| 标题 | 公司人事档案管理工作现状和创新的思考 |
| 范文 | 祝艳萍 摘要：“人事档案目标管理”是中国石油天然气集团公司进一步规范人力资源管理工作的重要举措，是对人事档案管理工作的一项新要求。这对于一个拥有60多年文化历史的老企业来说无疑是一项巨大的挑战。回顾公司人事档案目标管理工作走过的点点滴滴，充满了艰辛与喜悦;上万卷经过整理变得规范、整齐的档案凝聚着每一位档案管理人员的心血和汗水……公司人事档案管理水平得到了大幅度提升，其过程值得总结和思考。 关键词：人事 档案管理 现状 创新 一、人事档案管理工作在企业中的作用 人事档案是我国人事管理制度的重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。人事档案记载了一个人的个人学习、工作经历、生活状况和工作成绩，关系到每个人的切身利益。它具有重要的凭证价值和参考价值。无论在什么条件下，只要进行人事管理活动，就会形成相关的人事资料，就需要开展收集、整理、归档、保管等人事档案工作。因此要正确认识人事档案的价值，充分发挥人事档案工作的重要作用。 近年来，随着中国石油天然气运输公司持续快速的发展，对人才的需求不断加大，如何为企业引进和提拔使用优秀的人才，以加强人才梯队建设，都离不开对人事档案的利用。公司通过档案可以了解员工的过去，掌握现在，从而预测其发展潜力，及时发现人才，避免压制人才，埋没人才;依据人事档案提供的信息，可以使各类人才扬长避短，各司其职，最大限度地发挥人才效力。人事档案是运输公司开展人事管理活动中产生各种信息的有效载体，人事档案的内容是公司干部任免过程中识别人才、选拔人才、使用人才的重要依据。 二、公司人事档案管理制度化、标准化的实施效果分析 （一）健全制度，规范标准 制度是管理的基础。针对各单位现状，公司督促各管档单位完善了《人事档案收集与归档制度》、《人事档案保管与保护制度》等八项制度，健全《档案转入人员登记簿》、《档案查借阅登记簿》等六本台账。2009年8月公司转发了中共中央组织部《人事档案材料收集归档规定》的通知，并结合公司实际提出了人事档案材料收集归档的具体要求。在日常人事档案管理工作中，运输公司通过严把“三个关口”，规范操作标准。一是严把“入口关”。注重源头管理，加强与材料形成部门的沟通，建立人事档案材料收集网络，并要求各单位按《人事档案接收标准》对转入的每卷档案进行审核。二是严把“审核关”。严格按照中组部办公厅下发的《关于进一步开展人事档案审核工作的通知》要求，对照标准逐人逐卷逐项审核，对缺少的材料进行登记查找，对收集、反馈的材料进行鉴别。三是严把“整理关”。按照中组部《人事档案整理工作细则》的要求进行分类，技术加工。规范的标准、制度，使得档案管理工作有章可循、有据可依。 （二）根据制度明确工作流程，档案管理环环紧扣 人事档案是企业员工信息的重要载体，历史全面地记载着员工的基本情况，反映着每一个员工个人经历、能力和德才的综合表现。准确、齐全、完整的员工人事档案是企业全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。 档案管理工作贯穿了一个企业员工从就业到退休的全过程，其时间跨度大，管理环节多，并在不断地更新变化，如何使其能保持一贯性和严密性，只能用标准化和流程化来控制。为此，运输公司根据人事档案分级管理特点，制定了详细可行的内部管理流程，并制订了人事档案收集工作、整理工作、查（借）阅工作、转递工作流程图，使人事档案工作流程清晰、管理有簿册、查（借）阅有记载、转递有回执、管理有专人，使人事档案工作流程化、规范化，加强了工作的严肃性和监督指导力度。 （三）人力资源管理系统给人事档案管理注入了活力 人事档案管理工作随着企业员工类型、数量增加而更趋复杂，需要借助计算机、系统软件不断提升档案管理能力。为此，运输公司“将档案目标管理、信息化和档案审核三项工作同步进行”，公司先后组织了多期人力资源管理系统档案功能培训班，并全面推广系统用户认证工作。目前，公司共有系统用户222个。目前，公司的人事档案管理模块中的人事档案信息管理、档案目录管理、档案材料接收管理、档案转递管理、档案查借阅管理和档案审核管理已推广使用，并在不断完善，大大提高了工作效率。 三、近年来公司人事档案管理工作现状与问题 （一）公司人员基数大，人事档案管理基础相对薄弱 近几年来，运输公司认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《人事档案工作条例》和保密规定，坚持实践科学的发展观，以“收集齐全，整理科学，保管安全，利用满意”为任务，不断加强基础业务建设，大力推进信息化进程，人事档案管理水平不断提升。