| 标题 | 大数据时代下高校电子档案管理模型构想 |
| 范文 | 张佳+冉虎+崔杰 [摘 要] 本文在探究了大数据时代下高校档案面临的问题及应对思路的基础上提出一个高校电子档案管理模型。模型将高校内各个系统和高校档案云平台作为数据源，利用数据挖掘与云存储技术，支持档案查询、档案推荐和档案公开，有效解决了大数据时代档案工作面临的问题。 [关键词] 大数据；高校；电子档案；信息化 doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 21. 067 [中图分类号] G270.7；TP311.13 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）21- 0156- 03 0 引 言 高校电子档案是指高校在日常事务、教学、科研等过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件，和传统的纸质档案相比，电子档案能够有效地让工作變得更加快捷、方便。大数据时代，信息化得到深入发展，高校电子档案工作面临许多挑战，如何在大数据背景下管理电子档案是一个值得研究的问题。 1 高校电子档案工作面临的问题 在大数据时代，高校师生对信息的需求更加多样，而传统的档案提供模式已经不能有效满足需求，高校电子档案工作面临着利用不充分、公开程度低、服务方式落后和归档需求增大等问题。 1.1 电子档案归档需求增大 大数据时代，高校档案用户信息需求呈现出多元化、个性化的发展趋势，内容涉及教育教学、科研管理及基础建设等各个方面，档案来源渠道也由原来单一的由归档部门提供电子版档案扩大到学校管理中的学生管理系统、OA系统、图书管理系统等每一个信息系统。随着电子档案种类及来源渠道增多，电子档案的数量也相应增多。大数据时代下高校电子档案多种类、多渠道、多数量的特点对现有的档案信息系统在服务方式、软件质量和硬件设备上都提出了更高的要求。 1.2 电子档案公开程度低 随着国家信息公开制度的完善，大量档案将逐步向社会公开，电子档案公开、共享是高校档案发展的必要路径。高校档案部门往往囿于自身单一资源中，与其他部门交流有限，几乎不向社会公开档案资源。高校电子档案公开程度低，既不符合发展趋势，又造成档案资源浪费。 1.3 电子档案利用不充分 当前高校档案的利用流程一般是首先由师生提出查档需求，档案工作人员根据需求进行查询并提供档案。而高校师生档案利用意识不强，查档率低，导致档案利用量小；档案工作人员对所提供档案几乎不进行加工，导致利用价值低，这就使得高校电子档案基本处于一种被动的封闭状态。 1.4 电子档案服务方式落后 一方面，目前多数高校档案部门还是采用打印电子档案的方式为师生提供服务，载体单一、信息时效性低，没有将电子档案作为提供服务的直接形式。另一方面，常见的档案信息管理系统，功能简单、界面单调，少有系统能够为用户提供可视化的查询界面或者主动向用户推送信息。大数据时代用户信息获取意识越来越主动，势必对档案获取方式提出更高的要求，对档案进行内容挖掘，主动推送档案是电子档案服务的发展目标。 2 高校电子档案工作应对的思路 针对上述问题，本文尝试通过提高软硬件配置，利用云存储和数据挖掘技术提供解决方案。 2.1 提高软硬件配置 利用云存储创建电子档案云平台，解决高校电子档案归档需求大、公开程度低的问题。一方面，提高软硬件配置，扩大电子档案存储空间，主动扩展电子档案收集渠道，把每一个高校管理系统都设置为内部电子档案来源渠道，解决归档需求大的问题；另一方面，通过在高校之间创建电子档案云平台，使高校档案信息资源汇成一张网络，各个高校档案馆之间通过共建云平台上传、下载电子档案，实现电子档案资源共享、公开，解决高校电子档案公开程度低的问题。 2.2 利用数据挖掘技术解决高校电子档案利用不充分、档案服务方式落后的问题 一方面，通过对档案目录信息和信息的挖掘发现档案收集工作的重点，通过对档案数据的挖掘可以找出档案管理人员和档案利用人员与档案实体的关系，进而提高电子档案利用率。另一方面，通过数据挖掘对档案进行分类，提高档案检索效率；通过对档案利用情况挖掘找出档案内容与档案利用人员的关系，根据发掘出的关系有针对性地向师生推送个性化档案，做到主动服务。 3 大数据时代高校电子档案管理模型 根据上述分析，笔者尝试提出大数据时代下高校电子档案管理模型，如图1。模型分为输入、存储和输出三个部分，首先从校内各系统和高校档案云平台上搜集信息，经过档案鉴定和数据挖掘后，可支持档案查询、档案推荐和档案公开。 3.1 输入部分 模型数据源分为校内和校外两大类。 校内数据源包括学生信息为主的学生管理信息系统，教师信息为主的OA办公系统以及其他系统如图书管理系统、博物馆管理系统等。学生管理系统包含学生成绩单、录检表、毕业证号等信息，办公OA系统包括公文流转、办会办活动等信息，这两个系统基本涵盖了高校日常运作的大部分数据，是档案室主要存储对象。图书管理系统提供师生借阅图书数据、学校藏书数据等，博物馆管理系统提供学校历史数据等，这些系统提供更多的辅助教学数据，极大丰富了电子档案的数量和种类，使电子档案更加立体化。 