| 标题 | 企业集团档案信息资源共建共享模式的探讨 |
| 范文 | 杨苏梅 摘要：档案信息是企业发展和提高竞争力的重要资源和关键因素。本文在分析企业集团档案信息资源共建共享模式要求的基础上，对档案信息资源共享模式展开研究和论述，并提出了相关的建议。 关键词：企业集团 档案信息 共建共享 模式 Analysis of enterprise file information which is shared——Take Suzhou Chuangyuan for example Sumei Yang（Suzhou Chuangyuan Education Centre， Suzhou 215006） Abstract：File information is a signifi cant resource of enterprise development and competitiveness. Based on analysis of enterprise fi le information which is shared，coming up with an idea about the model of sharing fi le information and giving some suggestions. Key words：enterprise； fi le information； sharing； model 档案信息资源的科学管理和高效共建共享是企业发展提高核心竞争力的关键因素。档案信息资源既是企业经营、管理等业务活动的真实记录和反映，也是弘扬企业文化的重要载体。笔者所在的苏州创元投资发展（集团）有限公司是在原苏州市工业投资发展有限公司和原苏州创元（集团）有限公司强强联合、优势互补的基础上合并重组而成的。 随着企业外部环境和内部管理的变化，企业合并重组是企业集团化管理快速发展的重要途径，也是企业优化资源配置、强化管理和共建共享信息资源的一种必然选择。对于集团化管理来说，档案信息资源共建共享的能力是企业做大做强（优）的关键所在，这是由企业集团自身的性质和特点决定的。档案信息资源集中管理是实现档案信息资源共建共享的基础，是顺应管理创新发展趋势的重要举措。创元集团自2008年重组整合以来，以“优化资源配置、拓展资本市场、提高创新能力、做大做强（优）”作为战略定位，以“创业、创新、创优”的“三创”作为集团的企业精神，显现出改革发展的强劲势头，创元集团已连续十多年跻身中国企业500强。创元集团总部加强管理创新，宏观管控能力，而作为总部的档案部门如何有效地实现档案信息资源的科学管理，并在此基础上实现资源高效的共享，已成为我们作为企业档案工作者不得不思考的议题。 因此，笔者就企业集团化管理模式下，在档案信息资源共建共享模式建设实践中的一些问题进行探讨。 一、企业集团档案信息资源共建共享模式的要求 随着信息技术的飞速发展和互联网的普及，在充分利用信息技术和网络平台的基础上实现档案信息资源共建共享模式。为了提高企业集团的竞争力和维护整体利益，建设档案信息资源共建共享是企业的内在需求。但是由于企业集团内的下属企业单位比较多，又大多是独立的法人企业，需要综合考虑各企业的需求，尽量在建设档案信息资源共建共享模式的系统中，照顾各方利益。企业集团内各单位只有积极参与共建共享，才能形成完善的档案信息保障体系。档案信息资源共建共享模式，它既是一个信息资源管理系统，也是一个信息发布和获取平台。因此，档案信息资源共建共享模式应满足以下几个要求： （一）技术标准的统一 企业档案管理标准、制度及技术规范是规范档案行为的基础，是现代企业实施档案管理的重要保证。要实现档案信息资源共建共享，必须要求集团下属企业实现统一的档案管理制度及技术规范，而企业由于集团合并重组给相关企业原有的管理标准、制度和技术、档案的类型、内容和格式带来了不小的冲突或缺失，这就要求集团内各企业制定统一的工作标准和落实实施相同的工作计划，使之能够适应企业集团的档案信息资源共建共享的顺利开展和进行，为企业集团档案信息资源的开发和利用创造有利的条件。 （二）管理机制的统一 档案信息资源在集团内要统筹规划和统一管理。企业合并重组后，具有实体的所属全资、控参股企业或战略合作企业将不止一个，而档案信息资源又分散于不同企业的不同部门，要将档案信息资源进行共建共享，利益协调是重中之重。由于各企业各部门既是信息的提供者，又是信息的使用者。因此，为了确保整个企业集团内档案信息资源共建共享工作的顺利开展，并履行档案管理职能，就需要建立协调机构，制定共建共享管理机构档案信息资源管理中心-简称（信息中心），以便对企业集团内的档案信息资源进行统筹规划，对档案工作实行统一领导和科学有效的管理。集团内各企业应从全局出发，克服和彻底摒弃信息资源共建共享的保守主义、本位主义、形式主义，无论规模大小，只有树立“大共享”的观念，才能提高企业集团的资源利用效率。 （三）管理水平的提高 提高和加强档案人员的管理水平是奠定档案信息资源共建共享的人才基础，现代化的企业建设给档案管理人员提出了更高的要求，档案管理人员不仅要掌握档案管理的专业知识，而且还要懂得相关的专业知识，特别是不断更新和提高自身的知识结构，还要掌握先进网络通信、计算机、信息加工处理等技术。而企业集团下的合并重组企业，不仅要求档案人员具有以上素质，还迫使档案部门要将专、兼职档案人员组织起来，建立档案管理人员的网络体系，企业集团通过信息中心组织专、兼职档案管理人员进行档案专业业务的理论和技能的培训，以便提高整个企业集团档案管理人员管理意识和业务水平，为档案信息资源的共建共享建设的发展与完善奠定坚实的人才基础。 （四）信息安全的可控 企业集团内应积极普及使用信息处理，数据库、网络通信及计算机应用等新技术，提高档案信息资源安全防控意识的培训。构建企业集团档案信息资源共建共享平台，应该在确保信息安全可控的前提下提供良好的技术保障，特别是对企业来说，知识产权、商业秘密一旦泄漏会给企业带来无法估量的损失。充分利用企业集团的局域网，提升档案管理软件和硬件的建设和档次，以便企业集团内部建立统一的信息采集、交换标准，维护数据的一致性和安全性，不仅能抵御外部入侵，而且能够在内部实现安全控制，并根据限定权限来实现各类信息资源的共享，最大限度地发挥企业集团内档案信息资源的共建共享的作用。 二、企业集团档案信息资源共建共享模式的分析 档案信息资源的集中管理，是企业集团档案信息资源共建共享的基础。对于纸质档案，档案信息资源集中管理主要通过档案实体的集中保管予以实现，其内容是依附载体而存在的；而对于数字档案，档案信息资源集中管理不再依赖于档案的实体，集中保存与分散保存都可以实现对档案信息资源管理的目的，其内容与载体是分离的。 以档案信息资源高度共享为目标，加大档案信息资源总量的增加、质量的提高，结构的优化，全面提升档案信息资源开发和利用水平。 因此，企业集团信息资源共建共享组织模式可采用集中模式和分散模式两种方法。 （一）集中模式 在企业集团内部采用集中模式的档案管理，即由集团内的档案管理部门“信息中心”负责，而在各个企业中不再另设档案部门，实现档案信息资源集中管理。信息中心负责档案信息资源共建共享所需的硬软件的设施，统一规划、采购、部署运行和管理，各企业各部门可根据统一的标准体系进行收集、整理、提高信息质量，上传信息中心共享平台。并开展档案信息资源的接收、整序、维护和安全控制等。集中模式就可以避免重复投资和建设，节约了档案信息资源的管理成本，避免数据重复和冗余现象，便于各企业间的沟通，排除了官僚主义，有效地提高了档案信息资源组织的工作效率，并提高了档案信息资源共建共享的服务质量。同时，利用网络共享平台，充分实现档案信息资源的社会化和被广泛利用。 （二）分散模式 在企业集团内部采用分散模式的档案管理，即各自分别建立自己的档案管理部门，由自己的档案管理部门负责管理自身档案信息资源的组织。企业集团内的各企业自行负责采集、整序、管理和维护，档案信息资源分别储存于各个企业自身的数据库中，企业集团建立一个统一的信息发布平台，企业集团信息中心人员的授权可通过授权身份确认后可登录信息平台获取所需的档案信息资源。分散模式就可以保持档案信息资源的真实性、系统性、完整性，又能较好的保护好各自企业的知识产权和商业秘密，对各自企业特色的档案信息资源提供了广阔的发展空间。同时可以促进档案信息资源的社会共享，实现档案信息资源的有效利用。 三、苏州创元集团企业档案信息资源共建共享模式的建议 在前文论述和分析下，不管采用上述哪种模式，企业集团信息资源共建共享都可实现信息资源共建共享的顺畅。那么采用哪种模式更为合适，基于目前形势，苏州创元投资发展（集团）有限公司的档案信息资源共建共享模式应采用集中模式更为合适。 （一）从集团整体利益考虑，集中模式更具集团优势 创元集团是一家上市企业集团，集团的经营管理信息必须公开透明。各下属企业档案信息统一集中管理，便于集团掌握全部所属企业的真实信息，并以集团的平台提供给决策层，使集团及时全盘掌握企业的真实的信息。 （二）从管理的效果考虑，集中模式更具效率优势 现代企业管理的基本要求是：集中、高效、及时、真实。档案信息资源集中统一模式， 是现代企业集团管理的需要，是企业集团发展的需要。如果没有集中统一的档案信息资源数据，集团就无法及时全盘掌握所属企业的经营管理状况，也无法掌握所属企业经营的历史状况。 （三）从保障信息安全方面来考虑，集中模式更具有安全性 如果档案信息资源是分散在企业集团内的各个企业中，档案信息存储于不同的数据库，单个数据库出现故障就会影响整个集团的数据信息。使得集团无法及时掌握企业经营管理的现状。集团数据也无法及时、真实、有效的反映。同时也给集团的数据安全带来隐患，以点影响全局。 （四）从运用信息技术来考虑，集中模式更具发展潜力 档案信息资源是通过运用网络平台，以集团档案信息资源为中心，实现资源共享与服务，在社会信息化进程日益得到深化的今天，网络已为实现信息资源共享与服务的重要平台具有非常明显的优势，集中模式更加符合信息技术发展的方向。 （五）从集团发展的需要考虑，集中模式可采用统一管理标准 集团是一个经营管理整体，档案管理需要有统一规范与统一标准。各企业存在于档案管理中，存在要求不严、标准不一、设备设施不全、管理优劣不等、上下沟通不畅等一系列问题，都可以通过档案管理集中模式加解决，使集团内部各企业在档案管理上，统一规范、统一标准。让各企业的档案管理水平上一个新台阶。 综上所述，相对于分散模式，集中式模式在实践中更具优势，也更符合企业集团的发展需要。当然，在具体的实践中，企业集团应在分析自身需求的基础上，综合考量企业的实际情况，选择合理的组织模式。 参考文献： [1] 曲晶瑶.基于档案馆联想的档案信息资源共享模式研究[J].兰台世界，2011（12）. [2] 李宝玲.我国档案资源整合研究现状分析[J].档案学研究，2010（2）. |
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