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标题 高校本科教学审核评估中院系教学档案的管理
范文 汪媛+何东升+郭昕+甘文霞
摘要：本文在全面论述教学档案管理对于高校本科教学审核评估的重要意义的基础上，结合武汉工程大学2017年高校本科教学审核评估实践，概括总结了院系教学档案管理工作中存在的突出问题，并提出了具有针对性的改进建议和措施，为进一步完善高校教学档案管理提供了参考。
关键词：教学档 本科教学 审核评估 改进措施
中图分类号：G473 文献标识码：A
为提高本科教学水平和人才培养质量，2013年12月教育部发布《关于开展普通高等学校本科教学工作审核评估的通知》，要求各地区“先行试点，逐步推开，有计划有步骤地组织实施高等学校的审核评估工作”。与合格评估和水平评估不同，审核评估的核心是对学校人才培养目标与培养效果的实现状况进行评价，通过审核评估引导高等学校合理定位、全面落实人才培养中心地位，健全质量保障体系，办出水平、办出特色，切实提高人才培养质量。根据《普通高等学校本科教学工作审核评估方案》，审核评估的核心项目包括定位与目标、师资队伍、教学资源、培养过程、学生发展和质量保障。严格来讲，其中的每一个项目都与教学档案管理直接或间接相关。因此，教学档案管理对于审核评估结果具有重要影响。
本文在论述教学档案管理对于本科教学审核评估的重要性基础上，结合武汉工程大学资源与土木工程学院在本科教学审核评估时的教学档案管理工作经验，重点探讨院系教学档案管理中容易忽视且亟待改进的问题，并提出具有针对性的完善建议，以期为其他高校本科教学审核评估中的院系教学档案管理提供指导。
1 教学档案管理对本科教学审核评估的重要性
教学档案是审核本科教学工作的重要依据，也是评估的基础、审核的重点，其中各院系存档的教学档案的真实性、有效性将直接影响到专家组对学校的审核评估结果。以武汉工程大学为例，2017年6月，根据教育部和湖北省教育厅、湖北省教育评估院的工作安排，专家组进行了为期四天的本科教学审核评估进校考察工作。一行11位专家对学校本科教学进行了听课看课、走访、深度访谈、查阅资料等审核工作，其中共查阅包括2016～2017年间35个专业35门课的存档试卷、36个专业的毕业论文（设计）资料袋、5个专业的实习报告、学校关于本科教学的议题和会议记录复印件、学术周教学活动列表、部分本科教学基本数据等在内的大量教学档案，调取时还提出了描述性的具体要求（要求调阅试卷分析报告，存档试卷要求提供全专业或成绩高、中、低分布的部分试卷，毕业论文要求调阅指导全过程教学资料等），数量之大、范围之广可见一斑，这给院系教学档案整理的完整性和调取效率提出了非常高的要求。
院系教学档案主要包括教学文件、日常教学管理文档、课程和教材建设、教学评价、实验实践教学和学生管理等诸多内容，学院作为教学活动基层单位，各院系教学档案是本科教学管理和教学活动过程的原始记录，不仅可以为课程教学改革、专业建设等提供基础数据，还可以为学校的档案建设提供重要基础资料[1]。武汉工程大学为迎接教育部高校本科教学审核评估工作，于2017年3月在校内提前开展了院部本科教学工作审核评估，学校层面设计的评估指标体系共有6个项目、36个观测点。资源与土木工程学院详细梳理了学院教学档案归档情况，现有档案体系主要包括文件汇编、教学过程、教学质量保障等内容，见表1。
2 存在的问题
在此次对武汉工程大学进行的本科教学工作审核评估中，教学档案管理方面暴露出部分问题，结合专家组在反馈会上提出的意见，归纳如下：
2.1院系教学档案管理思路不明确，制度建设不完备
学校除每学期开展的试卷专项检查、教学检查和毕业设計（论文）专项检查外，对其余教学档案的归档每年没有例行检查。学院层面制度建设不完备，档案管理思路各学院不一，院内档案工作责任模糊、管理混乱，导致部分档案不完整或缺失。具体体现在学校开展的院部本科教学工作审核预评估中，部分被抽中的资料所在学院无法快速、完整提供。
