| 标题 | 高校财务电子档案的管理 |
| 范文 | 朱明国 摘要：在高校开展财务电子档案的管理工作，真正实现了管理内容关联性、管理模式多样性和管理工作规律性。在充分了解高校财务电子档案管理的现状以后，就需要在高校财务电子档案的管理工作中加强专业性、规范性操作，建立健全相关的规章制度。 关键词：财务管理 电子档案 信息化 档案管理 中图分类号：G276；G647 文献标识码：A 高校财务电子档案是规范和管理高校经济业务的重要史料和依据，又是高校档案管理和行政管理的重要组成部分。高校财务档案资源信息资源作为高校的一项基础性信息资源，它体现了高校独特的人文特征和特殊的文化资源，是高校开展各项基础建设、教学论证和科学研究的信息支持和保障，是推动高校各项事业可持续发展的内在源泉。充分开发和利用高校财务电子档案信息，可以使高校师生有效了解学校的发展现状和长远规划，有助于高校管理决策者深入分析高校办学方向与规模，齐心协力为高校各项事业的发展贡献力量。 1 高校财务电子档案的管理特点 1.1管理内容关联性 当前我国高校施行的是“主管领导负责制”，它在财务管理方面施行的是“统一管理、分级领导”的财务管理体系。因此，这就注定了高校财务电子档案的管理具有很强的关联性和统筹性，需要财务主管领导积极沟通相关部门和工作人员，加强与有经济往来的院系、主管部门的统筹协调，保证财务电子档案能够有据可查、责任到人，积极构建高校各院系、各部门的相互关联，形成联系性极强的高校财务电子档案。 1.2管理形式多樣性 随着信息技术的飞速发展和会计电算化的逐步普及，它推动了高校财务电子档案的更新换代，使高校财务管理模式逐渐从传统的纸质档案材料过渡到电子档案材料。在高校财务电子档案的管理形式中，一方面，利用高校财务电子档案系统来作为信息系统，有效规范高校财务电子档案管理工作中搜集、整理、归档、存档、调阅等相关工作流程。另一方面，通过电脑硬盘、光盘、优盘等存储介质来实现高校电子档案的备份存储工作，真正实现了电子档案存储手段的多样化。 1.3管理工作规律性 高校财务管理工作庞大而琐碎，对于财务人员的精力是个非常大的挑战，通过建立高校电子档案管理系统，可以极大地规范高校财务管理工作，提高财务管理的效率。一方面，财务部门可以将会计核算的纸质材料纳入到电子档案的范畴，真正实现会计凭证、财务账簿和财务报表的网上办公。另一方面，可以将经济往来账目纳入到电子档案的范畴，实现费用报销统一收据、税务发票统一票据、往来款统一票据等，能够直观准确地反映高校日常经济活动和往来财务状况。 2 高校财务电子档案管理的当前现状 2.1档案管理意识相对薄弱 高校财务档案承担着高校发展轨迹的记录和历史经验的总结，它通过会计凭证账簿来将高校的往来业务轨迹记录下来，并且为高校未来的财务预算和发展规划提供重要依据，它是构建高校财务管理体系和行政管理体系的一个重要组成部分。但是，高校作为国家高等教育的最高学府，往往将主要精力投入到教学研究、科研实验和学术研讨放，忽视了高校财务电子档案的基础设施建设和信息化管理，导致高校财务电子档案管理远远落后于时代的发展和高校创新发展的需要。高校财务人员往往缺乏对财务档案管理的清晰认识，以为高校财务电子档案就是会计凭证账簿的电子版，在高校财务人员数量不足、职责划分不清的情况下，非常容易造成电子档案的搜集和整理错误。而高校管理者和财务人员的档案管理意识薄弱，最终会导致财务档案管理缺乏相应的管理制度去约束和管理。 2.2高校财务电子设备齐全 目前，得益于我国多年开展的高校基础建设和行政管理优化工作，高校在信息化建设和网络建设的投入比较大，它推动了高校财务档案管理从传统的纸质记录管理转向了电子档案管理。高校的财务电子设备依托于强大的校园网络资源也真正实现了自给自足，财务人员可以依靠电子设备、计算机设备和网络设施开展学校财务信息的记录、整理和保存，真正保证了电子档案的及时准确、真实有效。在高校开展财务电子档案管理工作，其主要集中于利用电子设备来减少财务档案对于空间的占用，利用电子设备的存储空间来开展长期有效的财务档案整理和保存工作，有利于相关工作的调阅和查询。财务管理人员借助校园网络资源来保证高校财务信息内容的公开透明，为高校教育管理工作向更深层次迈进提供必要的经济保证，通过网络资源共享可以更好地展示高校综合实力。 2.3财务电子档案信息化水平低 目前，高校财务电子档案的信息化管理依托于全国信息化技术的发展，它的起步比较晚，缺乏专门针对高校财务电子档案的信息化管理系统，导致很多电子档案的信息化建设普遍不够正规。目前很多高校的财务电子档案信息化水平都落后于银行系统、企业生产系统，与国际同类高校的财务档案信息化建设相去甚远。