合理的配置，在实现功能的基础上有效降低系统开发的成本。 5 系統的总体设计 5.1系统的平台模式 目前工业园区管委会档案系统使用的主要是客户服务器模式，该模式主要采用分布式的管理平台，能够充分利用客户端的能力，经过客户端把数据传递给服务器，这样可以提高客户端的响应速度，同时还可以减少数据信息的流量，并且可以建立起一个开放式的系统，从而起到连接客户端与服务器的作用。分布模式可以提高硬件设备的质量，可以减少网络数据流量，可以组合成最简单数据库平台，实现更好的客户应答，而且可以回应数据使用结果，达到全面满足用户需求的目标。 5.2系统的模块设计 根据上文关于系统设计思路与工业园区档案管理功能，可以将系统模型设计系统界面、业务逻辑与工具组件和数据库等模块。系统模块主要实现系统的分层，分层可以赋予系统每层一定职责，实现层与层之间的透明运行，较低层面的组件可以提供相应服务，上层可以获取下层的数据，同时减少层与层之间的依赖性，从而在很大程度上减少系统调试与提高系统纠错的质量。 工业园区管委会档案系统设计要在系统、用户与档案的综合体系下开发出适宜有效交换数据信息的载体，提供数据管理的价值与效率，解决数据交换中的实际问题，全面提高数据交换的有效性与科学性。 参考文献： [1] 宋艳萍.我国数字档案馆建设的现状分析与发展研究[D].武汉大学，2015. |
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