| 标题 | 知识服务：一种档案管理新模式 |
| 范文 | 张彩霞 摘要：随着知识经济时代的到来，知识服务开启档案管理的新模式。本文立足知识服务档案管理模式的产生背景及理论依据，从理念模式创新到业务制度规范再到管理方法完善详细论述了知识服务档案管理模式的运作思路，提供切实的实践指导，更好地服务档案管理事业。 关键词：知识服务 档案管理 管理模式 智能技术 中图分类号：G271 文献标识码：A 随着知识经济时代的到来，开展知识服务是大势所趋。根据不完全统计，现阶段各档案部门对知识服务的研究十有八九都是知识管理相关技术如何实现以及如何客观地进行看待。档案界对于知识服务这一问题的研究尚未真正地和档案部门有机结合，更不用谈如何体现档案部门特色了，也更不用说形成一套较为完善成熟的理论体系。 1 知识服务档案管理模式产生背景 1.1 时代发展背景下的必然要求 信息时代的到来，我国进入经济发展的黄金期，而经济发展的过程也是探索的过程，需要一定的资料借鉴与经验积累，站在前人的肩膀上思考可以使得社会发展少走弯路。而档案则为向前人经验的借鉴提供了便利，是社会发展得失总结的体现，档案管理因此备受关注。而传统的档案管理模式已经无法满足知识经济、信息时代发展要求，与人们的生产生活习惯与档案使用需求存在矛盾，因此档案管理模式必须不断创新。通过档案管理模式的创新最大限度顺应时代发展潮流，才能满足社会发展需求。 物理学家史蒂芬·霍金曾经预言：“21世纪将是复杂性的世纪。”这一科学预言也已被21世纪十数年来世界科学的发展所证实。20世纪90年代以来，对计算机和互联网两个领域进行日新月异的信息科技创新，这也使得全球范围内各种数据库、开放存取平台、虚拟学习社区等迅猛发展。人类获取信息咨询的渠道也从以往单一的文字、书本等单一渠道向多元化多渠道发展，极大地增强了获取信息的方便性和快捷性。人类社会实践活动和科学研究也因此发生了革命性的变化。 在这一背景下，网络科学这一由数学、物理学、复杂性科学、计算机与信息科学、生物科学、系统科学、社会科学等众多学科交叉融合形成的学科引起了国内外不同领域的广泛重视和参与。知识生态和知识网络作为其中的分支，在图书情报研究向知识管理方向发展的趋势下应运而生，成为知识管理研究中的重要领域。它们对于知识共享、知识资源开发利用以及知识创新与服务具有重要的理论价值和实践意义。在20世纪的发展历程中，中外档案学领域的学者们从不同角度、运用各种研究方法，对档案学的理论和实践进行了探讨和分析，使得档案学的学科知识得到了一定的积累。在实践领域，以各种专业性的档案研究机构、协会等组织为依托，档案学学术共同体也不断发育和成长。这为考察档案学发展提供了知识客体和知识主体视角。而国内外科技文献数据库的日益完备和计算机技术的发展，则为从复杂网络和文献计量角度跟踪档案学知识网络发展状况和演化规律提供了良好的数据基础。 1.2 解决我国档案管理的既存问题 虽然我国在档案管理研究方面不断深入，也积极创新档案管理思路和方法，但是从当前档案管理的成果来看，其存在很多问题需要引起重视。特别是事业单位档案管理亟待要求做好模式的改革。事業单位在档案收集整理及存档中处于被动状态，档案监管机制不健全，造成档案资料收集困难。事业单位在档案管理上也出现了人浮于事的情况，档案管理责任不明确，档案管理质量差。此外在档案管理技术方面，虽然引入了电子档案管理模式，但是其利用率低，档案管理人员习惯了传统的档案管理模式，对新型的档案管理模式存抵触心理。部分事业单位也存在档案管理工作专职人员缺失的情况，档案管理由其他部门人员兼职处理，管理效率与效果都大打折扣。加上兼职人员缺乏专业知识，也影响档案管理的质量。基于档案管理中的不足，做好档案管理模式的创新十分必要。 1.3 进一步发挥档案管理的重要作用 档案是企事业单位的常备资料，对于事业单位来说，意义更为重大。其作为真实的历史记录，是对过去工作的记录，是对过去工作经验及得失的梳理，也是对历史发展情况的记载，因此可靠性更高，可以为后期发展提供指导。此外档案是见证历史的宝贵资料，人们在社会活动中，档案地位很高，是第一手的参考资料。而档案也具有宣传与教育的功能，将各种知识储存起来，为后人提供借鉴，并起到教育宣传的作用。例如一些历史作品的展出，可以制作成音像影视制品，这样可以起到更大的宣传教育作用，让人们了解历史。正是因为档案资料的各种价值与作用，档案管理也备受关注，必须被当作一项重要工作来看待。 2 知识服务档案管理模式理论依据 知识服务档案管理模式以一定的理论为支撑，其主要是以知识编码和人性化的服务为管理依据与管理目标。