究其原因，一方面是受困于专项资金的不到位，导致很多电子设备、网络资源不能有效服务于高校财务电子档案的管理工作，也很难保证电子档案的安全性和可靠性，导致高校很难放心将财务档案管理工作依托于信息化管理系统。另一方面，虽然很多高校都拥有电子财务系统，但是专业人才的缺失或财务管理人员的操作技能不足，都容易导致电子档案管理工作集中于财务软件上，忽略了将纸质档案进行电子存储和数字化归档，影响了高校财务电子档案的使用效率。 3 高校财务电子档案管理的创新举措 3.1加强高校财务电子档案管理的专业操作 在高校财务电子档案管理中开展专业化操作，需要细化搜集、整理、归档、存档、调阅等相关工作流程的操作步骤，注重提高高校财务管理人员的计算机水平、财务电算化水平。首先，需要优化高校财务电子档案的收集编制工作，高校财务相关工作人员需要严格掌握高校电子档案的收集区间，根据高校各项工作内容和财务管理的特点来划分收集程序、编制内容和相关软硬件环境。其次，需要加强高校财务电子档案的整理保存工作，由于高校财务信息的涉密性，它对于财务电子档案的整理和保存工作提出了非常高的要求，是高校财务电子档案管理工作能够长效开展的重要保障，它需要高校财务管理人员具有扎实的计算机操作能力，需要熟悉高校财务电子档案的存储软硬件设备，加强财务电子档案室的防磁、防电安全工作。最后，需要提高高校财务电子档案的利用价值，高校主管领导应该加强财务管理人员、财务往来部门人员和使用财务电子档案人员的培训工作，提高高校财务电子档案管理系统在查阅、调取、传播和分析中的具体应用，积极利用财务信息分析软件来进行数据搜集、整理、分析和汇总，将结果及时上传到财务电子档案管理系统。 3.2提高高校财务电子档案管理的规范操作 高校财务部门是高校开展校园建设和经济管理的核心部门，它涉及到高校的基建工程、经济往来、教学研究、学术研讨等众多机密信息，对于高校财务信息的安全性、规范性和有效性提出了非常高的要求。因此，作为高校财务信息的数字化形式，高校财务电子档案的建立是个双刃剑，它一方面方便了高校财务的管理工作和校园日常工作管理，另一方面也给财务安全带来了潜在的隐患，必须倡导加强高校财务电子档案管理的规范操作。首先，需要高校财务部门加强针对财务系统的安全加密工作，有效加强财务电子档案工作流程中的网络安全防护，避免黑客攻击和网络病毒攻击，做好高校财务信息系统的网络资源管理。其次，需要加强与财务部门有业务往来的部门、个人的培训工作，提高安全防范意识，注重提升高校财务电子档案管理中的安全操作意识。最后，应该加强高校财务软硬件设施的建设工作，加强相关硬件的更新换代，做好财务电子档案信息系统的系统升级，及时加强电子档案存储介质的检查和备份工作。 3.3建立健全高校财务电子档案管理的规章制度 在高校财务部门开展健全规范的财务电子档案管理活动，必须建立健全规范合理的规章制度，在具体执行过程中，高校主管领导和财务部门具体工作人员必须将财务电子档案的管理工作纳入到高校财务日常管理的工作范畴，制定高校财务电子档案管理的中长期目标，明确相关责任人的职责范围和具体责任，并建立健全一套完善的高校电子档案管理制度，如《建立高校电子档案各管理岗位的岗位制度》《建立高校会计电算化档案管理的暂行条例》《建立高校会计电算化档案管理的索引归档制度》《建立高校会计电算化档案备份保存制度》《建立高校会计电算化档案管理用户权限调用制度》《建立高校會计电子档案保密、销毁制度》等，通过建立一套系列的、可操作的高校财务电子档案的管理制度体系，有助于规范高校财务电子档案的搜集、整理、归档、存档、调阅等相关工作程序，有助于约束高校会计电算化的各项管理工作，有效提高高校财务电子档案管理的效率。 4 结束语 高校财务电子档案是对传统纸质财务档案的有效补充，真实反映了高校的日常经济活动和往来财务状况，体现了高校整体发展情况，能够为高校领导层提供准确的财务信息和中长期发展建议。因此，高校主管领导和高校财务工作人员应该正视电子档案管理工作中存在的诸多问题，采取切实有效的改进措施，建立健全相关规则制度，真正通过电子档案管理工作为高校发展保驾护航。 参考文献： [1] 莫振琳.高校财务电子档案的管理分析[J].财经界（学术版），2014（18）：211. [2] 于辉.浅谈高等学校财务电子档案的管理[J].黑龙江史志，2015（8）：66. [3] 江君成.试论高等学校财务电子档案的管理[J].办公室业务，2016（9）：55- 56. |
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