| 标题 | 高等学校学生档案信息化管理对策 |
| 范文 | 张洁 摘要：随着信息时代的到来，学生档案管理也需要紧跟时代步伐，探索新模式、实现高效率。本文分析高校学生档案信息化的研究现状，从管理方式、信息化建设、制度改革等多角度进行探讨，提出学生档案管理的新方法、新举措，旨在为高校领导科学决策、教育教学研究管理提供支持，提高学生档案信息资源的服务效率，对高校学生档案的信息化建设起到促进作用。 关键词：高等院校 学生档案 管理研究 信息化 中图分类号：G271 文献标识码：A 档案信息化是现代社会的发展趋势，而档案数字化建设是信息化建设的一个重要基础，特别是在信息网络技术的飞速发展和高校教育体制改革的冲击下，高校学生档案的相关问题得到越来越多档案学者的重视。 經统计，我国学生档案信息化的相关研究从1998年开始，通过对相关研究成果进行归纳和分析，发现理论研究为主要方向，比重超过70%，主要是对学生档案数字化的认识、现状、存在问题和对策进行了阐述。实践类文章的相关研究不足30%，主要是介绍高校学生档案数字化系统设计、平台建设、应用现状等问题。另外，有少数文章虽然主题涉及了高校学生档案数字化的相关内容，但是其中很多内容却是阐述其他领域的档案数字化工作。学生档案管理信息系统的建设和研究是很多学者共同研究的重点，几乎80%的文章都有提及，一些学者的研究成果中提到了学生档案管理的网络架构和办公智能化，并指出高校学生档案信息资源的开发及利用是学生档案信息化建设的最终目标。 目前，国内各高校由于人员、资金的限制，档案的信息化进程有所差别，除了少数有条件、实力雄厚的高校外，大部分高校的档案信息化建设刚刚起步，而作为高校档案的重点之一的学生档案工作，应该紧跟社会发展趋势，在管理方式上更加注重信息化，在档案处理过程中追求数字化，力求突破纸质档案的瓶颈，为高校学生档案的信息化建设提供有力保障。 一、创新高校学生档案管理方式，强化服务理念 学生档案管理工作是高校管理工作中的一项重要内容。虽然《高等学校档案管理办法》明确提出高校档案工作由高校校长领导，将档案工作纳入学校的整体发展规划，把档案信息化建设与学校其他工作同步发展确定为校长的主要职责，[1]但是大多数高校依然对学生档案管理不够重视，学生档案数字化与高校办公自动化无法有机结合，不能同步发展。要改变这一情况，应该从以下两方面入手： （一）做好宣传工作，深化档案意识 从思想根源入手，转变对待学生档案工作的思想误区[2]，学生档案与学生的学业、就业和前途密切相连，可以通过新生入学教育、课堂实践、就业指导、毕业生教育等环节向学生宣传，让学生了解档案的构成内容、相关作用及政策法规，加深学生对于档案的认识，了解对自己的档案负责也就是对自己的人生负责，使学生认真对待自己的档案。在学校各相关部门加强宣传，深化学生档案工作有利于推动学生工作的开展、教育质量的提高及人才全面发展。 （二）加强数字化管理，鼓励学生参与 数字化时代要想做好学生档案管理工作，就必须树立新的档案管理观念，高校学生档案数字化管理可以弥补纸质档案的不足，学校应划拨专项资金用于购买计算机、建立一套学生档案管理的信息系统，也可以按照学校具体需求开发新的数据库，探索学校办公网络平台、教学网络平台与学生档案管理系统的融合互通。[3] 鼓励学生参与档案收集，主动向辅导员提供个人相关的档案资料，再由各院系阶段归档，定期向档案室提供，不断充实学生档案内容，形成以新生档案收集为前提、以在校期间阶段补充为基础、以毕业前夕复查为保证的管理模式，真实完整地反映学生情况，为学生将来的就业、求学、晋升和未来发展提供第一手资料。 二、合理利用数字化技术，探索档案管理信息化模式 学生档案的数字化和网络化是档案发展的必然趋势。档案数字化管理系统的建立为档案的查找利用、数据统计、档案的安全保管、异地备份提供平台。高校学生规模的扩大和流动性增强，学校的搬迁和合并等，需要对学生的个人信息进行快捷的更新和管理，高校学生数字化管理恰恰弥补了传统档案管理上的不足。 不少高校的招生、人事、学籍、就业等部门都已实现数字化和网络化管理，这为学生档案的数字化建设创造了条件。