档案管理的最终目的是用户档案使用需求的满足，因此在新时期借助知识编码的形式实现人性化理念地融入，构建科学合理的档案管理模式是知识服务档案管理模式的主要运作思路。知识编码的过程主要是采用合理的方式进行相关知识的编排，实现知识的共享，带动知识间的交流传播。在进行档案知识编码的过程中带来档案知识的显性化与有序性，实现了各种各样信息的汇集，有助于知识经验的总结，切实提升档案信息服务的针对性，使得档案管理服务更趋优化。这样用户可以在短时间内获得自己想要的档案资料，也享受到便捷高效的档案管理服务。因此基于知识服务的档案管理模式为档案管理工作注入新的活力。 3 知识服务档案管理模式实践思考 3.1 做好档案管理理念与模式的创新，与时俱进 知识服务档案管理模式的实施必须以管理理念与模式的创新为前提。具体来说又需要坚持做好四个方面的工作。其一从知识资产的角度重新认识档案。传统的档案管理模式将档案等同于历史性纪录，也被冠以“旧资料”的标签。而基于知识服务的档案管理模式则使得档案管理理念得以更新，其被作为显性知识的载体和隐性知识显性化的工具提供真实有效的档案服务。其二坚持用户至上，倡导服务中的以人为本。知识服务档案管理模式的服务核心是用户，因此应基于用户的习惯开发档案知识组织，尊重用户的知识评价，真正为用户服务，解决用户问题。其三推动档案管理信息化进程。知识服务的档案管理模式开始关注档案信息知识，逐渐引入先进的信息技术，提升档案管理的科技化水平，从浅层零散的档案实体查阅复制过渡到深层系统的信息查询与使用。使得档案管理信息化进程大大加快。其四带动档案文档的一体化。知识服务的档案管理模式强调运用文件生命周期进行文件管理的全过程监督。文件生成与归档及最终地利用都是可追踪的，图书情报也被纳入到档案知识资源中，实现了图书情报的档案一体化。因此必须做好档案管理理念与模式的创新，确保其与时俱进。 3.2 规范创新档案管理服务业务制度，提升时效 基于知识服务的档案管理模式同样涉及四个方面。其一实现了档案归档与收集范围的扩大。知识服务的档案管理模式从传统的档案管理概念局限中摆脱出来，实现了非正式的文件材料及文档隐性知识的档案范畴融入，扩大了档案归档与收集的范围。其二使得档案分类方面更加多样与丰富。知识服务的档案管理模式既可以按照活动分类也可以按照信息分类，使得单一的档案管理方法更加多元。多元的分类使得档案检索查询更便捷与高效。其三带来档案鉴定制度的创新。知识服务的档案管理尊重用户对档案的知识价值的评判，侧重档案形成者及利用者档案鉴定过程的参与，这无疑是对档案鉴定制度的创新。其四是带来档案服务体系的革新。知识服务的档案管理模式在服务理念、主体及方式、过程方面都明显优化，这也是档案服务体系革新的体现。因此必须规范创新档案管理服务业务制度，提升其时效。 3.3 创新完善档案服务管理方式方法 对于知识服务档案管理模式来说，也必须关注档案管理及服务方式方法的创新优化。具体来说主要体现在两个方面。一方面是档案管理系统功能的不断丰富与日趋完善。不同于传统的档案管理模式单一的系统功能，其更侧重用户多元需求的满足，因此其系统功能越来越多。知识服务档案管理模式主要是实现了系统数据导入、系统数据归档及外部信息的篩选抓取、关键词搜索等功能的拓展延伸。使得用户可以自由顺畅地进行全图文的检索，可以接受知识推送等，实现了其管理内容与管理功能特征的优化。另一方面知识服务档案管理模式实现了各种新技术在档案管理中的应用。知识服务的档案管理模式实现率先引进了内容管理、智能代理及统一搜索平台等科学技术，这些技术在档案管理中应用的结果也是明显的，其使得档案知识门户、电子文件管理元数据等技术不断完善，这也是档案管理模式在新时期完善发展的必然方向，其已经在知识服务档案管理模式中发挥了管理服务优势。因此只有创新完善档案服务管理方式方法，引入智能技术，知识服务的档案管理模式优势才会更加明显。 4 结束语 档案作为过去社会发展的记录与参考，描述社会发展历程，帮助总结发展得失，助力社会及个体的未来发展。因此在新时期必须关注档案管理，做好档案管理服务。知识服务为主导的新型档案管理模式引发社会关注，已经成为档案管理的主导思路，值得推广。 参考文献： [1] 兰祝刚，周艳华，李刚.基于知识服务的档案管理模式的实践与思考[J].中国档案，2011，（7）：44. [2] 王明丽.基于知识服务的档案管理模式的理论探索[J].信息化建设，2016，（4）：297. [3] 王鸾.有关知识服务的档案管理模式下档案管理的理论探讨[J].经营管理者，2014，（33）：286. |
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