校外信息源指多家高校联合建立的高校档案云平台。云存储是指通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，将网络中大量不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能的一个系统。在平时工作中，往往会遇到需要参考或借阅其他高校档案的问题，需要各个高校之间档案相互补充；也存在不同高校存放相当数量的相同档案，从整个教育系统来讲，产生了档案冗余，是对存储资源的浪费。高校档案云平台就是利用云存储技术在高校之间建立电子档案存储、利用的数据云，各个高校通过该平台可以上传及下载电子档案，便捷了档案的异地查阅，减少了本地数据库存储负担，也为高校电子档案公开提供了技术支持。 3.2 处理部分 处理部分主要指档案鉴定和数据挖掘两个功能模块。 按照国际档案理事会1984年出版的《档案术语词典》为档案鉴定下的定义是：“根据文件的档案价值来决定如何对其进行最后处置的档案工作基本职能，也称为评价、审查、选择或选留”，档案鉴定具体包括完整性鉴定、原始性鉴定、真实性鉴定、准确性鉴定以及文件档案价值的鉴定。模型中档案鉴定模块是通过机器学习算法完成档案鉴定，把符合鉴定规则的档案选择出来，留存到模型中，进行下一步处理，不符合鉴定规则的则退回原系统。档案鉴定是档案管理中的重要内容，模型借助计算机技术进行档案鉴定，提高了鉴定效率。 数据挖掘模块是对模型搜集的大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的档案信息进行分析，挖掘出深层次相关联的档案以及用户档案使用习惯等。该模块对模型中的电子档案进行关联分析、聚类分析、分类及预测，挖掘结果支持电子档案的信息检索、信息推荐、可视化输出等。通过数据挖掘，实现对电子档案的深层次分析，提高利用价值。 3.3 输出部分 模型的输出部分有档案查询、档案推荐以及档案公开三个模块。 档案查询模块即用户可以通过搜索引擎检索电子档案或者通过分类目录查找电子档案。相比普通的档案管理系统，模型可查询的电子档案更为广泛，涵盖本部门、其他部门及其他高校的档案信息，為师生提供全方位的参考。 另一个是根据数据挖掘的结果，模型可以结合用户检索行为和检索词为用户推荐相关电子档案，提高检索效率。 档案推荐模块有两大功能：一个是根据数据挖掘的结果，按照用户兴趣在适当节点为用户主动推送个性化电子档案，例如在6月份为招生就业部门工作人员推送历年各省录取分数线；另一个是结合用户检索行为和检索词为用户推荐相关电子档案，例如当用户检索“招聘”，模型将在检索界面推荐“人才引进”“高层次人才”“高校自主招聘”等相关检索词。档案推荐改变了以往高校档案被动的工作方式，为用户提供更具有针对性的档案，节省了用户查找、过滤信息的时间。 档案公开是指模型将可以公开的电子档案自动发送到高校档案云平台，以待其他高校查阅，档案公开模块有助于长久、稳定地做好高校档案公开工作。 4 结 语 科技的进步改变了传统的信息获取方式，海量的数据开始跃入人们的视线，大数据成为社会的关注焦点。本文探究了大数据时代高校电子档案工作所面临的问题及应对思路，并基于此提出高校电子档案管理模型。模型应用云存储技术，使收集、处理大量电子档案成为可能，这就向档案“全归档”迈进了一步，同时运用数据挖掘技术深化了档案价值、增强了用户体验。 然而，模型还需要进一步充实。如何确保云存储技术下的档案安全；校内各系统信息繁杂，档案鉴定的规则如何制定；高校档案云平台的技术如何实现等。今后将着力探究模型在技术层面的实现。 主要参考文献 [1]王学娟，杨阳，闫桂莲. 浅谈大数据时代下承德高校电子档案管理存在的问题和对策[J].承德医学院学报，2016，33（6）：537-539. [2]贺缠虎.知识管理——现代高校档案工作的新思路[J].兰台世界，2014（20）：29-31. [3]张峻山.大数据时代高校学生档案管理与利用探讨[J].黑龙江史志，2015（9）. [4]侯英杰.“大数据”背景下高校档案工作发展思路探析[J].城建档案，2015（6）：76-78. [5]曹勤民.从“独享”走向“共享”——论高校档案信息资源社会价值的实现路径[J].档案学通讯，2012（5）：49-52. [6]郭文东. 云存储的剖析[J]. 数字通信世界， 2016（3）：51-53. [7]刘东斌. 档案鉴定——鉴定什么——档案鉴定基本问题思考之四[J]. 档案管理，2006（5）：17-22. [8]刘国能. 档案鉴定工作内容、原则、标准与方法——档案鉴定工作及其改革（之二）[J]. 中国档案， 2005（9）：32-34. [9]黄华. 数据挖掘分析在档案管理方面的应用[J]. 网络安全技术与应用，2009（4）：81-82. [10]方昀，郭伟.云计算技术对档案信息化的影响和启示[J].档案学研究，2010（4）：70-73. |
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