学校可以整合各部门的信息资源，在建立学生档案目录数据库的基础上筹划建设学生档案全文数据库、多媒体数据库，最大范围地利用以计算机为核心的现代技术手段，有计划、有步骤地将学生档案分类归档，再逐步将已归档的学生电子档案与目录数据库对接，实现高校内部档案共享，将学校档案室的学生档案数据库与各归档单位通过校园网连接起来，最后通过因特网实现各高校学生档案数据资源共享，最终实现学生档案的网络化管理，通过设置使用人权限、条件和密码等验证信息，为学生及就业单位提供便捷的检索、准确的查询、安全的认证、档案的转递等一系列服务，让学生档案积极发挥其功效，提升学生档案管理工作在高校数字化校园建设中的功能和水平。 三、改革档案管理制度，提升档案管理水平 针对学生档案管理体制杂乱、管理制度不健全的情况，需要对学生档案管理体制进行改革，制度建设以适应数字化时代的需要为导向，从收集归档、查询借阅、转递等几个方面进行研究，协调处理好档案与学生档案形成的相关部门，如教务处、学工处以及学院档案室之间的合作关系，出台学生档案数字化管理制度，提升高校学生档案信息化的重视和认知度。 信息化管理制度的建立可从以下几个方面具体开展： （一）建立信息资料收集归档制度 在内容收集上，按照学校人才培养方案，合理扩充学生档案归档范围，将个人发展材料、诚信档案、心理档案等纳入学生档案收集范围。建立各部门归档时间表，明确各部门学生档案材料的具体归档内容和归档时间，做到随档案形成及时归档，确保档案材料的连贯和齐备，避免在毕业生离校前突击整理。 要本着对学生高度负责的态度，明确学生档案的主管部门，制定具体可操作的制度，划分参与学生档案管理工作各阶段、各环节工作人员的工作职责，做到分工明确、各尽其责，避免工作中出现相互推诿的现象。 （二）建立学生档案交接制度 档案交接看似平常，但是在实际工作中很容易出错，漏交、錯交现象时常出现。因此，需要建立档案材料转交制度，明确移交规范，让档案交接工作变得有章可循，不会随着各部门的档案管理人员的变动出现交接问题。 （三）制定学生档案录入标准 在建立学生档案的数字化管理系统之后，对学生档案信息的录入提出新的要求，需要建立规范的学生档案信息录入制度，对相关部门的档案管理员进行要求。比如：学生姓名、学号、班级等基本资料，考试成绩、课程设计、实训实习等，这些涉及到学生的切身利益的信息需要及时录入，相关部门必须予以重视，对未能按时录入学生资料信息、错录学生信息的相关人员要追究责任。 （四）健全学生档案借阅、查阅制度 改变目前高校的学生档案成“闲置物”的现象，鼓励辅导员、学生和有关单位查阅学生档案，同时健全学生档案查阅、借阅制度，保密制度，在维护学生的隐私权、遵守相关制度的基础上，尽可能减少审批步骤，提高服务效率。但在具体操作上必须严格遵守相关规定，借阅人员手续必须齐全，杜绝随意扫描、复印、拍摄、改动、损坏档案材料等不良现象。 （五）建立完善的学生档案转递制度 档案转递制度尽量做到准确、精细、可操作性强。学生毕业期间的档案整理时间紧、数量多、任务重，往往需要多部门多人员的合作，因此在档案转递环节、转递方式和交接手续上，需要有严格规范的转递制度作为保障，从而消除安全隐患，保证学生档案在转递过程中滴水不漏。 高校学生档案的信息化管理是当代高校档案工作的主题。学生档案管理方式的创新，有利于转变学生档案工作参与者的思想，让各部门之间的工作衔接更加顺畅；合理利用数字化技术，采用先进的管理模式，让学生档案管理更规范和科学；建立信息化管理制度，顺应数字化时代的需求，有利于转变传统落后的学生档案管理体制，为学生档案信息资源的开发和利用铺平道路。 参考文献： [1] 顼迎芳.《高等学校档案管理办法》所规定校长职责的履行[J].长治学院学报， 2011（4）：121- 122. [2] 李玮.加强学生档案管理，提高学生档案意识[J].兰台世界，2008（11）：31- 32. [3] 刘远，肖金良.高校档案信息化建设探析[J].兰台世界，2009（8下）：19- 20. |
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