| 标题 | 奎北铁路档案数字化建设的实践与思考 |
| 范文 | 安仙丽 摘要：新建奎屯至北屯线铁路（以下简称“奎北铁路”）档案如何建设档案数字化，档案管理部门经过不断地摸索与实践，发现依旧存在诸多问题制约其发展。本文从分析制约的问题入手，深入思考，提出解决问题的可行的途径。 关键词：奎北铁路 档案工作 数字化 实践 中图分类号：G270.7 文献标识码：A Practice and Thought about the Digitization of Kuitun to Beitun Railway Archives An Xian-li（Urumqi Urban Rail Group Co Ltd， Xiangjiang 830026） Abstract：How we build the digitization of Kuitun to Beitun railway archives？ The archives management department has been engaged a lot to the exploration of this problem. However， there are still many problems existing that limit the development of archives management. This thesis begins with the analysis of these problems， expresses the consideration and proposes the solutions. Key words：Kuitun to Beitun Railway Archives work Digitization Practice 奎北铁路位于新疆伊犁哈萨克自治州和克拉玛依市境内，由铁路总公司、新疆维吾尔自治区与中国石油天然气集团公司合资建设，工程总投资约55亿元。奎北铁路工程起自兰新线西段奎屯车站，由南向北自奎屯过克拉玛依市和塔城、阿勒泰两地区，经克拉玛依、乌尔禾、夏子街、福海至北屯。 随着奎北铁路工程的建设竣工，档案的种类和数量不断增加，其载体、形式、记录方式也出现了多样化。这给档案的检索、保管和利用带来了诸多问题。为了有效解决上述问题并提高档案管理效率和档案信息利用率，为铁路发展提供方便、快捷的信息支持，实现最大的经济效益，档案数字化建设成为档案资源存储、管理、利用的必然选择。它也是有效提高档案服务水平的必经之路。基于此，笔者针对奎北铁路档案数字化管理进行了大量的实践与思考，力求通过对制约奎北铁路档案数字化发展问题解决的探索，顺利建成奎北铁路档案数字化，以期为奎北铁路进一步实现档案信息化管理奠定基础。 1 奎北铁路工程档案数字化的基本概念 1.1奎北铁路项目档案的定义 奎北铁路项目档案是指在奎北铁路建设、运营、管理过程中因具体业务产生伴随形成的具有保存价值，对整个奎北铁路建设、运营、全过程管理起到可追查，有利用效果，并遵循其内部联系，通过科学有效的方法将其有序排列，系统管理的文件、资料、实物等的总称。奎北铁路项目档案真实地记录了奎北铁路从建设到运营管理的全过程，因此该档案最主要的用途是还原铁路建设历史并得以充分地利用，而不仅仅只是为了满足存储档案的需要。 1.2奎北铁路项目档案数字化的定义 随着电子设备与网络的发展，档案数字化作为一种新型档案信息形态，因其具备海量存储、占用空间小、便于利用共享等特点成为了适应时代潮流的档案重要发展趋势。奎北铁路项目档案数字化就是顺应了这一潮流趋势，利用计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术等将原生原始介质存储的资源转变成为数字化信息资源，从而提高了管理效率，拓宽了利用面，增强了利用频率；但同时也凸显了奎北铁路项目档案管理中存在的诸多问题，影响了档案数字化发展进程。 