2.2院系教学档案管理信息化程度不高，工作效率较低
一是教学档案管理未成体系，分类不明或不科学。由于往年未制定有效、有力的教学档案管理制度与文件，使院部层面对教学资料和档案的收集整理有一定的盲目性和随意性，在评估资料准备过程中体现为许多二级指标和观测点的支撑材料缺失、不规范，未正确归档的个别课程原始资料，调用时查找困难。二是教学档案管理信息化程度低，对学院教学管理人员本身的依赖性大。由于目前许多教学档案管理仍然采用人工归档方式，传统纸质教学档案居多，未进行电子化录入和分类，而纸质版原始资料在存档过程中，往往依赖于教学秘书自行归类并存放，工作量大、效率低，他人也无法轻松调取查看，且容易出现错漏。且纸质教学档案存放对存放环境和空间要求高，无法支撑教学资料的连续性和完整性。
2.3院系教学档案管理人员素质不能满足实际需要
学校未设有专职教学档案管理人员岗位，由院系教学秘书兼职，教学秘书往往缺少档案管理和教学管理的专业知识和背景，不能保证教学档案管理的实际效果[2]，归档随意性较大，导致教学档案管理与建设滞后；兼职的管理人员在时间和心理上也不能完全适应和满足教学档案管理的实际需要[3]。还有部分教师对规范、完善提交教学档案持有抵触态度，无制度支撑和惩戒监控措施，极大影响了教学档案管理工作的开展。
3 完善院系教学档案管理的措施和建议
3.1加强教学档案管理意识，确保院系教学档案归档的统一和完整性
学校应完善教学档案管理工作的规章制度，明确院系归档责任，对教学档案的内容、分类、归档时间、查询流程、归档情况检查做一个明确、可操作的规范[4]，使教学档案的归档工作脱离对归档人员的依赖，自成体系。促进各院系教学档案完整、有序归档，为日后的评估和专业建设提供宝贵、真实、客观的原始资料。
3.2切实加强各级各类档案管理人员的业务水平
首先，建议院校逐步设置专职教学档案管理人员，学校教务处层面至少应引进1-2名专（兼）职教学档案管理人员，并逐步向各院系引进；其次，通过定期培训、档案知识竞赛等途径努力提高整体档案管理人员的业务知识（对材料的归档、整理、分类、编研等）[5]，并定期开展业务学习和交流，适应教学档案信息化进程。
3.3 积极推进教学档案管理信息化建设
教学过程的原始纸质资料存档不仅效率低，而且给今后的资料查找带来不便。在大数据技术迅速发展的背景下，传统的纸质高校教学档案应通过扫描、拍照等方式逐渐向电子档案过渡[6]。同时，学校应积极开发、引进教学档案管理系统，对学生档案和教师业务档案进行统一归档，学生和教师分别对子账户进行定期维护，学校及院系教学档案管理人员可实时对后台数据进行统计、增补，唯有如此，才能有序、高效、系统地归档教学相关档案资料。
4 结束语
院系教学档案作为高校本科教学审核评估的重要依据，在一定程度上反映了一所高校的本科教学管理水平。因此，在高校本科教学审核评估过程中，参评高校要高度重视院系教学档案管理工作，进一步提高对教学档案管理工作重要性的认识，采取有效措施切实提高档案管理人员业务水平，积极推进教学档案管理信息化建设。
参考文献：
[1] 刘紫燕，陈静，张达敏等. 高校本科教学审核评估加强院系教学档案管理[J].现代计算机，2017（4）：25- 28.
[2] 王占可.高校教学档案管理的创新模式探究[J].山西档案，2014（2）：93-95.
[3] 黄健.高校学校教学档案收集问题思考[J].档案管理，2012（3）.
[4] 张宇鹏.以本科教学审核评估为契机促进高校教学档案规范化管理[J].科技展望， 2017（8）： 232- 232.
[5] 师莹.加强教学档案管理促进高校教学评估[J].文学教育：（下），2015（18）：158- 159.
[6] 傅笑然.大数据背景下高校教学档案管理探析[J].高教学刊，2015（19）：128- 129.
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更新时间：2024/12/22 21:02:47