| 标题 | 新升格院校文书档案管理问题探讨 |
| 范文 | 孙江丽 摘要:高校文书档案管理水平的高低直接关系和影响着高校档案资料的质量与完整性,是衡量高校档案管理水平的一个重要标准,是档案存在的基础与重要的资源发生地。加强高校文书档案管理,使文书档案管理工作规范化、标准化,才能提高文书档案利用率,为学院的建设与发展提供强有力的保证。 关键词:新升格院校文书档案档案管理 引言 文书档案是单位工作各方面的真实记录和反映,涉及行政管理、科技档案、会计档案、特种载体档案等方面。文书档案包含有单位及上级部门印发的各类正式“红头文件”,单位签订的各种合同、协议、责任书、照片、录音、录像以及各种电子档案等等。文书档案管理的重点在于收集、保存资料,记载“历史”文书档案管理多以发生的人事、事件、过程记载、文件、书报、物品存档为管理对象,管理手段主要就是用载体(主要是纸质或实质)记录下来,并分门别类地存放在档案室中。这个阶段管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上;同时,非常强调资料的完整性、安全性。档案管理起到的最大作用就是记载历史,使得后人可以引用和借鉴历史资料,这样档案才产生作用。 新升格院校由于历史原因在文书档案的基础管理和业务操作手法上参差不齐,因此急需对文书档案管理工作进行改进。 一、加强文书档案收集 档案管理工作的第一个重要环节就是系统收集,档案系统收集是档案工作的起点,是积累各种档案的重要基础,只有做好系统档案收集工作,才能使档案材料门类齐全,内容丰富,满足学院内部和外部各方面对档案信息的需求。 收集档案是每个档案工作者应尽的义务,对档案的收集工作,应该采取积极主动的态度。要明确范围,分类收集,统一规范文书档案载体字迹要求,立卷要规范,按照单位文书档案类目进行分门别类的整理、组卷、保证案卷的质量。对文件选用、文号编发、标题制作、发文范围、正文提炼、标题字形、附件、主题词标示、印发科室等一一作详细规定,严格执行。对上级单位来文和资料,在登记办理、传阅、立卷、归档、保密上做到环环紧扣,手续齐全。 我们在工作中注意完善工作的方法和做法,纠正只注意对红头文件的收集整理,而忽略其他文件的收集。只注意文书档案资料管理,忽略业务、科技档案资料的收集整理。只注意对纸质档案材料的收集归档,不注意对特种载体的档案资料收集的错误做法,从而逐步扭转档案室藏内容单一,门类缺乏,信息含量少的,在档案利用上不能提供深层次服务的局面。 二、明确文件立卷和归档 档案工作者要有耐心,要细致入微地做好档案的立卷工作,不能有丝毫的差错。作为文书档案,应按照《机关文件材料归档和不归档的范围》进行鉴定,并结合实际具体分析,确定归档范围。应站在全校全局的高度上,根据文书档案与参与学校经济活动的各个部门的工作与职能紧密联系程度,按部门分类归档整理成卷。以高校教学、科研为中心内容来判断,剔除夹杂其它与此无关的其它内容的文件以及重合、重份的文件,结合分析文书档案的来源,避免分类不清、组卷不合理。具体分析文书档案的可靠性、有效性以及法律效能。注意文书档案产生的时代背景,考虑其归档的时间顺序。 档案管理的关键是文件转化成档案。这一过程,需要经过文件的鉴定、分类、组卷、拟写案卷标题、姨写卷内目标和备考表等等繁琐的程序。这就需要新形势下实现办公自动化要求档案工作者与时俱进,在现阶段,文件的归档依然以纸质文件为主,究其原因是档案永久保管的需要。实现办公自动化以后,机关中的绝大部分文件将以电子文件形式生成,由于当前电子文件的法律效力还没有得到完全确认,因而在今后很长一段时间,纸质文件与电子文件将长斯共存。这就要求新形势下文书档案管理工作要积极顺应潮流,在秘密文件归档时,虽然内容不能流转,但我们应将其目录输入微机,这样既避免了电子文件归档的不齐全、又保证了上网文件的安全。 三、建立有效的管理制度 要建立有效的管理制度和工作程序,严格按照规范程序办理公文这些规定和程序要尽可能细化,简捷明确,操作性强。文书档案中的许多利用价值较高的档案往往来源于档案的结构与质量,是档案部门的一项重要工作。档案员必须加强与各部门的协调与沟通,保证档案收集信息渠道的通畅。要严格执行公文行文规则,严格审核签发制度,禁止滥发文件和发无效、无用的文件。不但在公文正式印制前审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核,印制后发送前应再次进行复核。若要修改实质内容,则应按程序复审。在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标上也要严格按单位公文标准把握。要发挥随文卡片的控制作用,对“文件处理单”、“发文稿纸”等卡片的填写要简明扼要,合理确定文件的发文范围,在控制文件“件数”的同时,严格控制文件的“份数”,禁止滥抄、滥送。 四、利用微机管理 以手工为主的传统档案管理工作,不仅消耗大量人力、物力,而且档案信息含量与档案实体量的比值处于较低水平,管理手段的落后会导致档案利用工作方面的许多问题。如档案利用率低下,查找效率不高、查准率较差,这就严重制约了档案信息资源的利用率。微机的应用,网络的开通,为摆脱以往的经验式的管理模式,完成档案管理由案卷级向文件级管理的转变,将手工立卷变为微机自动管理,就成为可能。极大地提高文书档案管理与利用的质量、精度和效率,实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。 总之,档案工作者要加强高校文书档案管理,注意完善工作的方法和做法,使文书档案能真正起到记载我院历史的作用;对我院现实工作有真正的指导性作用;对我院工作能产生连续性的作用;对事实或事项真否有重要鉴定作用。◆ 参考文献: [1]柴冲,浅谈高校文档一体化管理,开封教育学院学报.2008 [2]顾爱怡,顾贤凯,从工作实践浅谈文书档案管理.科技资讯.2009 [3]徐莉,浅谈文书档案的计算机管理.平顶山师专学报.2008 |
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