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标题 HACCP原理在干部人事档案管理中的应用探析
范文 薛彦杰 马月丹 王艳秋 孙岩


摘要：本文探讨HACCP管理理念在干部人事档案管理的应用。通过对干部人事档案管理流程进行梳理和风险分析，确定材料收集、审核、保管与利用、转递为4个关键控制点，根据HACCP原则对关键控制点建立关键限值、监测体系、纠偏措施、确认程序和记录，实施了相应的措施，实现了对干部人事档案的有效管控。
关键词：人事档案管理 风险分析 纠偏措施 关键控制点
中图分类号：G275.9 文献标识码：A
Application of HACCP principle in Personnel archives management
Xue Yanjie， Ma Yuedan，Wang Yanqiu，Sun Yan（School of Economics and Management，Liaoning University of Traditional Chinese Medicine，Shenyang 110847，China）
Abstract：This paper discusses the application of HACCP management concept in Personnel archives management. Through combing and analyzing the management process of the Personnel archives， the paper determines the material collection， audit， storage and use and transfer to 4 critical control points. According to the HACCP principle， establishing critical limits， monitoring system， corrective measures， confi rming process and quality records were developed， and the corresponding measures are implemented. The eff ective control of the Personnel archives has been a great improvement.
Keywords：Personnel archives management Risk analysis Corrective measures Critical control points
干部人事档案是组织、人事、纪检等部门依据党的干部管理政策，在培养、选拔和任用干部时所形成的对干部成长经历、思想品德、工作表现以及工作实绩等内容进行记载的文件材料[1]。这些材料涉及到干部的思想品质、工作作风和领导行为等各个方面，因此成为客观地、历史地、全面地培养、选拔、任用、评价、监督和管理干部的重要依据。随着社会的不断发展，尤其是信息科学、大数据等为代表的新技术不断应用于公共内部管理当中，传统的干部人事档案管理在制度体系、维护方式、管理手段等方面存在一定隐患，明显不能满足新时代对组织人事工作提出的新要求[2]。
HACCP（Hazard Analysis Critical Control Poin），即危害分析和关键控制点。作为一种质量管理体系最早被应用于食品行业，是指对食品原料、关键生产工序及影响产品安全的人为因素进行分析，确定加工过程中的关键环节，建立、完善监控程序和监控标准，采取规范的纠正措施，是经长期实践证明的一项简便、易行、合理、行之有效的风险管理技术[3]。HACCP有7项原则，并作为体系的实施基础，即：进行危害分析；确定关键控制点；确定关键限值；建立监控程序；建立纠偏措施；建立验证程序；记录保存[4]。目前，HACCP理念已被廣泛应用到过程管理、绩效管理、廉政风险管理等其他领域[5]，作为一种简单化、精细化、具体化的管理方法，将其应用到干部人事档案管理中，可以有效降低工作差错率，提升工作质量。
1 干部人事档案管理流程及风险分析
根据中组部《档案整理工作细则》及其他有关规定，目前，干部人事档案管理流程，见图1。
1.1材料收集阶段
对档案材料进行收集为干部人事档案管理工作中不可或缺的步骤，是档案管理的前提，也是使档案的内容更加丰富的一种手段。收集应该遵循真实、全面、及时、规范的原则，科学合理地对收集的范围进行界定。档案管理人员需要熟悉掌握各项人事规定、政策，有较强的业务能力和敬业精神[6]。
但在实际工作中，由于制度缺失，以及工作人员能力不强等因素，收集过程中仍存在一定风险，表现为：档案材料形成部门没有提供入档材料，或送交的归档材料不齐全、不完整、手续不齐备等，导致材料缺漏；档案管理人员对材料是否归档混淆，或擅自处理、销毁档案材料；干部个人上交入档材料；私自涂改和伪造的档案材料被收集并归入到个人档案中。
1.2审核阶段
材料审核工作，是指各级管档单位根据相关政策文件规定，对收集起来的档案材料进行审查，核实材料的真伪，鉴别材料的保存价值，以确定是否归档。审核工作对于维护档案的真实性非常重要，这也是对档案进行系统化整理的前提。审核过程中必须把档案材料的内容作为工作的重点，同时要特别注意对档案中的一些关联材料和关联信息相互进行印证。对属于归档材料的，应确定是否真实完整、填写是否规范、字迹是否清晰、手续是否齐全，符合要求的才能归入档案。不符合要求的要及时整改、补充完善，缺件应及时登记并收集补充。
进行档案审核主要风险有：人事和非人事档案之间容易混淆；出于个人原因或接受当事人利益而私自更改、抽取档案材料；在单位内部同名同姓、同音异字人员的材料容易错乱；应归档的档案材料丢失，或缺少公章、签名、时间等手续不完整情况，造成人员档案材料不齐；“三龄两历一身份”等重要信息前后记载不一致等。
1.3分类阶段
材料审核合格后，需按照規范将零散的各种档案材料进行相应的整理，汇集成整体，使其可以条理清晰地对干部基本情况有所反应，这就要求档案管理人员按要求对材料进行分类，并编排目录，在分类的同时应再次对档案材料进行审核，查漏补缺。
