| 标题 | 医院基建档案管理与利用思考 |
| 范文 | 陈小塔 摘要：随着卫生医疗体系的不断革新与发展，政府对医院的重视程度与投入力度也不断加大。由此，医院基础建设工程逐年增多，伴随工程项目的也出现了大量基建档案，而这些档案不仅集合了医院基建项目中的工程勘察、规划、设计等资料，还包括了在具体施工中的文字和图纸等资料，是反映医院基建工程整体面貌的主要参考依据。本文主要概述了医院基建档案的内容与特点，客观分析了在医院基建档案管理实践中存在的问题，并结合经验提出了提高医院基建档案管理与利用水平的若干建议，以期为充分发挥档案管理功用，助力医院发展提供有益参考。 关键词：医院项目 档案管理 基础建设 档案利用 中图分类号：G271；R 197.3 文献标识码：A 医院基建档案不仅对医院全面规划、建设管理以及可能出现的产权、经济纠纷有着重要借鉴价值，同时也能够为促进医院的现代化建设，以及正常医疗、科研等活动的顺利开展有着辅助作用。因此，如何完整、规范、妥善保管和有效开用基建档案，是医院及档案管理部门应以重视并制定执行方案的重要问题，本文将围绕上述问题展开有益探讨。 1 医院基建档案的内容构成及特点 1.1内容构成 从整体上看，医院基建档案的内容构成主要可分作工程准备阶段档案、工程设计档案、工程施工档案、工程竣工结算经济档案和工程后期使用过程中的维修改造档案5个项目档案。其中，最重要的是工程准备阶段档案、工程设计档案和工程施工档案，具体如下： 1.1.1工程准备阶段档案 这一模块的档案内容主要包括了基建项目建议书、可行性研究报告、批准的立项报告、土地征用与拆迁补偿文件、医院规划图、测绘地形图，以及开工前必备的各种政府审批文件，如规划许可证、施工许可证等。 1.1.2工程设计档案 这一模块的档案内容主要包括了基建项目委托设计合同，相关地质勘探资料、施工图纸、图纸会审记录、设计修改通知、竣工图纸等。 1.1.3工程施工档案 这一模块的档案内容主要包括了开工报告、施工组织设计、隐蔽工程验收记录、混凝土工程施工记录、主體结构验收记录，以及各种材料检验报告、工程竣工验收报告和工程质量评定报告等。 1.2主要特点 笼统地说，医院基建档案主要是在医院基础建设项目工程施工、建设过程中形成的一系列资料，但这些资料之间却又存在着一定的紧密性、关联性，其不仅伴随着医院基建项目工程整个实施过程，同时还会按一定规律，被传送到医院各个部门的需要者手中，对各个部门发挥着不同的档案效用。因此，整体性是医院基建档案的首要特点。此外，基建档案还有着与一般项目工程档案相近似的技术性特征，以及原始数据来源分散性、加工处理多样性、项目资料事实性、专业性和重复使用性等特性。所以说，在规范医院基建档案过程中，应遵循其本质属性和特征进行科学管理与利用。 2 医院基建档案的重要作用 基建档案是医院基础建设活动中形成的第一手材料，其内容不仅涵盖了医院各个基础建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件；还包括了基础建设项目交付后，在使用过程中的改建、装修、设备安装等施工过程和结果的记录等。所以，可以说基建档案是医院基建部门与档案管理部门工作人员的工作成果和智慧结晶，也是医院日后进行工程建设、使用管理、工程维护和改建扩建等活动不可或缺的重要参考依据。凭借基建档案中对医院投资拟定建设项目的轮廓设想，以及具体建设项目选址、建设地点地型地质勘探等载录，能够更加客观论证、分析、评价医院某项基础建设项目在技术上的可行性和经济上的合理性，从而为医院整体规划、建设和管理等决策的制定提供有力支撑。 3 医院基建档案管理工作存在的问题 3.1未能及时完成基建资料归档工作 在建设实践中，由于认知偏差的问题，部分医院及其相关建设、施工和建立部门都将工作重点放在了工程质量和施工进度方面，而忽略了对基建档案的收集、整理、编制的管理，使得部分基建工程在竣工验收后仍无法及时出示竣工图，从而导致基建工程档案的归档程序无法与工程竣工时间相一致，造成一定程度上地脱节。此外，由于部分基建工程施工人员在建设过程中未能及时归还借阅的基建档案，造成档案重要资料缺失，由此不仅影响了基建档案整体质量，对之后医院档案的利用也造成了一定负面影响。 3.2相关基建材料书写编制缺乏规范 客观地说，现实中仍有部分医院负责管理基建档案的工作人员，缺乏专业专业的基建知识和编制档案的能力，没有形成规范的档案编制程序，使得基建档案在收集、整理和编制过程中未能有序衔接，比如有的存在归档文件材料有的字迹、图样不清晰问题，有的存在文件用铅笔书写、绘制，或是用复印件代替原件的问题，严重影响了基建档案的管理质量。 3.3医院基建档案管理综合人才不足 事实表明，当前国内医院档案专业从业人员在理论、技术等方面的水平仍然呈现良莠不齐状态，整体综合素质有待提高。