| 标题 | 信息化环境下高职院校内部控制优化研究 |
| 范文 | 李茹 [摘 要]近年来，关于行政事业单位内部控制政策性文件陆续出台，再加上高职院校的内部控制具有特殊性，针对高职院校内部控制建设研究变得十分重要。本文针对目前高职院校内部控制中存在的风险评估与管理不足、内部控制实施疲乏、信息沟通不畅等问题，从信息化角度提出了相应解决措施，为提升高职院校内部控制建设及管理水平提供借鉴。 [关键词]高职院校;内部控制;信息化 doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.18.009 [中图分类号]F275[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）18-00-02 1? ? ?高职院校内部控制研究的必要性和特殊性 随着《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）、《关于做好行政事业单位内部控制规范（试行）实施工作的通知》（教财函[2013]142号）、《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）的通知》（教财厅[2016]2号）等政策性文件陆续出台，高职院校内部控制建设的必要性和迫切性愈发突出。 高职院校内部控制同企业内部控制有明显不同，具有以下几点特殊性。①高职院校，特别是公办院校，领导层直接对上级教育主管部门或行业主管部门负责，缺乏实施内部控制的动力，且由于高职院校内部控制建设起步晚，上至领导层下至教职工均缺乏内部控制理念。②高职院校的经营业务活动较多，主要围绕教育、教学、学生活动等方面开展，各项经济业务活动涉及的部门、人员广泛。③高职院校的资金来源途径广泛，如财政拨款、学费收入、校办企业、社会捐赠等，用途多样化，不仅用于专业办学和技能培训等方面，还用于校企合作、科研项目等方面。因此，研究高职院校内部控制建设，加强高职院校的内部管控，是适应时代发展的必要举措，对完善院校治理体制、加强权力制衡、抑制校园腐败、促进高职院校可持续发展具有重大意义。 2? ? ?高职院校内部控制存在的问题 目前，高职院校内部控制建设仍处于探索阶段，国内相关理论研究不足，对实践指导意义有限，自身在探索实践过程中问题百出，普遍存在缺乏内部控制理念，控制管理活动过于表面化、局部化及滞后性，控制手段与措施贫乏等现象。现阶段，最突出的问题主要表现在以下3个方面。 2.1? ?风险评估与管理不足 由于种种不确定因素存在，高职院校同企业一样，也面临诸多风险。由于高等教育適龄人口逐年减少，国务院提出的“引导一批普通本科院校向应用技术型高校转型”决定，使高职院校的招生面临困境，招生规模和招生质量受到不同程度影响，在不久的将来，高职院校布局将重新调整，部分高职院校将面临被合并、撤销等风险。近年来，众多高职院校为实现规模化发展均已外债累累，如遇到招生受阻、融资困难等问题，很可能导致资金链断裂、学校信用崩塌。因此，对高职院校而言，评估自身风险并进行风险应对，对其可持续发展尤为重要。然而，由于高职院校，特别是公办院校，有较强的政治属性且没有明确的绩效考核标准，领导层风险意识较弱，忽视对学院各项风险识别、评估及管理，专门的风险评估机构及风险评估机制无从谈起。 2.2? ?内部控制实施疲乏 目前，高职院校的内部控制活动基本集中于财务、纪检监察等部门，并依赖于这些部门人员开展控制活动。然而，高职院校的各项经济业务活动涉及部门较多、人员广泛，其他部门人员缺乏内部控制理念，行政权力滥用现象频发，使内部控制在实施过程中难以获得实效。同时，很多高职院校在部门管理、岗位设置、职责分工方面存在漏洞，未能形成互相制约、互相监督的牵制机制，最终导致控制盲点。此外，高职院校的内部控制活动往往忽视事前控制、弱化事中控制，制订和实施经济业务活动计划的随意性很强，对于发生的偏差不能及时制止纠正，只能在事后发现和补救，使内部控制风险被扩大。 2.3? ?信息沟通不畅 第一，高职院校虽然有多个信息系统，如教学管理、财务管理、资产管理、学生管理等专用软件，基本满足了相关部门信息收集、加工、存储、查询等要求;但是信息在各部门之间进行横向传递和纵向传递时暴露出不及时、不通畅等问题。比如，对于高职院校的实物资产，由于资产入账不及时、资产损坏及资产流失等原因，使资产使用部门、资产管理部门与财务部门中的资产信息不一致，账实不符，出现信息失真情况。第二，不重视非财务信息管理，忽视非财务信息收集与存储。第三，信息公开程度不够，许多重大事项、决策由于传递过程限制而无法有效落实，导致工作效率降低、工作成果大打折扣。 3? ? ?