分类阶段主要风险有：档案材料分类不准确、编排无序；档案目录不准确、填写不清楚，与档案材料不一致；对档案目录进行涂改。
1.4装订阶段
每名干部的档案材料必须装订成卷，装订成形的档案目录在卷首，材料排列顺序与目录指引相符；卷面整洁平坦，全卷整齐，装订牢固实用；对于已经或容易破损的材料，要及时精心修复，再进行装订。
装订阶段主要风险有：装订不整齐，档案材料易脱落；装订时打孔压字，材料内容损毁；修复材料时原有内容遭到破坏。
1.5保管与利用阶段
档案保管工作的基本任务是借助外界有效调节保管好档案，使档案寿命最大化。这里的安全，一是确保物理上的安全，防止丢失和损坏；二是维护政治安全，防止失密和泄密事故。通过档案利用可以对已建立的档案进行查阅，查阅时要严格遵守保密法律规定和制度，确保被利用的档案信息不被外泄。
档案保管与利用的风险有：保管条件不达标，管理手段落后；未能实施 “六防”措施而导致档案因保管不当造成损毁；档案摆放无规律，不易查找，容易造成档案丢失；档案管理人员将档案私自带出档案室，或者私自保管档案；档案管理人员泄漏档案内容；阅档者泄漏档案内容，利用查借阅档案的机会涂改或损毁档案材料，借出档案没有按时归还入库。
1.6转递阶段
由于“档随人走”的原则，在发生干部任免、工作调动、管理权限或工作单位变更等情况时，人事档案管理部门彼此间、干部人事档案管理部门和档案材料提供部门间，应通过指派专人或者机要方式转移、传递人事档案。转出的档案应齐全完整，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；接收单位要对档案进行严格审核，不符合要求的不予接收。
档案转递存在的风险有：档案转递程序未按要求执行；个人携带档案；档案转递前未进行仔细检查和整理装订，导致材料丢失；档案转递后没有及时跟踪或接收部门无回执等程序缺失，带来档案丢失的隐患[7]。
2 关键点确定
笔者根据干部人事档案管理流程及风险点，实地调查工作单位人事部门的档案管理工作，与工作人员充分讨论，对以往工作中曾出现的问题进行梳理，评估各环节对档案管理差错影响的可能性和严重性，进行风险的危害分析和分类。最终确定属于高风险的有4个环节，并将其确定为关键控制点（CCP）。
如表1所示，最终确定干部人事档案管理工作中的材料收集、审核、保管和利用、转递四个环节为关键控制点，分别标记为CCP-1、CCP-2、 CCP-3、CCP-4。
3 实施HACCP计划
3.1设置关键限值（CL）
关键限值的确定应以《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》《干部档案工作条例》《党政领导干部选拔任用工作条例》等法律法规和规章制度为依据，结合有关专家、各级管理层和有关工作人员的科学分析后确定，以确保控制措施的有效性。
3.2监控程序
档案管理部门对干部人事档案的收集材料的合格率、时效性、审核差错率、档案目录等参数进行统计调查测试，将测试值与关键值进行比较，失效时及时调节，监控程序包括：内容、方法、频率、人员。
3.3纠偏措施
通过监控发现参数未达标时，必须立即采取纠偏措施，利用统计调查测试结果调整档案管理方式方法，以保证动态实时控制。如果失控，必须将不符合要求的档案管理方式方法进行处理，制定新的规章制度和操作规范，以保证档案管理在规范有效的情况下重新受到控制。
3.4验证
验证程序即验证或证实依据HACCP原理建立起来的干部人事档案管理是否与实际工作相符，是否有效运行。一般首先对各关节控制点的监控进行验证；其次对档案差错率进行抽样调查，对监控记录进行复查。验证阶段是由档案管理工作人员，有关专家和各级管理者，分阶段性利用自查、互查、专项检查等方式开展，回收调查反馈意见，提出整改建议[8]。
3.5记录
记录的监控信息是显示关键控制点受控状态的证据，每个关键控制点的监控要形成相应的记录。具体的HACCP实施计划，见表2。
4 结束语
传统的干部人事档案管理方法主要是制定制度，让工作人员遵守并且执行，这种管理方式虽然较为谨慎与严格，但存在一定的局限性。另外，随着时代的变化，人事档案也不再是从前“你来交，我来管”的简单管理方式，应该不断向着科学、高效的方向进化[9]。HACCP是一种评估危害和建立控制体系的工具，旨在建立一个以预防为主的控制体系，而不是依靠最终结果检验[10]。作为风险分析的一种实际应用，将其应用于干部人事档案管理中，通过梳理流程和风险分析，确定材料收集、审核、保管和利用、转递四个关键控制点，着重在这四个点强化监控，采取纠偏措施，使档案管理在安全风险方面处于可接受水平。因档案管理一直处于动态过程，引入HACCP理念在管理上更具有针对性，能提高档案管理人员工作效率和质量，提升业务能力水平，使档案管理体系更系统、完整、规范、科学，从而提升政府机关内部运行效能。
参考文献：
[1] 王英玮，陈智为，刘越男.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2015.
[2] 樊树娟.大数据时代档案职业改革与发展研究[D].山东大学，2015.
[3] 黄可，周瑞丽.基于HACCP方法对药品经营质量风险管理研究[J].中国医药工业杂志，2014，45（8）：795- 799.
[4] 傅瑞云. HACCP原理与ISO9001： 2000标准的关系[J].中国质量认证， 2003 （9）：57.
[5] 谌瑜.用HACCP体系管理理念防控执法稽查风险[J].检验检疫学刊，2017（s1）：77- 78.
[6] 林鸿超.试谈档案管理人员应具备的素质[J].兰台内外，2015（6）：72.
[7] 解阳.干部人事档案中风险管理的研究[D].天津大学，2016.
[8] 国家认证认可监督管理委员会等编著. HACCP认证与百家著名食品企业案例分析[M].北京：中国农业科技出版社，2006.
[9] 薛筱菲.全面质量管理视角下公共部门人事档案管理问题研究[D].辽宁大学，2016.
[10]宋菲，董迪，甄健存.基于 HACCP 的我院药品质量风险管理实践[J].中国药房，2016，27（31）：4400- 4402.
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更新时间：2025/3/16 6:28:10