| 标题 | 医院编外流动人员人事档案管理的现状与对策研究 |
| 范文 | 庄晓芳 摘要：人事档案管理是医院人力资源管理的重要组成部分.随着新医改的展开，医疗需求日益增长，编制体系内人员不足，导致编外人员不断补充。此类档案现状如何加强管理，是医院面临的新问题。本文结合工作实践，对医院编外人员档案管理存在的问题、对策进行粗浅探讨。 关键词：医院 编外人员 人事档案 现状 管理 中图分类号：R 197.1 文献标识码：A 随着新型医疗改革帷幕的拉开，医疗体系进入转型时期。医院求诊人数持续攀升，新病种不断出现，原有的人员无法满足实际工作需求。在编制受限的情况下，医院不得不招聘大量的编外人员充实到各个岗位。这些人员与编内人员从事相同的工作，却无法享受同等的工资、福利待遇等员工权益，且流动性较大，因此管理也存在难度，如何加强管理此类人员人事档案，已成为医院档案管理工作的重点。 一、人事档案的重要性 （一）人事档案是记载个人成长轨迹的“有效凭证” 从九年义务教育至退休，档案囊括了一个人的学籍、党团关系、工作经历、身份、职称、职务、工资待遇等与人息息相关的文字凭证。从公务员、事业单位考试，工作中办理转正定级、职称评定申报、开具各种证明等，到办理退休手续，都需要档案“说话”。虽然现在网络信息的全国共享已铺天盖地，但档案是原始记录，是第一手资料，它最基本的文字记录的功能仍不可替代。如果没有档案，个人的权益得不到有效的保障。 （二）人事档案为人力资源的合理配置提供重要依据 狭义上的人力资源是指组织所拥有的用以制造产品和提供服务的人力。随着人员的流动、能力的变动，人力资源处于持续开发的过程。科学、合理地进行人力资源的规划和配置，需要详尽了解员工的基本素质、技能、社会经历等个人情况，管理层通过充分查阅人事档案，对员工的简历有更全面深入的认识，结合相应的考核机制进行综合分析，优化人力资源内部管理，制定人才发展战略，维持人才稳定性。 （三）人事档案是员工职务、职称晋升，享受工资待遇的判断标准 人事档案收录的学籍和年度考核鉴定材料，是医疗专业技术人员职称评审中必不可少的一部分，档案的真实性、有效性确保了职称晋升工作的顺利完成。此外，在医疗系统进行的工资改革和绩效工资调整中，也必须借助人事档案，审核每位员工的学历、工龄、职称、职务，套用国家政策，制定出与之对应的工资标准。 二、编外流动人员人事档案管理存在的问题 （一）体制差异造成管理的不规范 以仙岳医院为例，医院员工分为编制内和编制外，编制内的人员按照机关事业单位人事管理相关规定，办理录用和人事代理后，档案由卫生人才服务中心统一管理，并按照中组部《干部人事档案管理办法》，定期将人事材料整理归档；而编外人员是由医院自主招聘，未纳入事业单位管理范畴，因此在档案管理上分属不同的管理机构。符合办理人事代理的人员，其学籍档案和工作产生的人事档案合并后归属市人才中心，反之，由医院代管工作后的人事档案，学籍档案则由生源所在地的人才中心代管，造成了档案的分段保存，延续性缺失，管理难度比较大。 （二）缺少专业的档案管理人员和管理经费 人事档案的管理一般归属于医院的人力资源部，但医院人事工作繁重，人员配备少，每个人都是身兼数职，无专人管理档案；档案管理工作看似简单，实则专业性强，要求管理人员掌握相关的专业技术知识，而实际工作中，兼职管理人员都非科班出身，对档案管理一知半解。另外，由于编外流动人员数量日益增长，建档需要大量的经费支出，医院作为差额拨款单位，人工成本占据很大的比重，基于减少开支的考虑，编外流动人员档案的建立与管理也就被忽视。 （三）员工对人事档案的关注度低 国家对人事档案的要求是禁止个人携带和保存，个人接触不到本人档案。除此，大部分中高等院校也未进行档案管理的普及教育，导致员工不清楚自己的档案存放地，少数知道的人员，对档案的用途也不了解。而且，目前医院编外人员中以85后为主，在职称晋升等方面对档案的使用率不高，关注度低。长久以往，个人意识逐渐淡薄，档案中缺失的材料逐渐增加，材料补齐的难度日益增大，人事档案的完整性堪忧。 （四）档案转递缺乏时效性 笔者所在单位，每年3、4月份整理去年的人事档案材料，7、8月份转递至人才中心，例如有干部年中任免，任免材料需到明年的年中才能存入个人档案，间隔一年的时间，导致在档案专项审查工作时出现单位花名册人员信息与档案信息不符的情况；同时，转递时间长也容易造成档案材料缺失，档案不完整程度加剧。 三、加强编外流动人员人事档案管理的措施 （一）从上至下提升档案管理意识 首先，从医院领导层面，应该重视人事档案管理工作，将人事档案管理纳入医院日常管理工作，定期进行检查和指导，及时发现问题，并予以支持解决，以提升人事档案管理水平。