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标题 项目管理知识在执行亚洲开发银行贷款招标采购中的应用
范文 梅豫家

摘要：近年来，亚洲开发银行一直在促进区域合作和区域经济发展。亚行一直致力于帮助亚太地区脱离贫困、为贫困人群提供生活必需品、服务、资产和机遇。对我国来说，亚行项目对经济发展的作用也越来越重要。亚行贷款招标采购项目的顺利执行对整个亚行项目更是关键。本文简单介绍了亚行及亚行项目在我国的情况，从亚行项目的基本流程入手，从项目范围管理、项目时间管理、项目质量管理、项目组织管理、项目沟通管理五方面，介绍了项目管理知识在亚行贷款招标项目中的应用。
关键词：亚洲开发银行 招标基本流程 项目管理应用
一、亚洲开发银行简介
亚洲开发银行（以下简称“亚行”）成立于1966年，是一个通过促进经济增长、区域合作和加速发展中会员国社会经济发展进程，致力于提高亚洲及太平洋地区人民生活条件和质量的国际多边发展机构，也是亚太地区最大的区域性国际金融组织。总部设在菲律宾首都马尼拉，目前其成员体已经发展到67个，其中48个来自亚太地区，19个来自其它地区。
亚行在投资基础设施建设、健康保障服务、金融和公共管理体系，帮助成员体应对气候变化所带来的影响，或者更好地管理他们的自然资源方面都致力于帮助发展中成员体走上繁荣发展的现代化之路，帮助他们与其他成员体以及全世界融为一体。
其主要援助方式包括贷款、赠款、政策对话、技术援助和股权投资等。
二、亚行贷款项目在我国的情况
亚行贷款项目遍布在我国各地，在我国中西部地区和东北地区等老工业基地的贷款项目占很大比重。其中广东、安徽、广西、云南、湖北、内蒙、新疆、吉林等省市均受益很大。亚行项目涉及农业（含水利）项目，交通项目，能源项目，城建环保项目，社会发展及其他领域项目等，在各个领域对我国的建设起着积极作用。
三、亚行贷款招标采购项目的基本执行流程
以亚行项目国际竞争性招标（ICB）为例，招标代理公司的招标采购基本执行流程分为前期准备阶段、编制招标文件、发布招标公告、开标、评标和授标。
1.前期准备阶段
对于亚行项目招标采购执行流程的前期准备，主要包括最终用户前期技术论证，需要包括最终用户根据实际需要及前期项目情况，对所需采购的工程、货物或服务进行技术论证，形成技术文件。
对于工程类项目，需要最终用户对工程建设的工程量清单、图纸进行编制。对整个项目的工期进度以及对实施单位的资质、业绩经验、人员、设备等方面的要求进行讨论和确认。对于设备类采购项目，需要最终用户对所采购设备的技术指标、产品成熟度、交货时间、安装调试要求、质量保证条款以及对供货单位（供货商及制造商）的资质、业绩经验等方面的要求进行讨论和确认。对于服务类项目，需要最终用户对所采购的服务应达到的用户想要的标准、实施后所需达到的效果、实施进程、时间以及项目对服务单位的资质、业绩经验、人员等的要求进行讨论和确认。对于所有类型的技术文件，必要时，可邀请专家对技术文件进行审核，提出修改建议，改进技术文件。
另对于大型或复杂的土建工程，或准备详细投标文件的高成本可能会妨碍竞争的情况下，诸如为用户专门设计的设备、工业成套设备、专业化服务、某些复杂的信息和技术合同以及交钥匙合同、设计和建造合同，或管理承包合同等，资格预审通常是必要的。这还保证了招标邀请只发给那些有足够能力和资源的投标人。资格预审应完全以潜在投标人具有令人满意地履行具体合同所需要的能力和资源为基础，应考虑它们的：（a） 经验和过去履行类似合同的情况；（b） 施工或制造设施方面的能力；及 （c） 财务状况。
2.编制招标文件
招标文件应向投标人提供准备响应性投标所必需的所有信息是基本要求。虽然招标文件的详细程度和复杂程度随着所采购货物和合同大小的不同而有所不同，但它们通常都应包括：投标邀请、投标人须知、投标书、合同书、合同条件，包括通用条件和专用条件、技术规格、工程量清单和图纸、报价表和必要的附件，投标保证金和履约保证金形式。完整的招标文件编制好后，须经最终用户、监督机构（亚行在当地的项目办，当地的财政厅）确认后，随同一份招标公告版本，向亚行报备。
3.发布招标公告
在经亚行确认后，按亚行的要求，作为具体采购公告投标邀请应刊登在亚行的网站上，以及我国境内全国发行的一份英文报纸上。随后，进入文件的发售期。
4.开标、评标和授标
投标书的准备时间。一般而言，亚行要求国际招标应给潜在投标人自投标邀请之日或开始发售招标文件之日（以晚者为准）起不少于六周的时间用于投标书的准备。
开标程序。根据亚行的规定，开标时间应与接收投标书的截止时间相同或紧随其后，并在投标邀请中与开标地点一起公布，以便投标人出席。开标时，应大声读出并记录投标人名称、每个投标的总金额、折扣声明（如有）并加以记录。该记录的副本应立即报送亚行。