2 奎北铁路项目档案数字化建设过程中存在的問题 2.1资料收集不全 奎北铁路施工过程中单体项目工程多，施工期长，形成现场资料繁杂。而铁路工程大多又只注重进度，对形成的现场资料疏于保存整理及时归档。领导对于档案的重要性认识不足，施工人员没有基本的档案留存意识，施工单位档案人员投入严重不足，资料员流动性大，变更频繁，无专人负责收集整理资料等诸多原因，从而造成在工程竣工过程中出现竣工文件前后矛盾，实体工程与竣工图、工程监理数据等无法匹配，工程资料严重缺失，资料临时拼凑补作、档案中的内在联系完全倒置或是损毁。这些致使了档案的完整性、真实性、准确性、系统性无法得到保证，进而影响到运营后档案的管理利用和价值体现。 2.2档案数字化的硬件设备缺乏 奎北铁路施工单位在建设铁路工程时投入的资金情况不一，造成了档案数字化硬件设备投资的程度也大相径庭。总体来说，由于施工单位仅是负责建设奎北铁路工程，建设完成后又将重新投入到另一个铁路项目建设。施工单位过多的投入资本不便于转移，达不到经济利益最大化；加之领导的不重视，档案价值体现的滞后性等诸多因素造成了档案数字化硬件的缺乏。从奎北铁路全线建设期27个站场内部配备计算机、打印机、扫描仪、无线路由等档案数字化实现必备的硬件设备不超过3个站场，其他站场中基本仅配备了台式计算机就可窥见一斑。 2.3档案数字化加工管理不规范不严谨 首先奎北铁路项目档案资料收集不全，资料转化成档案再由原始介质档案转化成数字化档案的硬件缺乏，其档案先天就具有不规范不严谨的缺陷。其次，奎北铁路项目缺乏开工前期的档案制度，无法通过结合本项目特点制定的档案相关制度来规范工程资料的收集保存。施工单位在施工过程中产生的资料只可能根据自己的想法胡乱整理，造成大量重复性工作，该归档的没有归档，不该归档的重复归档，造成了人力物力的浪费，形成的档案完整性、系统性、可利用性无从考究。再者，在利用电子设备将原始介质的档案转化为数字化档案时，往往因为操作人员自身业务素质不高，对数字化档案相关知识一知半解，在操作的整个过程中数字化信息录入不规范，分析不到位不透彻，整理没有内部连续性，存储不符合数据要求等诸多非正规数字化加工流程，造成数字化档案数据完全无法与原始介质的档案相一致甚至于出现乱码无法读取等情况。根本无法满足档案数字化加工的需要，更无须谈及数字化档案的规范严谨。由以上问题可以看出奎北铁路项目数字化工作的开展将面临不小的挑战。 3 解决制约奎北铁路档案数字化建设的对策 3.1健全管理制度，明确归档范围 没有规矩，不成方圆。奎北铁路建设单位在勘察设计初期就应该完善档案体系。首先结合工程特点，制定出严谨规范、操作性强、奖惩明晰、措施完备的档案管理制度和档案数字化工作规程。其次，建设单位在具有约束力的工程招投标文件、合同文本中对施工单位档案资料的完整性、真实性、准确性、系统性做出明确的要求。施工单位应积极响应招投标文件中的条款，并遵循合同中的约束条约，认真学习推广建设单位的档案管理制度和档案数字化工作规程等相关文件。在施工过程中有意识地留存资料，施工进程阶段性中结时，进行资料的整理，该入档的按照要求进行原始介质保存或是数字化保存。 在有章可循的基础上划定归档范围，明确需要归档文件的定义。主要涉及建设项目资料的原始介质归档和数字化归档。奎北铁路建设单位技术部门需要充分了解各个单位工程建设过程中预期会产生的资料内容。通过对资料内容的分析研究，找出各个单位工程在建设过程中都会产生的资料内容和单位工程独立产生的资料内容，将共性资料内容统一要求归档标准，特性资料内容根据具体内容性质进行分类归档，力争做到资料的收集整理完备化、系统化，形成最终的归档范围。施工单位要严格按照建设单位给予的归档范围进行留存资料、整卷、归档、移交。在此过程中，需要区分产生资料的途径，需要用原始介质收集归档的应及时采用原始介质归档，需要用数字化手段收集归档的则无需转化为原始介质可直接归档，以简化工作程序，较少重复分析录入等工作。 