| 标题 | 浅谈高校档案信息化建设 |
| 范文 | 赵丹 [摘 要]高校档案信息化建设工作，对于提升高校档案管理工作效率、推动高校档案管理工作实现现代化发展具有重要的意义，为此高校需要重视档案信息化建设工作，为档案信息化建设工作提供资源支撑，从而为高校档案信息化建设工作的有序开展提供保障。本文在分析高校档案信息化建设内容的基础上，提出了档案信息化建设的对策。 [关键词]高校；档案管理；信息化建设 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.22.071 [中图分类号]G270.7；G647.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2018）22-0-02 信息技术与互联网的发展，为高校档案管理工作带来巨大的冲击的同时，也带来了机遇。在此背景下，高校需要重视信息技术与互联网技术，对档案管理工作方式、工作流程进行重塑，从而有效提升档案管理工作的信息化水平，进而为提升档案管理工作效率奠定良好的基础。在此过程中，明确档案信息化建设的工作内容，探索档案信息化建设的路径，对于推动高校档案信息化建设工作有序开展具有重要的现实意义。 1 高校档案信息化建设的内容 高校档案信息化建设工作，主要是推动档案收集整理、档案利用以及档案业务管理实现信息化。 从档案收集整理方面来看，这项工作是高校档案管理工作的基础，传统档案收集与整理工作具有烦琐、复杂的特点，无论是档案接收、分类还是档案立卷、编目等，都具有较大的工作量。随着信息技术的发展，高校档案信息不仅呈现出了数量剧增的趋势，而且形式也呈现出了多元化的特點，在此背景下，传统的档案收集整理工作方式显然已经难以满足高校档案管理需求，为此构建“双轨制”的档案管理模式、推动网上立档归档工作的发展、实现装订整理工作自动化，成为高校档案信息化建设工作的重要发展方向。 从档案利用方面来看，档案信息的利用率直接决定着档案信息价值能否得到充分体现，同时也能够反映出档案管理部门的服务水平。档案利用率的提升，不仅要求高校能够对档案信息进行广泛收集与科学整理，而且也要求高校能够为档案信息受众提供便捷的档案信息检索工具。传统的档案利用工作以手工为主，成为制约高校档案利用率以及服务水平得以提升的主要因素，因此高校需要抓住信息技术发展的机遇，推动档案信息利用方式以及利用渠道的信息化发展，进而为彰显档案信息价值提供技术保障。 从档案业务管理的信息化来看，一方面，高校需要构建自动化的档案管理环境。在此方面，高校可以引入自动化设备为提升档案管理工作效率奠定良好的基础，同时高校有必要推动档案管理工作呈现出网络化的特征，从而更好地实现档案信息传输与共享。另一方面，高校需要重视运用信息技术以及互联网开展宣传与交流工作，从而拓展宣传与交流工作的覆盖范围，引导高校教职工以及大学生群体认识到档案信息具有的价值，对于提升档案信息利用率以及档案信息管理部门的服务水平具有重要的意义。 2 高校档案信息化建设的策略 2.1 加强信息化建设宣传工作 在高校档案信息化建设的过程中，高校领导、教职工只有高度重视档案信息化建设工作，才能确保档案信息化建设工作有序开展。事实上，高校档案信息化建设工作以及从手工作业向信息化管理转变，都不是一蹴而就的，为此高校需要加强信息化建设宣传工作，引导高校教职工特别是档案管理工作者转变自身的档案管理理念，以更为开放的心态应对信息化技术与档案管理工作的深度融合。同时，高校领导需要为高校档案信息化建设工作提供人力支撑、技术支撑与财力支撑，确保档案信息化建设工作具有充足的资源供给，从而为档案信息化建设工作奠定坚实的基础。在此过程中，高校领导层还需要从顶层设计层面做好档案信息化建设工作规划，从而为档案信息化建设工作提供指导，推动档案信息化建设工作顺利开展。 2.2 完善档案信息管理制度 在高校档案信息化建设的过程中，高校不仅需要从技术层面提升档案管理工作的信息化程度，而且需要重视围绕档案信息化管理工作特点，从制度建设方面为档案信息化管理工作的有序开展提供良好的保障。具体而言，完善档案信息管理制度，主要体现在完善档案保密制度、完善档案利用制度以及完善档案归档制度3个方面。从完善档案保密制度来看，随着档案信息化程度不断提升，档案信息传播路径将呈现出多元化的特征，在此背景下，如果档案保密制度不完善，则会面临较高的档案信息泄露风险，因此围绕信息化工作环境下档案保密需求对档案保密制度进行完善，是高校档案信息化建设过程中的重要工作。