| 标题 | 优化事业单位档案资料管理探究 |
| 范文 | 丁颖 摘要：档案是企事业单位中承载信息的重要载体，也是日常经营管理中重要的一环。事业单位档案是对事业单位所有经营活动的记录，是事业单位管理的重要部分。事业单位要很好的发挥应用的功能离不开档案工作的顺利开展。鉴于此，本文对事业单位档案资料管理的优化措施进行了探讨。 关键词：事业单位 档案管理 措施 一、事业单位档案管理的重要性 事业单位作为我国重要的一个分支，在国家经济建设发展中起着重要作用。随着国家经济活动的日益频繁，事业单位也在不断的发展壮大，事业单位从业人员也不断增加，据统计全国事业单位从业人员达到3000多万，作为事业单位档案管理部门承担了巨大的压力和挑战。新时期，事业单位档案内容变多、范围变广，不仅记载了事业单位为社会服务的所有信息资源，同时也提高其人事管理的职能，根据事业单位的档案资料，事业单位人事主管部门可以迅速的查询到员工的相关资料，对员工工作以来的表现有个清晰的认知和了解，对事业单位人员考核、员工提拔等都具有重要参考价值，有利于事业单位培养大批有素质、有能力的人才，同时也大大提高了事业单位服务社会的能力和效率。可见事业单位档案管理工作十分重要。然而，同时我们也看到，事业单位档案管理工作中还存在诸多问题，不仅制约了事业单位作用的发挥，也对事业单位转制改革带来了阻碍，因此，需要我们从事业单位档案管理的问题入手，有针对性的提出整改意见。 当前，创新与发展已经成为我国经济发展的主流，事业单位作为国民经济重要组成部分，自然要进行不断的改革和创新发展。唯有如此，才能适应新形势经济发展的需要，才能不断增强其服务社会的能力，这一切离不开档案管理工作的支持。 二、优化事业单位档案资料管理的建议 1.加强档案信息的安全控制 事业单位档案信息化管理为档案管理提供了巨大的便利，彻底改变了纸质档案时期的低效率和低利用。然而同时我们也看到，网络是把双刃剑，信息化为档案管理提供便利的同时，网络世界潜在的风险也需要档案管理人员警惕。为此作为档案管理人员要加强对档案信息安全的管理。一是对于纸质档案，要注重档案库房环境的管理，档案库房的设计和建设要按照国家有关规定进行，由于是一些机密档案，这些档案关乎到国家政治和经济安全，一旦泄露出去会造成严重的伤害，应该严格管理。库房的要有专人管理，库房的门窗要坚固，且与办公室之间要隔有一定的距离。库房严禁不相干人员的进出，防止机密泄露。在库房内部要配备齐备的硬件设施，包括吸尘器、灭火设备以及杀虫灭菌设备、紫外线等，防止档案资料由于存放时间过久出现磨损、变脆、发黄和老化等问题。二是对于电子档案，电子档案保存在计算机中， 要远离强电源和强磁场。为了增强档案管理的安全性，保管档案资料的计算机尽量不要联网，不允许不相关人员登陆计算机，对相关人员进行授权管理，分配用户名和密码，加强安全技术应用技术的应用，包括防火墙技术、数据加密技术、虚拟专用技术、攻击检测技术和数据恢复技术等，不允许档案管理人员擅自从计算机中下载资料到优盘等媒介。 2.提高档案管理人员的业务技能 档案管理是专业性的工作，不仅要求档案管理人员业务熟练，同时也要具备一定管理知识和能力，只有具备这样的素质和能力才能适应知识经济时代对档案管理人员的要求。为此，首先事业单位要把好招聘关，提高档案管理人员的入职门槛，档案管理部门根本事业单位档案管理工作的需要，向人力资源部门提出人员招聘申请，同时明确招聘的人员所具备的学历和岗位能力要求，人力资源部门据此发布招聘公告，重点是各大高校档案管理毕业的学生。事业单位也可以根据实际情况，从单位其他部门抽调部门工作责任心强、政治素质过硬、工作能力出众的人才来从事档案管理工作。其次，加强档案管理人员的培训。无论是毕业的大学生，还是其他岗位抽调来的人才，都要进行严格的入职培训，培训主要是两方面，一是对档案管理人员进行思想政治教育，要求档案管理人员不仅政治素质过硬、有较强的职业荣誉感和使命感，热爱档案管理工作。还要能够与时俱进，善于在工作中创新工作思路和方法，用于打破传统的束缚，努力将档案管理工作向规范化、科学化推进。二是加强技能培训。作为一名合格的档案管理人员，要具备扎实的档案管理专业知识，要熟悉档案管理工作的流程和环节。尤其在网络时代，档案管理人员要能够将现代化、信息化工具与档案管理工作进行有机结合，要学会运用信息化工具来进行档案管理工作，要对计算机技术、网络技术十分熟悉。为此，事业单位可以将档案管理人员送到高校档案管理专业进行系统培训，也可以请专家对档案人员进行技能培训，还可以参加培训机构组织的培训。总之，通过加强培训，建设一支素质过硬、技能出众的档案管理人员。 3.完善信息处理流程 首先，事业单位档案管理部门要建设数据库，把每份文件的各种数据信息都输入到公文数据库内，通过数据库提供日常文书处理的各项功能，文件的查阅，传阅登记等，有条件的单位也可利用扫描仪把各类文件全文扫描在计算机内，这样，查询到的文件只需在计算机上显示原文即可，不必再调用原件了。其次，组卷归档。计算机辅助立卷的原理是根据预先确定的文件保管期限和分类代码，把相同保管期限和分类代码的文件归类在一起，再根据所设定的案卷总页数，快速组成案卷，这两个数据项划分的准确性，直接影响到计算机组卷的质量。 4.加快软件的投入和开发 首先，要加大投入，配置与档案信息化相适应的软、硬件，开发适合本部门、本行业使用的专门的档案利用软件，从而使实现信息共享。其次，档案人员要积极参加档案管理软件的功能开发，只有档案人员参加才能设计出满足企业管理实际需要的自动化软件，真正实现管理自动化。另外，档案人员还要及时征求各部门意见，调查研究各部门基础工作与归档工作之间的联系，为软件设计人员提供信息，选择最合理的设计方案，避免出现业务部门与档案部门重复劳动的现象。 三、结语 总之，档案管理工作是事业单位日常经营与管理的基础，随着事业单位改革如火如荼的进行，事业单位档案管理需要与时俱进，进行不断的完善和发展。今后，事业单位应该加大对档案管理工作的支持力度，不断提高档案管理人员素质与能力，不断创新档案管理的新方法与手段，从而保证整个档案管理工作顺利进行。 参考文献： [1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报.2011（20） [2]陈忠义.浅谈档案管理现代化的实施[J].企业导报.2009（1） [3]郭伟.事业单位人事档案管理存在的问题及对策 [J].档案管理与图书馆建设.2011（10） [4]何玲.档案信息化建设相关问题的探讨.档案学通讯， 2004（5） （作者单位：河北省承德市避暑山庄管理处办公室；河北 承德 067000） |
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