| 标题 | 论ERP关键用户角色职责及选用标准和建议 |
| 范文 | 任泽坤++邓月锐++谢超++王舒迟++刘秀云++郑梅姣 [摘 要] 本文通过实施案例，阐述关键用户对于ERP实施的职责，总结了具体选用要求，并提出几点选用建议。 [关键词] ERP；关键用户；标准；要求 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 13. 030 [中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）13- 0073- 02 0 引 言 ERP关键用户又称业务骨干，是ERP建设的主要力量，他们的作用会体现在整个ERP实施全过程中，甚至是系统上线运行后期也是至关重要的。关键用户是企业ERP系统的架构师和设计师，因为ERP系统的实施成果是在充分吸取和参考企业的管理模式和方法以及流程的基础上再进行加工、优化和重组，能为ERP实施项目组提供这些信息和需求想法的第一渠道正是关键用户，同时，关键用户也是ERP系统最终用户和ERP实施顾问之间的桥梁，可以说没有关键用户的支撑，建设ERP完全就是空谈。 1 实施案例 以某集团公司下属某地区公司实施为例，项目建设历时16个月，项目组共抽调关键用户达180多人，分别来自该公司下属各单位涉及装备、项目、物资、财务计划、市场销售、信息这六大专业技术骨干。部分单位因为保证了项目建设期间的关键用户资源投入，选派业务骨干合格、标准高、业务素质好、工作经验强、期间更换少，充分保证了项目建设质量和进度，整体实施效果较好；个别单位在项目初期，对项目建设重视不够，在选派业务骨干工作上，质量把关不严，标准低，实施过程中因为业务不熟悉无法胜任项目建设工作，有的关键用户工作分心较多，无法全职脱产参与项目建设，更换频繁等，影响ERP在本单位的实施进度，甚至造成项目建设停滞等问题。 2 关键用户在ERP实施过程中各个阶段的职责 ERP实施可分为前期调研、蓝图设计、系统实现、最后准备及上线后支持这五个阶段，每个阶段的工作重心不一样，工作职责也有所不同。 2.1 业务调研阶段 一是协调本单位各个模块的调研工作安排和顺序等；二是协助ERP实施顾问做好调研计划，并开展好业务调研和访谈工作；三是积极协调解决调研工作期间的其他相关事项；四是协助实施顾问收集整理好用户需求数据，做好ERP调研需求报告，并向最终用户进行反馈，并完善报告。 2.2 蓝图设计阶段 一是梳理各单位业务流程现状，完成未来业务流程的文档编写；二是整理并更新业务现状与未来方案差异报告；三是负责制定未来业务、管理流程和系统蓝图设计方案，协调和落实相关流程设计问题讨论；四是整理并确定系统专业报表、接口等开发需求；五是协调实施顾问研究并确定所需数据转换模板，完成所需数据编码的确定及获得批准；六是负责调查整理相关单位的网络、电脑、打印机等设备情况，并与相关单位协调、计划、实施，最终确保相关单位在系统实现阶段中期具备使用ERP系统的网络、电脑、打印机等资源。 2.3 系统实现阶段 一是收集提供顾问进行系统配置所需的各种数据和参数定义；二是组织执行单元测试、集成和用户接受测试（包含系统标准功能和开发功能）；三是接受实施顾问的系统培训，并尽快成长为系统培训师，编写用户手册和各类培训教材，培训本单位最终用户；四是各模块关键用户配合BASIS技术组完成权限的调研和设计以及权限分配，并参与到所需开发的设计，并对设计结果进行确认；五是进行上线所需数据收集、整理、检查，确保上线所需数据的完整性和准确性，包括系统初始化物资数据、供应商信息、采购组、利润中心、仓储地点以及最终用户信息等，并在实施顾问的帮助下执行数据导入初始化系统。 2.4 最后准备阶段 一是组织实施本单位最终用户培训，并积极协调培训工作期间各种资源；二是配合BASIS技术组完成系统用户权限的设置和测试；三是制定各个系统模块业务领域的系统切换计划；四是对符合上线转换原则及标准的数据执行数据转换并组织相关人员对转入ERP系统的数据进行检查修正；五是指导本单位最终用户完成系统数据的补充录入，初始化系统。 