| 标题 | 出生医学证明档案规范化管理探析 |
| 范文 | 钟巧琴 摘要：《出生医学证明》在当今信息化社会下，作用日趋突显，如何对新生儿出生状态进行证明，它作为“人生第一证”，可用于取得公民身份证号码，依法加强母婴保健工作等；另外，在入园、参与社会保险、移民、遗产继承中也广泛应用。对《出生医学证明》档案管理现存问题进行分析，制定相关应对措施，可提升管理质量，使其更好地为公众服务。 关键词：出生医学证明 档案管理 规范化管理 管理质量 中图分类号：R 197.32；G271 文献标识码：A 《出生医学证明》档案管理是我国民生档案管理工作中最为基础及核心内容，为新生儿具有获取公民身份证号码、申报户籍、国籍等资格的最具法律效率的一项重要医学文书，随着社会信息化进程的加剧，如何更为科学、标准化对此档案管理是相关部门研究的重点，本文就现存问题及新形势下管理对策展开探讨，现总结如下。 1 《出生医学证明》管理现存问题 2016年1月1日，我国全面放开二胎政策正式启动，新生儿出生率逐步上升，《出生医学证明》档案随之增多，使管理工作面临着严峻考验。现阶段，大部分医院尚无规范的《出生医学证明》档案管理系统，存储相关信息资料的能力较差，如保管部门不明确、保管期限不明确等，严重影响了此档案价值的发挥，具体表现在： 第一，《出生医学证明》制作差错多。如填写、打印《出生医学证明》出错，可增加废证率，影响材料管理质量。 第二，未明确保管部门。各级医院未对《出生医学证明》保管部门进行明确，使保管质量受到一定影响。此档案原属病历内容，将其独立分出后，因上级监管单位尚未明确由医院哪个部门负责管理，故部分医院放在妇产科或医务科保管，部分医院归于病历档案进行保管[1]。因管理职责未明确，保管方法不当，故极易导致《出生医学证明》材料出现发霉、破损等，情况严重者，甚至造成丢失，对保管造成了极大影响。 第三，未明确保管期限。依据各级医院保管病历档案的期限，为大于或等于30年，《医院工作制度》（卫生部制定）中关于病案管理制度相关内容表明，原则上，需永久性地对住院病案进行保管。虽然现阶段，《出生医学证明》在部分医院为永久保管形式，因上级部门仍未对其保管期限进行明确，仍有一些医院未对上述保管期限遵守，因保管不当而出现丢失等不良现象时，易引发纠纷，影响整体管理质量[2-3]。 第四，保管条件欠规范。针对相关部门对《出生医学证明》档案管理已提出的要求，各级医院未有效落实，执行做法存在较大差异，在对《出生医学证明》档案保管时，部分医院将其同其他类别文件共同堆放，保管的硬件条件较差，未严格依据档案管理要求进行保管，易有丢失、损坏的情况发生。一些医院未对保管材料进行有序归档、整理，或归档方法欠规范，而增加了查询、利用的难度，使工作效率降低。部分管理和簽发机构无法做到防高温、防盗、防潮、防火等要求，导致档案资料出现丢失、水淹等现象，安全性差。此外，部分机构未对档案盒设计构建，或设计出的档案盒无目录，或完成归档环节后，未正确登记。部分部门未严格依据首次签发、补法等不同情况进行分类归档，促使在检索档案时，难度明显增加。 第五，档案移交欠规范。《出生医学证明》在管理过程中，缺乏对相关人员在移交、利用档案方面的系统培训，使其不具备突发事件应急处理能力，未达到信息化建设要求。如部分机构未应用网络技术及计算工机对档案进行移交管理，使管理效率受到较大影响，管理成本明显增加；另外，需永久保存纸质签发资料，部分签发机构因无档案移交要求，故已有因存储空间不足而丢失档案情况的发生[4]。 2 新形势下《出生医学证明》的管理 《出生医学证明》可发挥较强的信用证明价值，加强此档案管理工作，可为群众提供更周到、全面地服务，使《出生医学证明》作用得到更有效地发挥，具体管理举措包括： 2.1设专人管理 各级医院设置专人负责对《出生医学证明》进行管理，可为此档案信息的完整性、准确性提供保障。首先，需加强打印制作人员的技能培训工作，避免发生人为错误，除使废证率有效降低，还可保证材料的规范性和准确性，为资料的归档和统计工作顺利开展提供良好条件，在一定程度上提高归档的质量，防范纠纷事件。 2.2明确保管部门 各级医院将《出生医学证明》与其他病案分开后，再与妇产科、医务科或其他科室放置缺乏合理性，需上交综合档案管理室，归为行政文书档案类，行有效的统一管理。在对保管部门进行明确时，可应用责任分解管理法，具体如下：第一，产科门诊：孕妇在孕期产检期间或在孕妇学校上课时，向其做好《出生医学证明》的相关宣教工作，告知须为将出生的新生儿提前取好姓名，以便对《出生医学证明》进行规范、正确、有效填写。