3.2加强硬件配备，加大人员培训 原始介质档案转化为数字化档案是新时代下档案信息管理、利用和共享等价值的充分展现。档案的数字化要实现就必须具备相应的硬件配套设施，否则“没有金刚钻揽不了瓷器活”。奎北铁路项目档案要实现档案数字化，建设单位及施工单位就应该加大资金投入，将档案数字化需要的计算机、打印机、扫描仪、无线路由等硬件设备配置齐全。建设单位在建设完成后可将硬件投入的这部分物资转交运营公司计提折旧；施工单位建设完成后则可以转型为铁路的管护单位，投入的档案数字化设备可以继续延用。这样在档案数字化设备上就不存在投入大于产出的经济效益问题。另外，先进的科技硬件设备是奎北铁路项目档案数字化管理的基础和保障。奎北铁路建设单位只有拥有上述设备才可以对形成繁杂的资料信息进行科学有序的收集、分析、整理，形成为后期运营管理活动提供依据的数字化档案，施工单位也可从大量堆积的原始介质档案中节约时间，简化工作程序，调取大量系统规范的数据信息。 “打铁还需自身硬”，加大档案培训力度，是促进奎北铁路项目档案数字化的必由之路。奎北铁路建设单位牵头组织，各级领导、各业务部门人员及施工单位人员集中开展档案学习，将档案知识、业务、数字化流程的学习固定下来，成为一种制度、一种习惯，列入绩效考核。通过这种强制性的学习，让领导从意识中就建立起档案工作的重要性，档案数字化工作不可替代，贯穿整个奎北铁路建设、运营、管理之中；让施工单位人员自觉留存施工资料，根据入档范围自发梳理留存资料，自动利用电子设备传输分析整理入档资料；让资料人员、档案人员不断通过更新档案知识、交流档案心得、解决业务问题等提升档案管理的水平。另外，在建设单位及施工单位中选举“标杆档案管理单位”，其他单位进行参观学习交流取经；通过档案知识竞赛促进档案业务人员知识的完备；档案“流动小红旗”评比活动增强争先创优精神；通过档案不定期检查活动，发现问题，查找不足，学习优秀。通过开展一系列活动，灵活地将档案业务知识逐渐渗透到每一位档案业务人员脑中。 3.3规范档案的数字化加工 奎北铁路在建设初期就应将数字化工作规程下发给施工单位。数字化工作规程中应包含数字化工作流程，数字化收录、分析、整理、存储要求，数字化安全保密措施，数字化档案调阅权级，违反操作流程的罚则等。建设单位应组织相关具体操作人员进行系统化培训，将权责划分、操作步骤、注意事项、承担的责任和义务等讲解清楚，让培训人员充分掌握理解。档案数字化加工人员只有通过培训考试领取相关认证资格证后，方可进行操作。 对于建设期形成的资料收集不全，应明确责任，进行追缴，通过与当时的施工单位、乌鲁木齐铁路局总工办、工程处、计合处、安质处等部门进行资料的回查清交，最大限度地保证整条线路档案的完整性。其次，在加工纸质档案成为数字化的过程中应该加强监督、检查和指导力度。档案管理人员在利用档案软件过程中应严格遵守操作流程必须做到“一录一检”即录入数据准确无误，录入完毕后检查与纸质档案完全相符。为了安全性考虑，一般由取得认证资格证的人员集中录入数据，如人员有变动则需要重新培训取证。 奎北铁路项目档案数字化是在网络高速发展中所产生的，满足了全线共享，存储携带便捷，使用方便等要求。奎北铁路只有建立健全档案信息的数据库，使实体档案管理模式向数字化档案管理模式转变，档案工作者的职能向数字化、网络信息化服务发展，才可以跟得上档案管理发展的大潮。 参考文献： [1] 孙添.油田数字化现代管理的应用研究[J].信息系统工程，2015（8）：57. [2] 曾燕.档案数字化工作中遇到的问题与对策[J].云南档案，2010（6）：54- 56. [3] 李淑春.医院档案信息化管理初探[J].蘭台世界，2016（S1）：44. |
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