从完善档案利用制度来看，档案信息化对于优化档案信息服务、实现档案信息价值具有重要的意义，在此背景下，高校档案管理工作者需要着眼于提升档案利用率，对档案利用制度进行持续完善，从而确保高校档案的利用价值能够最大化。从档案归档制度的完善方面来看，信息化技术在高校档案管理中的应用，促使档案管理工作呈现出更为便捷、更为灵活的特征，但是电子档案归档工作与纸质档案归档工作体现出了一定的差异，为此高校有必要制定“双规归档”制度，确保不同存在形态的高校档案都能够实现良好归档。 2.3 重视数字化馆藏资源建设 数字化馆藏资源建设，是高校档案信息化建设过程中的重要环节，在此过程中，高校档案管理工作者需要重视运用信息技术做好档案编研工作，在转变档案资源存储方式的基础上构建完善的数据检索系统，从而为提升档案资源利用率奠定良好的基础。从档案编研工作来看，高校档案管理工作着需要重视档案编研的计算机化，从而替代传统的手工工作模式，进而在提升档案编研工作效率的基础上确保归档文化具有良好的准确性与完整性。从转变档案资源存储方式来看，高校档案管理工作者需要对纸质档案资源进行数字化处理，从而为档案资料的检索工作奠定基础。与此同时，高校档案管理工作者需要重视构建档案数据库来存储数字化档案，确保档案存储工作适应档案信息化建设与信息化管理的需求。从数据库检索方面来看，相对于手工检索而言，基于数据库的检索工作不仅具有更高的效率，而且也具有更高的准确性，为此高校需要围绕自身档案资源做好目录检索与全文检索建设，为高校档案信息的快速提取、有效利用提供良好的保障。 2.4 开展基础设施建设 在高校档案信息化建设工作中，完善的基础设施是开展档案信息化管理的重要基础，为此高校需要为档案信息化基础设施建设工作提供充足的资金支撑，为前期建设工作以及后期维护工作提供保障。与此同时，高校还需要重视推动基础设施建设与档案信息化管理需求实现良好对接，在做好前期需求调研工作的基础上，针对需求调研结果开展模块设计与功能设计，不仅能够确保高校基础设施更好地满足档案信息化管理需求，而且能够避免出现重复建设、过度投入等倾向，从而能够有效控制档案信息化建设的工程成本。另外，在档案信息化管理基础设置的后期维护中，高校需要重视开展人才培养与培训工作，或者通过招聘专业的信息化设备管理工作人员负责软硬件设备的管理与维护，从而为档案信息化管理基础设施的正常使用提供保障。 2.5 做好网络信息安全保障工作 高校档案信息化建设虽然能够有效提升档案管理的工作效率，但是却也为档案信息安全带来了一定的风险，为此做好网络信息安全保障工作，是高校档案信息化建设工作中至关重要的一环。在此过程中，首先，高校需要增强档案管理工作者的安全意识，引导档案管理工作者认识到档案信息化管理过程中面临的风险以及风险原因，从而促使档案管理工作者能够在档案信息化管理工作中做到规范操作，避免因操作失误而产生档案信息泄露现象。其次，高校需要重视运用网络安全技术提升档案信息安全系数。随着互联网的普及，网络安全技术也得到了迅猛发展，因此高校需要重视依托网络安全技术，为档案信息安全构筑防火墙。与此同时，高校在构建档案信息化管理系统的过程中，需要重视权限管理，避免档案信息出现恶意篡改以及盗取。最后，高校不仅需要从意识和技术方面做好档案信息安全保障工作，而且有必要从制度层面推动档案信息安全保障成为一项常态化工作。在此过程中，高校需要重视出台档案管理工作细则，并建立完善的奖惩激励机制，确保档案信息安全问题能够及时发现、及时反馈与及时解决。 3 结 语 高校档案信息化建設工作对于推动高校档案管理工作适应新的形势、新的需求具有重要的意义，在此过程中高校需要从档案收集整理、档案利用以及档案业务等层面实现信息化与自动化，并通过加强信息化建设宣传工作、完善档案信息管理制度、重视数字化馆藏资源建设、开展基础设施建设和做好网络信息安全保障工作，为持续提升高校档案管理信息化水平提供良好的保障。 主要参考文献 [1]邱晓青.高校档案数字化建设存在的问题与对策[J].福建商学院学报，2018（3）. [2]王丹.高校档案信息化管理的现状以及对策分析[J].办公室业务，2018（16）. [3]吴玲.实施档案信息化 推进地方高校可持续发展[J].改革与开放，2018（15）. [4]李晓霞.加强高校档案管理信息化建设的有效策略研究[J].中国市场，2018（22）. [5]曾凡丽.西部地方高校档案管理信息化建设的现实困境与推进路径[J].教育现代化，2016（9）. [6]陈小梅，郑添.系统论的视角：浅议高校档案管理信息化建设的影响因素及策略分析[J].办公室业务，2014（3）. |
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