比如，部分基层医院从事档案管理的人员仍然以兼职的形式在岗，没有安排专人跟进，而这部分兼任档案管理工作的人员，由于专业的不对口，使之工作中普遍存在着“对资料存档范围把握不准”“在归档文件的整理上缺少经验”等问题，不仅对基建档案归档造成了影响，同样也对归档后查阅利用造成了阻碍。 4 提高医院基建档案管理与利用水平 4.1健全基建档案管理制度 随着时下各医院新建、扩建、改建工程日益增多，制定完善的基建档案工作管理制度，保障医院基建档案前期收集工作和后期档案完整、真实，成为了提高医院基建档案归档率、完整率和利用率的必由之路。但由于医院基建工程档案内容多、种类杂，单是收集就需要耗费较长时间，因此，必须建立岗位责任制，全面落实责任到人、分工合作，以形成多方配合、群策群力的档案管理体系。即，医院要根据建设实际，构建与之相匹配的基建档案管理岗位责任制，在重视基建工程进度、质量、造价等环节的同时，形成基建档案管理长效机制。比如，施工单位不仅要向档案部门提供基建工程原始凭证，包括开工、竣工报告，施工组织设计，隐蔽工程验收记录，图纸会审纪录，设计修改通知、定位放线测量记录，材料出厂合格证及质量鉴定书，主体结构验收记录等，还要配合前期相关资料的收集工作。而监理单位，则要配合收集监理活动中形成的各类有价值文件，如开工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程质量检查记录、检查报告、工程质量等级评定材料，以及各分项工程、分部工程、单位工程质量等级评定、处理基础工程施工记录、现场监理例会记录、监理月报、监理指令等文件。此外，基建部门也要协同档案部门收集与基建项目相关的其他部门产生的工程建设文件，如设计文件、招投标文件以及政府有关职能部门批文等，以此在医院形成“人人关心档案，自觉收集、保管、爱护档案”的共同认识，从而切实提高基建档案的利用率。 4.2推动医院基建档案电子化进程 医院档案管理部门要想充分发挥基建档案资料的参考作用，则不能将服务仅限于档案资料的查询借阅，而应糅合互联网发展思维，运用前沿的信息存储技术将各类媒体相关医学的信息加工整合成计算机能识别的电子信息资源，以此形成数字文献，避免以往基建档案纸质资源由于年久而造成的破损问题。这就要求医院档案管理人员，必须在夯实档案管理专业知识的基础上，进一步学习并掌握当下信息数字技术，树立电子化管理意识，积极参加档案管理学术交流，将档案管理理论知识运用到实际档案管理工作中，以科学化的管理技术知识指导基建档案收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、统计、编研、利用等具体工作。同时，要基于电子信息建设的工作实际，设定明确、可行的档案岗位职责，健全医院档案资料安全管理权责机制和档案资料安全个人责任制，以确保医院基建档案资料的安全储存，从而带动内部档案管理工作自上而下地有序开展，落到实处。此外，还要结合实际，配置相应的信息录入设备，以保障基建档案电子化建设拥有完备的硬件支撑。即，要根据基建档案的实际利用情况，并以此为依据进行人性化、科学化的电子化档案管理系统设计，充分发挥电子信息技术的智能、高速等特性，以辅助医院档案管理实现现代化、自动化、网络化和文档一体化，从以往被动式收集档案，逐步转向主动开发基建档案价值。 基建档案能夠充分反映医院基础设施的整体水平，是医院的宝贵财富。随着当前各医院规模的不断扩大，办院条件相继有了明显改善，相关基建档案也随之愈积愈厚。基于这一发展形势下，医院基建档案的开发利用价值不断显现，因此只有加强建设，全面认识档案管理的重要性，组建与基建档案任务相适应的部门，并进一步完善基建档案管理的各项制度，才能最大限度满足医院基建项目要求，切实提高基建档案在实践中的利用效率。 参考文献： [1] 李师军.关于医院基建档案管理的创新研究[J].城建档案，2015，（9）：79- 80. [2] 高红艳.医院基建档案管理在医院发展建设中的作用[J].人力资源管理， 2016，（1）：172- 173. [3] 康红岩.关于医院基建档案管理工作几点思考[J].城建档案，2015，（2）：64- 66. [4] 甄玲，李璐，刘吉羊，等.医院基建档案管理思考[J].人力资源管理，2016，（2）：175. [5] 熊瑛.试论网络时代医院基建档案管理的重要性[J].办公室业务，2016，（21）：86. [6] 楚艳艳，苏茂泉.浅谈网络时代医院基建档案管理的重要性[J].管理观察， 2016，（9）：150- 152. |
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