2.5 上线后支持阶段 该阶段关键用户主要职责包括：一是提供系统上线后的一线支持，包括用户账号新增、撤销申请的提报、系统应用问题提报、最终用户业务支持、系统变更、权限变更和角色变更需求提报等；二是参与或直接支持系统财务账目月结工作。 3 角色选取要求 3.1 基本条件 首先要具有大专以上学历（包含大专），有良好的沟通技巧和一定组织协调能力，服从管理；其次能熟练操作计算机，熟悉OFFICE日常办公软件以及本业务内的相关信息系统应用；再次是单位工作任务轻，保证能全身心投入项目实施和管理中；最后是家庭压力和拖累小，保证有足够精力开展工作。 3.2 业务水平高 这是必须条件，只有熟悉甚至是精通本岗位业务，才有可能成为ERP项目的关键用户，才能够在进行流程与体系梳理的时候给出专业意见。各模块关键用户必须要熟悉本模块、本部门及各岗位的业务工作内容、岗位职责以及业务流程、专业素养、专业术语、业务规则等。 3.3 稳定性强 一般而言，精通本岗位业务的都是企业的骨干员工，在企业的任职时间不会短于3年，往往这个时候的员工对于企业已经有了一定的忠诚度，但也不排除因为外部诱惑、职业发展空间等原因出现了骨干员工流失的情况，而在ERP项目实施期间需要特别注意这个问题，需要挑選愿意在企业长期发展的员工参与到ERP项目实施的工作中来，一来能够保证项目实施的成功，二来能够通过项目实施提升员工个人能力。甚至也可以通过ERP项目实施来考察员工是否达到向上晋升的条件。 3.4 沟通与协调能力强 ERP项目实施过程，是与业务部门不断沟通，不断推进的过程，这个过程需要关键用户能够为乙方顾问协调业务部门争取足够的时间，参与业务调研访谈，获取领导或更高层对项目的关注或支持，这一切工作都有一些项目经理的工作特征，而沟通与协调能力就成为非常重要的能力了，只有这样的关键用户才能真正起到项目的推进作用。 3.5 总结能力强 对外要求能够沟通，对内要求就是能总结了，ERP项目实施的过程中有大量的文档需要编写，而文档编写的过程其实就是对流程、对业务、对数据进行总结分析的过程，这就要求关键用户的总结能力比较强，否则关键用户未来也很难在乙方顾问撤场之后承担起ERP项目的运维与推广工作。 4 角色选取建议 （1）领导必须足够重视项目建设，对本单位ERP项目的实施结果负责，协调解决本单位ERP实施过程中的相关问题，做好人力资源协调保障，严把关键用户选拔质量关，高要求、高标准进行选拔和选派，是保证业务骨干合格的关键所在。 （2）选拔关键用户要争取“一步到位”，切忌频繁更换，避免因为频繁更换造成项目停滞，影响实施进度。 项目建设期间更换关键用户一般有两种情况，一种是因为前期选拔标准不高，所选拔用户业务素质达不到工作要求，无法胜任项目工作，必须更换；另一种是因为本人所在单位业务工作无法脱身或者因为家庭原因，不能全职全脱产、全身心参与项目建设中。 在ERP建设过程中，所选取的关键用户力争能连续性工作，期间最好不要频繁换人。因为项目建设中的五个阶段要能连续性开展工作，每一个环节都很重要，層层相扣，项目实施始终，如果频繁更换，中途更换关键用户会造成因为不熟悉项目前期的工作，而无法顺利开展后期项目建设工作，甚至造成项目停滞。在关键用户数量上建议至少每个模块不少于2人，这样可以避免因一人离开项目组而造成项目停滞的可能。 （3）关键用户选派需要业务熟练，沟通能力较强，熟悉专业技术业务知识、流程、制度，在所参与实施ERP系统模块相关业务岗位上工作不低于3年。一般情况下，要熟练掌握某个领域专业技术知识、工作流程等至少要有3年工作经历。 （4）在组建项目组期间，还需要特别抽调内部控制人员作为特殊关键用户全程参与到这五个业务模块的项目建设工作，监督整个ERP实施过程，并对阶段性成果特别是未来流程蓝图方案和系统实现进行审核，这样可以避免上线后因为内控不合格，反复整改、调整系统，造成大量的人力、物力浪费，拖延项目上线进度。 5 结 语 ERP关键用户的选用和管理对ERP实施来说是非常重要的，关键用户选用是否合格，是否能胜任项目组工作，对ERP实施成功与否是起着决定性作用的。 |
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