还可将人事档案管理列入年度、绩效考核指标，通过定性和定量考核，使人事档案工作步入正轨。 其次，人事部门也应将人事档案管理作为与人事工作六大模块同等重要的一项长期工作，制定相关管理制度和流程，专人管理，及时补缺补漏，经常“回头看”，抓落实，有效夯实档案的基础管理工作，强化档案管理的内控工作。 （二）建立档案管理的“同工同酬”机制 《劳动合同法》施行后，编外合同制职工和在编职工享有同等的劳动权利，他们在工作条件、休息休假、社会保险、劳动保护、职业危害防护、安全生产状况、劳动报酬等方面与国家正式职工享有同等的权利，在档案管理上，也必须一视同仁。 2014年，中组部、人力资源和社会保障部（以下简称“人社部” ）等五部门联合下发了《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》，要求流动人员的人事档案可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。近期，人社部正在研究取消医院、高校的编制工作，未来，编内外人员的人事档案也将不再受编制制约，实现由卫生人才服务中心统一管理，并按照《干部人事档案管理办法》进行收集、鉴定、整理、保管和利用，确保档案的完整、安全。 （三）培养专职的档案管理人员，实现档案信息化管理 档案管理繁琐枯燥，又兼具重要性。因此，要培养具有较强的服务意识和高度责任心的档案管理人员，熟练掌握档案管理的各种业务，使医院档案信息化管理走向正规。因此必须加强基础设施的建设，这是硬件保证，必不可少。因此医院要提供大力度的资金支持，引进档案数字化管理软件，为每位编外人员建立电子档案，并同医院现存的纸制材料一起适时进行维护，及时准确地将人员信息上传至医院人力资源信息系统，方便管理层查阅和工作中查档需要，使人事信息管理的准确性、可靠性以及时效性得以凸显。 （四）重视宣传，确保人事档案的重要性深入民心 在新员工岗前培训中，将人事档案作为独立的课程进行介绍，让员工初步树立档案意识。日常工作中，通过医院的宣传栏、办公系统、微信群等渠道继续普及人事档案的重要性及与员工切身利益的关系，进一步增强意识，让每一位员工能够自觉参与到人事档案材料的收集和整理工作中来。同时就如何转递档案给予充分指导，督促员工及时办理人事代理并对人事档案进行补缺补漏，做到“档随人走”，减少“弃档”、“死档”、档案毁损现象。 （五）健全档案收集转递机制，及时归档 档案管理部门要加强对人事档案材料的完善，定期与相关部门沟通，如党办、科研部、教学部等，主动收集归档材料；同时，每年通知员工本人上交奖惩情况、社会兼职等个人材料，在确保档案资料真实可靠的前提下，及时整理并与人才中心进行交接、归档，全面提高人事档案的时效性和归档质量。 四、结束语 如今，编外流动人员的队伍逐渐壮大，为增强对单位的归属感，除人员管理和福利待遇需要与时俱进，医院人事档案管理工作也需要转变思路，以人为本，不断创新，对档案工作做相应的调整，让职工能够全身心投入到工作中，促进人力资源管理能够更好地选拔人才和利用人才，使人力资源得到充分的利用，从而提高医院的综合能力和水平。 参考文献： [1] 杨巧.重庆某医院编外聘用员工人事档案管理探讨[J].中国卫生人才，2014（01）：80- 83. [2] 宋茜.事业单位编外人员人事档案管理现状及对策[J].内江科技，2013（11）：35- 36. [3] 王莉艳.浅谈如何加强医院人事档案管理工作[J].科技资讯，2013（11）：230. [4] 徐叶黎.新医改背景下如何做好医院档案管理工作[J].城建档案，2013（07）：79- 80. [5] 勾月.医疗单位编外人员的人事档案管理研究[J].中国科技博览， 2014（27）：353. [6] 刘海梅.浅谈人事档案在人力资源管理中的重要性[J].企业管理，2014（09）：59- 60. [7] 王玮.浅谈医院聘用制职工人事档案信息化管理[J].中国卫生产业，2014（03）：176- 179. [8] 张跃民.医院人事档案管理存在的问题及解决办法[J].人才资源开发，2015（01）：76. [9] 赵峰，李星星，张倩.新时期医院人事档案管理的不足与改进[J].中国卫生产业，2015（03）：98- 100. [10] 严静.流动人员人事档案管理[J].中国农学通报2010，26（24）：492- 494. |
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