标书的评审。首先，合法组成的评标委员会应对投标人所递交的投标文件的签署、保证金、是否实质性响应了招标文件进行检查和评审。随后，应针对投标人的投标报价进行调整，包括纠正计算上的错误、折扣的计算、运保费等其他费用的添加，按照招标文件的要求对非实质性响应进行价格调整。最后，根据亚行的要求，合同应该授予具有最低评标价的投标，但不一定是报价最低的投标。
合同授予。应根据亚行的要求，在投标有效期内将合同授予满足适当的能力和资源标准的，并且其投标已被确定为实质上响应了招标文件的要求并且提供最低评标价的投标人。
四、项目管理知识在亚行项目执行中的应用
1.项目范围管理
根据项目管理知识，在亚行项目初期可以根据项目进程，将亚行招标项目的整个工作范围进行定义，即可利用“工作分解结构模型（Work Breakdown Structure，WBS）”来实现。具体如下图：
通过WBS模型，使复杂繁琐的招标项目进程变得简单化，可以在项目执行过程中加强对项目进程和工作范围的审核，并且WBS模型的另一个作用是可以提高人员分配和项目执行方面的效率，可以根据分解工作的不同来安排不同的人员，达到人力资源优化配置。有效的授权，可以使被授权工作的人员产生主动性、灵活性和责任感。
2.项目时间管理
对亚行招标项目，可以在定义各项任务后，测算任务工时，进行任务排序，编制进度计划。在完成项目任务排序后，可以根据项目情况，找出项目“关键链”，确定项目里程碑似的任务，并找出“关键链”中前后两任务之前的时间以及前后任务的因果关系。例如：亚行规定，“国际招标应给出自投标邀请之日或开始发售招标文件之日（以晚者为准）起不少于六周的时间。”这段“时间段”，在“关键链”中涉及到前后两个任务。“时间段”前的任务涉及到“发布公告以发售文件”，“时间段”后涉及的任务包括“开标、评标”。所以，应根据“时间段”的要求，在发布公告前或同时，就要预定好“开、评标”的场地（因为涉及到开评标会议场地的空闲时间）。
根据此例，也可依照亚行项目的规定将其他涉及到的“时间段”列出，例如：招标文件中应规定“投标保证金应在投标有效期期满后的四周内保持有效。”“借款人如果要求延长投标有效期以便完成评标、获得必要的批准和澄清以及授予合同，那么，当第一次延期超过四周时，应获得亚行的事前批准，并且对于以后的所有延期要求，不管期限多长，都应在事前征得亚行的同意。” 这些“时间段”一般涉及到项目执行或质量保证的质量，或者前后任务时间的确定。
3.项目质量管理
对于招标项目执行的项目质量来说，首先，也是最基本的，就是项目的执行应该合法、合规；在此基础上，第二步是要做到使项目的执行满足最终用户的要求，包括时间进度，包括招标文件和开、评标过程的质量。可针对此制定项目质量管理计划，及时对项目执行过程进行审核。
4.项目组织管理
为了有效实现项目目标，可根据招标项目的复杂程度，搭建组织体系并制定团队日常管理的计划。根据工作分解结构，划分工作职责，使各人员优化配置，例如：让有在组会方面有经验的人员负责开评标会议的安全和组织；让商务写作及英文好的人员负责与亚行的沟通及邮件往来；让亚行项目执行经验丰富的人员来负责文件的制定，开评标会议的主持等；将人员分为项目组负责人，项目副经理，项目组人员等，这样，各司其职，发挥自身优势，不仅提高效率，还能做到权责明晰。
5.项目沟通管理
以亚行国际竞争性招标项目的执行过程为例，除了同国内最终用户及监督部门的沟通，一个很重要的点就是同亚行之间的沟通。首先，应罗列出亚行规定需同其沟通的一些关键要求，包括：第一，在招标前，借款人应将招标文件草稿连同招标拟采用的刊登广告的程序，一并报送亚行审查和提出意见。如亚行提出合理要求，借款人应对该文件作相应的修改。对招标文件做出的任何进一步的修改，在向预期的投标人发出之前，均应征得亚行批准。第二，在收到投标书和完成评标之后，在做出授予合同的最后决定之前，将关于对所收到的投标书进行评审和比较的详细评标报告与授标建议和亚行合理要求的其他材料一起报送亚行，报送时间应至少在投标有效期届满之前4个星期。
对于项目的这些关键要求，应及时向亚行报备并及时沟通，如有必要的话，还应及时将沟通的结果同国内的最终用户和监督部门转达。
亚行项目对我国经济发展的作用已越来越重要。亚行贷款招标采购项目的顺利执行对整个亚行项目更是关键。作为招标代理公司项目经理，相信通过科学的运用项目管理知识，可以使项目的执行更加有效率、有条不紊地进行。
参考文献：
[1]亚洲开发银行.《亚行采购指南》.亚洲开发银行，2013
[2]（美）哈罗德.科兹纳，《项目管理—计划、进度和控制的系统方法》，电子工业出版社，2011
[3]来惠民.《项目管理课程课件》，中国人民大学商学院，2012
（作者单位：中国远东国际招标公司，北京 100013）
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更新时间：2025/3/15 13:07:21