第二，产科病区：孕妇在入科后，加强对其开展《出生医学证明》办理的正确流程进行宣传，并强调对《出生医学证明》领取时，需准备的详细材料，如备好父母双方身份证原件和复印件及认领《出生医学证明》申请表，在出院时，至相关办理窗口进行相关领取操作，以提高办理效率。第三，新生儿分娩科室：接生员需依据新生儿真实出生情况，就新生儿信息表进行仔细、正确、认真填写，后检查核对，确定无误后，予以签名。在分娩科室护士长处留存，细致核对，均无异常后，向办理《出生医学证明》人员移交。第四，发放《出生医学证明》人员：对现阶段网络化管理《出生医学证明》的要求严格执行，每日至新生儿分娩科室就新生儿信息表进行核查，并将产时新生儿信息表及时取回，到产后病区同家属核实。在对《出生医学证明》进行发放时，要求新生儿父母对身份证原和复印件提交，并对认领申请表认真、正确填写。发放人员对产前新生儿信息表和新生儿父母所提供的材料进行核实，均无异常后，将《出生医学证明》规范打印出，在领证登记本上，让新生儿父母正确签字，并完成后续的妥善移交操作。第五，新生儿父母：备好新生儿产时信息表、身份证原及复印件、认领申请表、打印出的《出生医学证明》至医务科，就本单位专用章进行加盖。第六，医务科：设专人对专用章加盖，在加盖前，需对新生儿父母所提供的资料进行详细核查，无误后，才可办理。在发放时，需有效登记，并就登记本进行发放。要求新生儿父母确认所填项目，双方签字。对《出生医学证明》裁切，保留存根联，向领证人发放正页和副页二联。并强调妥善保存，以免遗失。第七，档案管理人员：存根联由医务科移至档管室后，按程序先后每100件分装一盒，备好提供换证、补证时的服务。 2.3确定保管期限 依据国家档案局8号令下发的相关“文书档案保管期限规定”精神中的具体内容，参考各级医院现阶段对各类别文书类档案保管期限的具体规定，需永久性对《出生医学证明》进行保管。 2.4改善管理条件 需加大管理和签发《出生医学证明》机构在财政投入方面的力度，边远地区需对基本的档案室管理要求满足防高温、防火、防尘、防盗等措施，确保档案安全。针对发达地区，需引进自动化储存设备，同时配备灭虫、除湿等仪器，确保档案管理的安全性。 2.5建立健全保管机制 就收集、保管、查找、利用等各环节保管制度进行制定，依据管理文书档案的具体要求，综合档案室工作人员在每年第一季度，需对上一年度《出生医学证明》资料开展主动收集工作，完善与保管科室的交接手续。同时，做好详细、认真的核对处理，确保所收集的材料完整、齐全。每年6月初，由各级医院综合档案室工作人员负责，规范化整理、归档《出生医学证明》材料，以提高归档质量，降低纠纷风险。《出生医学证明》档案在不同部门间移交时，需做好相关交接与接收工作，除为保管提供良好条件外，也方便后续利用。各级医院综合档案室需将《出生医学证明》档案向上级档案馆及时、正确移交，各级档案局需在移交的过程中，予以指导，高效配合完成。使《出生医学证明》管理工作的开展更具规范性，增强了民生档案管理的效率。 2.6加强计算机与网络管理 引进先进的计算机设备，加强计算机管理，以提高保管效率。可针对《出生医学证明》档案管理特点设计管理软件，也可将《出生医学证明》相关材料通过文书档案管理软件在系统中录入，查找时仅填写证明编号或产妇姓名等，即可准确将档案找出。同时，在互联网日趋成熟的大环境下，加大网络管理工作，于基层同上级单位间实现《出生医学证明》资源共享，完善数据共传工作，可为信息的顺利查询和高效利用打下了良好基礎。 2.7采用先进技术 可将纸质档案资料通过数码摄入、扫描等方式行数字化处理，促电子档案形成，实现档案信息共享，在数字化时代，促使工作效率增强。 3 结束语 通过对《出生医学证明》档案管理现存问题进行分析，发现现阶段管理工作尚存在不规范和不完善之处，针对性制定解决对策，加大资金投入力度，设专人管理，完善相关制度，可使其适应大数据时代信息化发展的要求，提高管理质量。 参考文献： [1] 李秀云，李莉，段慧.浅谈医院档案管理的现状及档案信息自动化的管理对策[J].中国医刊，2014，49（10）：101- 104. [2] 高茵茵，陈曲，樊延军，等.《出生医学证明》档案管理的现状及加强管理的对策[J].中国妇幼保健，2015，30（16）：2481- 2482. [3] 赖庆梅.新形势下《出生医学证明》档案的管理[J].城建档案，2014，22（9）：79- 81. [4] 李江峰，张慧，陈霞.综合性医院档案管理运行机制研究[J].中国医药指南，2012，10（9）：615- 617. |
| 随便看 |
|
科学优质学术资源、百科知识分享平台，免费提供知识科普、生活经验分享、中外学术论文、各类范文、学术文献、教学资料、学术期刊、会议、报纸、杂志、工具书等各类资源检索、在线阅读和软件app下载服务。