高职院校内部控制的改进措施 在大数据时代，信息技术不断发展，已然影响到高职院校管理和控制的方方面面，高校一定要利用信息技术改善内部控制活动，充分享受大数据、云计算等科技带来的红利。因此，高校应建立内部控制信息系统，通过将修订与完善后的学校内部控制制度体系引入信息系统中，将现有各业务子系统及新建系统接入内部控制信息系统，全面覆盖单位层面与业务层面的风险点，依据权责分工设置合理的操作权限，实现高职院校内部控制活动的制度化、一体化和信息化。 3.1? ?完善风险管控 高职院校在经营过程中面临多种风险，主要分布于单位层面和业务层面中，如单位层面上的组织架构、机制建设、关键岗位管理、信息披露等方面的风险，还有业务层面上预算、收支管理、基建项目、学生资助等方面的风险。而传统的风险管控均依赖于流程控制，偏于事后管理，对风险预防毫无帮助。通过建立内部控制信息系统，将学校的各项制度、业务流程、权责分配等嵌入信息系统中，通过在系统中设定流程控制、权限控制可避免单位层面上人为因素的干扰，实现对各项业务活动的事中控制，使相关人员及时发现问题并予以纠正。同时，学校各项经营活动产生的信息均存储在特定数据库中，通过对招生规模、学生就业、师资力量变化及科研技能大赛成就等信息分析综合评估院校经营活动，及时掌控高职院校的经营状况，预知可能存在的风险和隐患。 3.2? ?强化内控实施流程 高职院校的内部控制主要集中在业务流程中，业务流程是内部控制的载体，要实现控制目标就必须事前将控制措施嵌入各项经济业务流程中，通过采用信息化手段，将高职院校内控制度、业务流程、岗位责任等全部嵌入内部控制信息化系统中，将业务活动开展的整个过程置于管理和监控中，随时追踪业务活动进度，及时发现业务活动中存在的问题，有效避免人为因素干扰，真正有效防范舞弊和预防腐败。通过建立内部控制信息系统，改变传统“人控人”的控制方式，将事后控制向前延伸至事中控制、事前预防，将碎片化、分块化管理形式发展为一体化管理。通过在信息系统中引入岗位、权限与职责等内容，实现权责利的公开与统一，强化相关人员的内控意识与操作规范，并将内部控制活动由原先个别部门的工作扩展为所有部门、所有人员共同参与的工作。 3.3? ?加强信息沟通与披露 在信息技术高速发展并被广泛运用的今天，构建信息化校园，是适应时代发展的要求，也是《中国教育现代化2035》的要求。通过内部控制信息系统与其他子系统互联，实现资源和信息横向、纵向及时传递与共享，从而保证各部门数据的真实性、一致性、有用性。通过及时收集、加工、存储各项业务信息，加上明确岗位设置与权责利设置，使业务活动相关人员有权限进行数据查询，了解相关业务的全方位信息，既包括财务信息也包括非财务信息。同时，运用信息手段为各项信息披露提供便捷，减少相关部门的工作量，为强化内外部监督提供可能。实现信息数据随用随取，消除信息“孤岛”，减少重复工作、提升工作效率，实现各部门之间信息互联互通、信息共享和业务协同，促使各部门协同共进、形成整体联动的控制效果，实现管理系统化、扁平化，提升高职院校的管理水平。 4? ? ?结 语 内部控制信息化对高职院校提升风险管控水平、强化内控实施流程及加强信息沟通与披露方面都起到积极作用，在实现内部控制信息化的过程中还需要确保以下3方面的内容。①数据格式、口径一致。在信息系统集成的情况下，数据从多个部门、多个系统中获得，如教务管理、财务管理、学生管理、资产使用和管理等系统，由于系统之间相互独立、数据标准不一致，在使用时不能直接运用，需要建立统一的数据格式，规范数据标准。②信息在收集、加工、处理过程中，离不开人员参与，因此，人员对信息技术把握的能力、运用能力显得十分重要。对相关职工进行信息技术理念以及信息系统运用培训，能够影响信息的真实性、及时性，影响分析结果的可靠性、有用性。③加强信息系统的安全保障。利用信息系统在为高职院校管理提供便利的同时，存在一定的安全風险。一方面，信息系统作为一种网络系统，运行正常与否直接影响内部控制进展，一旦遭到外界入侵可能影响高职院校内部控制顺利开展，严重时导致数据泄露，对院校造成一定负面影响;另一方面，在信息系统中，数据存储大部分以磁盘等电子介质为主，若管理不善，很容易造成信息毁损和丢失，因此，备份重要文件非常重要。 主要参考文献 [1]周卫华.行政事业单位内部控制信息化探究[J].财务与会计，2016（15）. [2]李渝和，袁凤杰.大数据在企业内部控制中的运用与思考[J].财会学习，2018（28）. [3]辛歆，刘洪海.基于会计信息化环境的内部控制优化研究[J].会计之友，2011（33）. |
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