《医院后勤固定资产管理信息化建设问题与实施对策》-管理学论文，管理论文-论文范文参考-科学狗论文网

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医院后勤固定资产管理信息化建设问题与实施对策

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[摘要] 医院后勤固定资产管理是医院管理工作中的重要组成部分，随着近年来信息化程度的不断提升，固定资产管理也正利用信息化管理工具让自身朝着精准、高效、快捷的方向迈步，然而在信息化建设过程中都不可避免的遇到一系列问题，文章就固定资产管理信息化建设过程当中遇到的核心问题——物资编码问题进行相关分析并提供相应对策实施建议。

[关键词] 固定资产管理；信息化；物资编码；对策建议

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 19. 022

[中图分类号] F232；R197.3 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）19- 0053- 03

0 前言

固定资产管理的核心是从物资的购置、领用、转移、盘点、清理到报废等环节利用有效的管理工具进行准确监管，最终实现 “账”“卡”“物”三者相符。

固定资产管理信息化建设的核心是利用专业软件工具科学建立物资编码，其主要涵盖了固定资产管理系统中的“资产编号”与财务系统中的“物品序列号”。固定资产卡片示意见图1。

1 现状

目前医院即将引入HERP系统重新对固定资产信息进行更加标准化、统一化、专业化管理。预计将现有的固定资产基础数据库直接导入HERP系统，然而因医院固定资产管理制度长期未更新，管理工具滞后，固定资产出现大量账、物混乱、价格不符，物资名称、型号规格不统一、同一物资名称多样，以及物资管理人员责任划分不明确等一系列问题。

2 问题分析与对策实施建议

以问题为导向，围绕固定资产管理信息化建设核心做出分析，其主要由第一，从“资产编号”即“一类一码”引出的问题分析解决；第二，从“物品序列号”即“一物一码”所引出的问题分析解决。

2.1 关于“资产编号”引出的问题与对策实施建议

“资产编号”是医院财务科为便于在物资购置上账时能有效区分某一类物品，根据其名称、规格、型号等相关因素由软件生成的编号，简称“一类一码”，意义在于如果把物品A形成一个资产编号，在以后同一款物品A购置上账时找出这一物品A的原始编号并录入财务系统，做到账、物名称规范统一。目前医院采用的是流水编号，物资录入系统时自动按照顺序累加生成资产编号。

然而医院的固定资产编号方法产生了两个问题：

问题1：编号、名称录入不规范，无规则条例可循；

问题2：编号方法过于简化，编号过于细化、目录复杂不便于物资编号录入。

2.1.1 问题分析

固定资产编号（名称+规格+型号=资产编号）是由财务系统自动流水编号生成的。

例如：办公桌+实木+（1.5米×0.8米×0.9米）→资产编号30000001

办公桌+实木+（1.6米×0.8米×0.9米）→资产编号30000002

办公桌+合成板+（1.5米×0.8米×0.9米）→资产编号30000003

从举例中看出，同是办公桌，但因规格、型号中的某一项发生变化，系统就会生成一个新的资产编号，导致财务系统中物资种类过于细化，资产编号纷繁复杂，从而使得资产管理人员在每次物质购置上账时不能快速的找出这一款物品的资产编号，继而在数据庞大且复杂的系统里生成一个新编号，最终在固定资产盘点时出现同一规格型号物资有多个不同的名称和不同的编号，导致账、物不符，加大固定资产盘点工作量。

2.1.2 对策实施建议

对固定资产编号进行规范，建立相关淘汰现有的固定资产“流水编号方法”，改用其他有效的编号方法将物资详细划分，并最终形成固定资产录入准则，为财务人员上账时对物品的编号提供参考和依据。例如建立固定资产一级、二级、三级……目录，将固定资产“类别化”，先将物资划分为“一类一码”。

根据国家《事业单位国有资产管理暂行办法》及医院财务科具体要求，对固定资产进行编号。常用编号方法有“流水编码法”、“分组编号法”、“数字分段法”、“后数位编码法”、“实际意义编码法”、“暗示编码法”，根据单位实际情况参照目录择优选取编号方法进行资产编号，并将编号方法流程形成准则，以作为单位固定资产管理的执行标准。

建议在对物资进行目录划分时，应尽量避免物资目录过于细化，编号过于复杂，数据库过于庞大，同时达到优化固定资产管理流程，也在物资购置录入系统时便于操作，避免录入错误且导致资产编号不断增加。建议将物资编号控制在三、四级目录范围内，且在划分第三级目录时，可尽量选取同类物资的“共有属性”作为划分标准，以便于减少资产编号的数量及复杂程度。

例如在冰箱在划分三级目录时可选取容积作为冰箱类物资的“共有属性”，而不以品牌作为标准，因冰箱是按照国家标准统一制造，具有相同容积，使得在建立目录时更加具有包容性和可操作性，继而资产编码更加准确。

2.1.3 建立资产编号规范

根据医院自身资产编号方法和具体情况，建议科学制定资产编号规范。

2.2 关于“物品序列号”引出的问题与对策实施建议

“物品序列号”是单位固定资产管理过程中为便于资产管理、盘点在建立卡片時为每一个物资设计编写的号码，物品序列号具有“物品身份证”的作用，简称“一物一码”。其编码原则应具有：①“唯一性”，即每个编码对象只有一个代码，既一个代码只代表一个物资；②“简易性”，即代码结构应尽量简单，以便于记忆，同时减少代码处理中的差错，提高信息处理效率；③“扩充弹性”，即为将来可能增加的物资留有扩充编号的余地；④“充足性”，即所采用的文字、记号或数字应足够用来编号；⑤“安全性”，即编码应具有安全特性，应具有防止公司机密外泄；⑥“一贯性”，即每一种物资都有一种代码来表示，而且必须统一，具有连贯性；⑦“计算机易处理性”，即便于计算机处理是物资编码的重要原则，只有通过计算机进行处理，才能真正提高物资信息传递与处理的正确性，提高物资盘点效率。

现在单位物品序列号编写遇到的主要问题有：

问题1：实物与序列号不能一一对应，不便于固定资产盘点及管理。

问题2：物品序列号过于简化，导致物品在转移、报废等过程中不能快捷操作。

2.2.1 问题分析与对策实施建议

单位采用流水编号方法对每一个物资按照购进的先后顺序采取顺序编号，编号依据仅是该物资的购置顺序，没有物资的相关信息，如类别、型号、使用部门、存放地点、领用日期等。为更好地将物资的所有信息呈现在物品序列号内，便于在物资清查、转移、报废等处置流程时快捷简便的进行操作，建议在设定物品序号时赋予一定的功能作用。

例如：数字X1X2X3X4X5X6X7X8X9X10 ，其中X1X2X3为使用科室编号，X4X5X6 X7为物资购入批次号，X8X9X10为本批次物资顺序号。

2.2.2 建立物品序列号编写规范

根据医院自身物品序列号的选用方法和具体情况，建议科学制定物品序列号编写规范。

3 总结

因此，医院后勤固定资产管理在信息化建设的道路上应该不断深化完善，建立完备的制度体系，紧跟时代步伐，逐步提高管理水平，及时更新管理工具，落实管理人员责任，从而形成一套固定资产管理的长效机制。

主要参考文献

[1]史爱翠.高校固定资产管理问题研究[M].北京：经济科学出版社，2010.

[2]张海成.条码技术与应用[M].北京：清华大学出版社，2003.

[3]张铎.物品编码标识[M].北京：清华大学出版社，2013.

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