| 标题 | 疾控中心档案管理工作中的常见问题探析 |
| 范文 | 高春晖 摘要：随着国家医疗体制改革的广泛实施和深入发展，疾控中心的职能随之发生了改变，对诸如疾病监测和食品卫生、职业卫生、放射卫生和环境卫生等工作提出了更多、更高的要求和标准。疾控中心档案管理作为各项工作有序开展的基础和支撑之一，在新时期如何对其进一步开发与利用是当前中心管理工作的重点。本文主要阐述了档案的重要价值，客观评析了当前中心档案管理存在的若干问题，并结合实践经验和发展形势提出了相关工作建议，以期为疾控中心档案管理工作效能的提升提供有益参考。 关键词：疾控中心 职能单位 档案价值 档案管理 中图分类号：R 197.65；G271 文献标识码：A 1 档案的重要价值 1.1档案是单位业务工作的查考凭据 档案管理工作是社会分工中的重要组成，也是各行业领域业务工作开展的支撑依据。以疾控中心业务事项为例，疾控中心承担着对残疾、疾病和伤害预防等的重要使命，是管理公共事务管理、调整社会管理决策的依据来源和关键所在，要查考疾控中心历年事件处理进度、结果和决策规划等业务情况，通过档案便可清晰、直观了解中心工作部署、防控义务履行等具体情况。 1.2档案是社会各个活动的客观写照 档案是地方社会实践和社会生产活动的共同产物，因而积极利用档案，充分发挥其指导实践和生产的实质作用是促进国家整体建设的根本需要，能够帮助公众站在客观、真实的角度铭记每一历史阶段的活动，进而指导相关部门制定相宜政策、采取得体措施调整生产生活方向，推动社会进步。 1.3档案是记录国家历史的真实依据 从宏观层面而论，档案最重要的价值在于其是国家历史的真实记录，通过对这些特定时间、地点发生的特殊事件记录的研究分析，能够推断出一段时期内社会的发展规律、进程，以此为国家发展、地方经济建设和文化教育提供有力参考，助力社会主义现代化建设。 2 疾控中心档案管理中的常见问题 2.1对科技档案的特征性认识不足 疾控中心档案的典型特点就是独具专业属性，这是其明显区别于其他档案的特征，也是实现档案科学管理和归档的重要依据。但实践中，仍有部分疾控中心档案管理人员未能清晰、全面、科学地认识到中心档案的内涵与特征，分类归档杂乱，缺乏系统性，导致档案在种类上复杂，现实利用率低，甚至还有部分中心在处理档案收集、分类保管、统计分析、鉴定利用等各项管理环节中，出现断层和脱节，不仅难以凸显中心档案的专业特性，还对档案管理的开发与利用造成了严重影响。 2.2内容和结构不完善 疾控中心是卫生系统的重要组成，因而对卫生专业技术的培训与学习重视度较高，对于专业技术人员的培养和拔高投入力度也相对较大，由此与之对档案管理的重视程度形成了明显差距。中心档案管理人员专业素養良莠不齐，使得具体工作中，档案资料收集不全面、不准时，档案收集效率不高等问题频现，档案管理人员既不精于系统、准确地对档案信息汇编展开分析与研究，也不善于运用现代化技术手段为疾控中心提供有价值的编研成果，导致一些应急处置、重大事件无法形成完整的档案，难以适应当前疾控中心在新医疗体制改革下对档案利用的基础需求。 2.3档案管理制度不完善 疾控中心工作以预防为主，故中心工作人员的档案意识相对较淡薄，不够重视档案利用的反馈工作。因此，现实中仍有部分疾控中心对于档案的整理与收集没有制定明确、具体且可行的管理制度，也没有设定统一、规范、有序的档案立卷与归档标准，没有将档案管理纳入到部门整体目标管理考核方案中，使得档案管理工作多依靠档案管理人员主观理解和经验来操作，既难以提高档案管理效率，也在一定程度上影响了疾控中心档案的利用效率。 3 提高疾控中心档案利用水平的建议 3.1提高重视程度，树立正确的档案服务意识 前文已述，现实中仍有部分中心持有档案管理对中心整体管理作用不大的观念，认为只要抓好提高医疗技术、医疗实力，确保预防决策合理科学就足够，使得管理层及全体职工对档案管理工作的重视度不够，从而缺少人力、物力的投入。但就长足发展形势来看，这一认知显然有所偏差。中心必须树立正确的思想与认知，加强宣传力度，将档案管理工作纳入议事日程，提高管理层对档案重要性的认识，在人力、物力上给予充分支持，从而让中心档案管理工作更好地发挥职能效用，服务于中心有序发展。 3.2提高管理人员的专业素质，打造专业型队伍 管理人员素质与业务能力、管理水平等是影响档案管理水平的重要因素，由此，中心档案管理人员不仅要具备专业的档案理论知识、档案管理知识，还要熟练掌握信息时代数字化操作技术。对此，中心应积极组织相关人员进行业务培训，筛选符合岗位要求的高素质人才组建专业档案管理队伍。 践行以人为本理念，全面推进档案资源的建设。