| 标题 | 国有企业人事档案管理存在的问题与对策 |
| 范文 | 蒋艳红 摘 要：人事档案在国有企业的人力资源管理过程中起着非常重要的作用，它既有助于企业全面考察、了解和正确选拔、任用人才，也事关企业员工的退休、养老待遇等切身利益，无论是对企业还是个人，都具有不可替代的作用。随着我国人事制度改革力度的不断加大，国有企业人事档案管理存在着诸多问题，需要加以分析并提出合理的对策。 关键词：国有企业 人事档案管理 对策 1.前言 人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录，是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案管理就是对人事档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案管理工作是人力资源管理工作中不可缺少的一个重要组成部分，它既有助于企业全面考察、了解和正确选拔、任用人才，也事关员工的退休、养老待遇等切身利益，无论是对企业还是个人，都具有不可替代的作用。因此，充分认识国有企业当前人事档案管理的现状及特点，分析其存在的问题和不足，并提出合理对策，就显得尤为重要。 2.当前国有企业人事档案管理存在的问题 2.1 对人事档案管理工作普遍重视不够 人事档案管理是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案工作的认识都存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是企业的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。因此。一些企业领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入到议事日程，形成“说起来重要、排起来次要、忙起来忘掉、用起来需要”的状况，这样导致人事档案工作长期处于被动应付的状态。 2.2人事档案收集工作缺乏力度 档案材料的收集工作一直是人事档案管理工作中的重点和难点。有的企业收集归档工作制度不健全，执行不严格，材料形成部门不能及时将材料移交档案管理部门存档，导致部分档案材料内容的不完整、不及时、不全面，不能满足企业了解和掌握一个人全部信息的要求，不能有针对性地提供有权威的证明材料。 在当前国有企业人事档案清查中，普遍存在如下一些问题： ①由于历史原因，部分员工档案中缺招工审批表或报到证等，无法确认参加工作时间； ②部分党员档案中缺入党材料或入党材料不完整； ③部分员工档案中缺学籍资料，不能反映员工真实学历情况； ④员工工资调整材料、职称评审材料、各类工作业绩、奖励材料未能及时装档，档案滞后于实际； ⑤随着我国人才市场的完善，国有企业的用人机制更加灵活，短期招聘、劳务用工的情况纷纷出现，国有企业往往忽视这些人员的档案材料管理，临时档案不建立或未健全。 以上问题都严重影响了企业人事档案的质量，降低了档案的利用率。 2.3人事档案材料制作不规范 人事档案材料，须统一使用16开规格的办公用纸，大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工，折叠、剪裁及裱糊。但近几年来，时常有A4纸规格的材料归档，如某些院校的《毕业生登记表》等，这些材料裁剪非常困难，裁剪后四边的文字往往“顶天立地、漫无边际”，这样人为的重复劳动，不仅造成人力、物力、财力的浪费，同时也使得人事档案案卷很不美观。 2.4人事档案管理手段普遍滞后 随着计算机信息技术的发展，国有企业人事档案的管理手段明显落后，不适应现代化的要求。一是计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用，手工操作使档案不易于检索利用，易被人为破坏。二是有的档案转递不及时，操作程序不规范。例如，有的人早已调转，但其人事档案还未按规定转递到新单位。有的企业违反规定，把人事档案当成普通邮件寄送，不通过机要交通转递，容易造成档案丢失。这些情况不仅不利于个人工作的发展，也不利于国有企业人事档案的规范化管理。 2.5人事档案利用工作水平较低 对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于企业人事工作，为企业人事决策提供参考依据，其目的在于利用。就目前而言，国有企业人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用。这种重管理轻服务的现象，使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。 3. 国有企业人事档案管理存在问题的对策 3.1提高档案管理人员的自身素质 要做好企业人事档案管理工作，需要工作人员不断提高自身的政治素质和专业素质。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用。 3.2提高全员的档案意识 人事档案关乎员工的个人利益，但其重要作用往往被人们所忽视。有的人认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历不填，家庭成员及社会主要关系都没有。有的人为了一时工作之便，更改出生日期或出生日期阴历阳历不分，表格填写前后不一致。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。殊不知，以上的种种行为都可能降低档案的可利用性，也极有可能给员工在各类评审或退休时造成困扰。因此，一定要提高企业全员的档案意识，使员工认识到档案工作的重要性，以端正、认真、负责的态度对待档案相关的各类表格及内容。 3.3规范和完善人事档案管理制度 人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事。建立健全管理制度，使档案工作有规可循、有章可依是非常必要的。 人事档案管理是一项重要的工作，它不仅需要档案管理人员积极地工作，还需要相关部门的大力支持及配合。针对一部分形成材料的基层单位不能及时将材料送交归档、造成渠道不通的现象，在《人事档案管理制度》的基础上，需要更进一步细化《档案收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确企业各职能部门及基层单位档案收集的分工责任，明确收集的范围、时间和要求，使相关部门的人员能够主动、及时地向档案管理人员移交归档材料。 3.4对档案进行查漏补缺 对档案的查漏补缺是一项非常浩大及烦琐的工作，不仅需要档案管理人员的认真“查漏”，最重要的是还需要相关部门及人员的密切配合，才能完成“补缺”。具体方向如下： ①针对档案中无招工审批表或报到证的问题，首先需要员工本人到原工作单位进行查找，如因为历史原因，员工确实无法提供的，需人事部门对员工的工龄进行认定，确定参加工作时间，形成纸质材料后装档。 ②员工的入党材料、学籍材料、工资调整表格、职称评审材料、年度考核表、各类奖励及表彰先进材料等都需要企业各相关部门的大力配合，注重形成材料的日常的积累，按计划定期移交，以避免档案内容缺失或滞后。 3.5加强与人才服务机构之间的沟通 应积极关注并加强与人才服务机构之间的联系与交流，认真研究短期招聘、劳务用工等流动人员的人事档案在新形势下的管理方法，制定流动人员在从事各项工作中形成的档案材料的要求与收集制度，并及时收集他们在工作中形成的德能勤绩等归档材料，使新形成的各类流动人员的人事档案符合管理要求。 3.6实行计算机辅助管理 目前，计算机代替传统的手工操作已逐步成为现实。企业在使用企业人力资源管理系统的过程中，要想方设法、充分发挥现有数据库的强大作用。利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。 4. 结束语 综上所述，国有企业人事档案管理工作在长期的实践中，已形成了一定的管理模式，并取得了一定的成绩。但是，国有企业普遍存在的人事档案管理问题依然突出，需要通过提高人员素质、完善制度、查漏补缺及计算机辅助管理等方法来解决。最重要的是，协调好与各材料形成部门的关系，相互配合，打通归档材料收集渠道，实现档案的及时更新，实现档案的动态化管理，以确保人事档案完整、准确、全面地反映员工的个人状况，为企业在人才培养、职称晋升、干部聘用、员工退休等方面提供权威的依据。◆ |
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