但公司开展人事档案审核和目标管理工作起步较晚，2008年7月开始全面启动，人员基数大，公司分布全国各地，材料收集难度大，专职管档人员配备不足，人事档案管理基础薄弱，这些制约着公司人事档案管理的进一步发展和提高。 （二）人事档案材料转递、归档工作需进一步加强 公司人事档案采用集中管理、分级负责的管理模式，下属八家大权限的独立管档单位。目前已建立了相对稳定的人事档案材料收集网络，但因公司下属单位点多、面广，人事档案管理人员又多为兼职，存在档案材料转递、归档不及时的现象，使人事档案的作用不能充分发挥。 （三）人力资源管理系统数据与人事档案内容信息不对称 人力资源管理系统深入、广泛地应用，形成了质优量大的人事档案信息资源。系统给人事档案管理工作带来了便利，大大缩短了查档周期，有效提高了人事工作效率。人事档案是系统数据维护的依据。目前，运输公司的系统利用率在不断提升，但仍存在新归入的人事档案材料未及时在人力资源管理系统中进行相应的数据维护，使得信息不对称，系统的作用不能得以充分发挥。为此，要牢固树立“系统是人事数据唯一源泉”的理念，不断强化人事各业务岗位的系统应用知识和操作技能。 四、公司人事档案管理的创新思考 在企业大力实施信息化建设的背景下，人事档案管理迎来了巨大的创新机遇和空间。人事档案管理作为人事管理的一部分，必须适应现代企业和新时期发展的需要，树立新的观念，建立新的体制，是需要企业所有部门中所有成员共同参与才能取得成效的一项事业。为此，就如何创新运输公司人事档案管理之路浅谈以下几点： （一）管理方式的创新 随着运输公司产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，公司不断开辟新市场、新领域，由原来濒临破产的企业转为参与强烈的市场竞争。外部人才引进后，不同企业薪酬、任免存在特殊性、差异性。因此，档案管理人员也要为接收和管理好这一类人员的档案而转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教相关单位人员和公司内部经验丰富的薪酬、干部岗管理人员，加强工资演变和任免信息等人事工作的业务学习，对于人事档案中缺少的材料做到“胸中有数”，补充收集有的放矢。 （二）管理理念的创新，要树立档案是资产的观念 在企业无论是人事、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以人事档案为例，它记录着一个人成长的历程，从工人到干部，从一个时代到另一个时代，它与员工任免、退休、福利待遇息息相关，是不可再生资源。人事档案从业人员只有认识到档案是资产以后，才会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，才会下决心做好人事档案工作。 （三）管理技术的创新 信息化时代，人事档案工作的服务方式、内容，与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。人事档案工作也要适应电子化、信息化的形势，逐步使档案内容电子化，更便于查阅和使用，在不远的将来，信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，掌握利用计算机进行档案信息化管理，对档案实体和档案信息分离，是档案信息与载体分离，才能实现简化立卷、深化检索的目的，使档案实体只作为保管单位进行检疫组合，而档案信息脱离实体，便于作深层次加工、储存，逐步做到利用现代化手段保管和开发利用多种信息资源，实现档案管理由浅到深、由低到高、由单一向全方位管理创新。 （四）管理风险性评估的创新 在人事档案管理过程中，要“居安思危”。虽然公司有相对比较完备的管理制度，且目前也没有出现任何可预见的风险，但随着公司不断发展和员工人数的不断增加，不同要求的员工将会对人事档案的管理提出更多的要求。 综上所述，在新形势下做好员工人事档案管理工作，既是企业发展的需要，也是企业可持续发展的一个坚实的基础。要站在新的起跑点，用新思路、新方法去研究和处理工作的各种问题，使人事档案工作管理方法科学化、管理机构高效化、管理工作现代化，为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的提供完整性、准确性、公正性的第一手资料。 参考文献： [1] 谢凌玲.基于SSCI的战略人力资源管理文献现状研究[J].石家庄经济学院学报，2014，06：78-83. |
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