具体地说，不仅要正确认识档案管理的重要性，还要学习并渗透“人本理念”，以此指导工作，促使档案业务建设规范化。督导相关主管部门制定并落实档案管理规范规则，为做好中心档案利用服务保驾护航。其次，要加强与综合档案馆的合作，加大档案的开发与利用范围和深度，推动各部门、各单位加强档案的收集，为提供便捷、高效的档案服务奠定坚实基础。再者，要不断学习现代信息技术，创新档案资源开发与利用的形式，促使中心档案工作触角得到进一步延伸，让更多人享受档案事业发展所带来的红利。比如，可利用互联网社交平台定期推送中心档案信息和利用情况，出版中心档案选编，举办以档案为主题的展览活动，制作专题电视宣传片，发布网络视频，提供线上服务等，以此集合上述多种形式，全方位地为广大群众和社会各界提供档案服务，切实扩大疾控中心档案的利用范围，提高利用效率。 3.3简化工作流程，学习档案法律法规 首先，要进一步完善档案管理业务规范，严格按照上级部门的制度规定，结合单位具体工作实际来制定或修正档案管理服务制度，参考以往工作经验对具体档案利用事宜的内容、时间、程序、标准、要求等做出明确、可行规定。其次，要建立相匹配的综合业务档案数据库，以实现对档案的动态、实时更新与维护。比如，可将各类数据进行综合归档管理，保障跨系统电子数据的全要素综合查询的畅通；同时，合理设置人员权限，健全档案管理借（查）阅登记制，以保障实体借阅、电子借阅、下载打印等多种形式、多重级别的同步操作，在提高内部档案使用效率的同时，亦进一步完善档案规范管理，带动档案部门整体服务效能的提升。但要注意的是，制定的信息化管理标准既要规范档案管理制度的建设，也要注重档案信息化技术管理的协同性，明确信息采集标准与细化操作规程，以最大限度确保档案资料信息录入的时效性与准确性。此外，还要加强对档案工作人员的业务培训，及时、规范完成档案利用的申请受理、统计、上传和上报等工作，确保档案管理顺畅有序；有条件的，要协同法制办及上级业务部门开展档案法规普法讲座，强化档案管理工作人员法律意识，保障公民、法人和其他社会组织的知情权，着实提升档案部门依法行政的水平。 3.4善用电子政务办公，提高档案服务管理实效 长期以来，档案资料仅能依靠文字进行记录，而综合网络技术、大数据、云计算等现代科技于一体的电子政务系统，为中心档案信息服务拓展了广阔空间。电子政务办公的广泛应用不仅丰富了档案的载体形式，且有效改变了档案结构及其材料归档单一化的特征，使之向多元并存的方向发展。影音图像等媒体介质能将档案载录的人、事、物更直接、生动地呈现出来，无时间、空间限制地利用电子网络进行传输，不仅极大程度提高了档案部门办公效率，也让群众利用档案更方便、快捷。因此，为进一步发挥电子政务办公系统的优势，疾控中心档案管理工作要注意传统档案利用服务方式与现代网络档案信息服务的并举，在做好新技术向档案管理渗透的过程中，努力实现传统和现代两种服务方式的有机结合，促使两者优势互补，扬长避短。其次，要加强中心档案数据安全管理，数据库服务器要采用主用和备用双主机，相互镜像备份，再利用光盘进行数据额外备份，以确保中心档案信息的安全存储。 4 结束语 疾控中心保存的档案信息是公共卫生事业的核心资料和重要参考依据，不仅关系着人民群众安全，还牵涉到社会的和谐稳定。因此，立足于全面推进信息化建设的当下，疾控中心档案管理部门及相关工作人员应及时革新观念，与时俱进，建立以“便民为民”理念为主导的档案利用机制，积极开发和运用信息技术，坚持档案安全管理与信息化建设的同步进行，最大限度维护档案信息安全，并坚持在实践中不断探索，本着求真务实的态度，高效完成档案管理與利用工作，最终实现档案信息安全保密和高效管理、利用的有机统一。 参考文献： [1] 方泉.基层疾控中心档案管理中应注意的几个问题[J].东方企业文化，2015，（11）：82. [2] 宋英爱.疾控中心档案管理中信息技术的应用[J].管理观察，2015，（20）：180- 181. [3] 荣晓光.疾控中心在档案信息管理中存在的问题及对策[J].商业文化月刊， 2016，（6）：44. [4] 王丽岩.疾控中心文书档案的规范化管理策略[J].办公室业务，2017，（2）：142- 142. [5] 陈君英.探讨信息技术在疾控中心的作用及如何提升档案人员的业务水平[J].世界最新医学信息文摘（电子版），2016，16（35）：190+197. [6] 杨海兵，蔡宁波.浅谈县级疾病预防控制中心档案的规范化管理[J].卷宗，2016，（5）. [7] 梁桦.浅谈疾病预防控制中心档案的规范化管理[J].才智， 2016，（8）：230. |
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